Viele Facility-Management-Prozesse entstehen schrittweise. Zunächst reicht eine Excel-Tabelle für die Anlagenübersicht. Wartungstermine werden im Kalender eingetragen, Störungen per E-Mail weitergeleitet und Prüfberichte in gemeinsamen Ordnern abgelegt.

Solange nur wenige Gebäude, Anlagen und Personen beteiligt sind, kann dieses Vorgehen funktionieren. Mit zusätzlichen Standorten, wachsenden Anlagenbeständen, steigenden Nachweispflichten und externen Dienstleistern nimmt die Komplexität jedoch deutlich zu.

Aus einfachen Hilfsmitteln entsteht dann ein schwer kontrollierbares Geflecht aus Dateien, Postfächern, Kalendern und persönlichem Erfahrungswissen.

Die entscheidende Frage lautet daher nicht:

„Verwendet unser Facility Management noch Excel?“

Sondern:

„Können wir unsere Gebäude, Anlagen, Aufgaben und Nachweise mit den bestehenden Werkzeugen noch zuverlässig steuern?“

Eine CAFM-Software – CAFM steht für Computer Aided Facility Management – führt Informationen und Prozesse rund um Gebäude, Flächen, technische Anlagen, Wartungen, Tickets, Dokumente, Verträge und Kosten in einer zentralen Plattform zusammen.

Die CAFM-Plattform Axxerion verbindet beispielsweise Gebäude, Anlagen, Tickets, Aufgaben, Wartungen, Verträge und Kosten miteinander. Ergänzt wird diese zentrale Datenbasis durch Funktionen für Workflowsteuerung, Dokumentenmanagement, Reporting und Dienstleistersteuerung.

Die folgenden sechs Anzeichen helfen Ihnen dabei, Ihren aktuellen Handlungsbedarf einzuordnen. Alle Anzeichen sind bewusst messbar formuliert. Die genannten Schwellenwerte sind keine wissenschaftlichen Grenzwerte, sondern pragmatische Orientierungswerte für eine erste Bestandsaufnahme.

Die sechs wichtigsten Anzeichen im Detail

1. Es existiert kein verlässlicher zentraler Datenstand

Die technische Anlage ist in der Inventarliste unter einer bestimmten Nummer erfasst. Im Wartungsplan wird eine andere Bezeichnung verwendet. Der externe Dienstleister arbeitet mit einer eigenen Objektnummer, während im Dokumentenordner mehrere Versionen des technischen Datenblatts liegen.

Solche Situationen sind in gewachsenen Systemlandschaften keine Seltenheit. Kritisch wird es, wenn niemand mehr sicher sagen kann, welche Information aktuell und welche Quelle führend ist.

Widersprüche betreffen häufig nicht nur Namen oder Schreibweisen. Sie können auch sicherheits- und betriebsrelevante Informationen betreffen.

Schon eine falsche Angabe kann Folgefehler verursachen. Ein Auftrag wird der falschen Anlage zugeordnet, eine Wartung doppelt geplant oder ein veraltetes Dokument verwendet.

Besonders problematisch wird es, wenn verschiedene Abteilungen jeweils eigene Listen pflegen. Dann existieren mehrere parallele Wahrheiten, deren Abgleich regelmäßig Zeit kostet.

So prüfen Sie das Anzeichen

Ziehen Sie eine Stichprobe von 20 technischen Anlagen. Vergleichen Sie für jede Anlage mindestens fünf Pflichtangaben in allen aktuell verwendeten Quellen.

Mögliche Quellen sind:

• Excel-Listen,
• ERP-Systeme,
• Dokumentenablagen,
• Wartungspläne,
• Dienstleisterportale,
• lokale Datenbanken.

Prüfen Sie anschließend:

1. Wie viele Angaben stimmen nicht überein?
2. Welche Quelle gilt im Zweifelsfall als führend?
3. Wer ist für die Pflege verantwortlich?
4. Wie lange dauert die Klärung einer Abweichung?
5. Ist nachvollziehbar, wann und durch wen eine Information geändert wurde?

Das Anzeichen trifft zu, wenn kritische Angaben voneinander abweichen und keine eindeutig verantwortete Datenquelle definiert ist.

2. Wartungs- und Prüffristen werden manuell überwacht

Wiederkehrende Wartungen und Prüfungen werden häufig zunächst in Excel-Listen, Outlook-Kalendern oder persönlichen Aufgabenlisten verwaltet.

Bei wenigen Anlagen kann dieses Vorgehen ausreichen. Mit zunehmender Zahl von Terminen, Verantwortlichen und Standorten steigt jedoch das Risiko, dass eine Frist übersehen oder verspätet bearbeitet wird.

Die eigentliche Schwachstelle liegt häufig nicht in der Tabelle selbst, sondern in der Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Ist die zuständige Person krank, im Urlaub oder nicht mehr im Unternehmen, können wichtige Informationen fehlen:

• Welche Wartung ist als Nächstes fällig?
• Wurde der Dienstleister bereits beauftragt?
• Ist ein Termin bestätigt?
• Liegt der Prüfbericht vor?
• Wurde eine festgestellte Abweichung bearbeitet?
• Wer muss bei einer Überschreitung informiert werden?

Manuelle Fristenüberwachung verursacht außerdem wiederkehrenden Aufwand. Termine müssen kontrolliert, Verantwortliche erinnert und Nachweise nachgehalten werden.

So prüfen Sie das Anzeichen

Erstellen Sie eine Übersicht aller wiederkehrenden Wartungen und Prüfungen der vergangenen zwölf Monate.

Ermitteln Sie:

• den Anteil automatisch erzeugter Wartungsaufträge,
• den Anteil manuell angelegter Termine,
• die Anzahl überfälliger Aufgaben,
• die durchschnittliche Verspätung,
• den monatlichen Aufwand für Kontrolle und Nachverfolgung,
• die Anzahl der Termine, die ausschließlich in persönlichen Kalendern gespeichert sind.

Das Anzeichen trifft bereits dann zu, wenn mindestens eine gesetzlich, sicherheitstechnisch oder betrieblich kritische Frist ausschließlich von einer manuellen Erinnerung abhängt.

3. Störungen und Tickets sind nicht durchgängig nachvollziehbar

Eine Störung wird telefonisch gemeldet. Eine weitere Anfrage erreicht das allgemeine Facility-Management-Postfach. Gleichzeitig spricht ein Mitarbeitender auf dem Flur einen Techniker an. Eine dritte Meldung landet in einem Team-Chat.

Alle Beteiligten versuchen, das Problem schnell zu lösen. Trotzdem fehlt ein verlässlicher Überblick.

Das Problem endet nicht beim Eingang einer Störung. Auch der weitere Bearbeitungsstand bleibt häufig unklar.

Wurde bereits jemand beauftragt? Wartet der Vorgang auf eine Freigabe? Fehlt ein Ersatzteil? Hat der Dienstleister einen Termin bestätigt? Oder ist die Störung längst behoben, aber noch nicht dokumentiert?

Wenn diese Fragen nur durch mehrere Telefonate oder E-Mails beantwortet werden können, fehlt eine zentrale Prozesssicht.

So prüfen Sie das Anzeichen

Dokumentieren Sie zunächst über vier Wochen, über welche Kanäle Störungen eingehen.

Prüfen Sie:

• Wie viele Meldungen gehen per Telefon, E-Mail, Chat oder Zuruf ein?
• Wie viele Meldungen werden in einen zentralen Vorgang überführt?
• Wie oft fehlen Standort, Anlage, Priorität oder Kontaktdaten?
• Wie viele doppelte Meldungen treten auf?
• Wie viele Anfragen werden erst durch eine Nachfrage wiederentdeckt?

Wählen Sie anschließend zehn offene Tickets nach dem Zufallsprinzip aus. Versuchen Sie, für jeden Vorgang innerhalb von zwei Minuten folgende Fragen zu beantworten:

1. Was ist der aktuelle Status?
2. Wer ist verantwortlich?
3. Was wurde bereits unternommen?
4. Was ist der nächste Schritt?
5. Bis wann soll dieser erfolgen?
6. Worauf wartet der Vorgang gegebenenfalls?

Das Anzeichen trifft zu, wenn diese Informationen bei mindestens zwei der zehn Tickets nicht vollständig verfügbar sind.

4. Excel und manuelle Reports sind betriebskritisch geworden

Excel ist nicht grundsätzlich ungeeignet. Tabellenkalkulationen sind flexibel, weit verbreitet und für Analysen, Importe oder Exporte hilfreich.

Kritisch wird die Nutzung, wenn einzelne Dateien zentrale Betriebsfunktionen übernehmen.

Typische Warnsignale sind komplexe Formeln, Makros, lokale Dateikopien und manuell vergebene Versionsnamen. Häufig versteht nur eine Person den vollständigen Aufbau der Datei.

Das gleiche Problem zeigt sich im Reporting.

Für einen Monatsbericht werden Ticketzahlen aus einem Postfach gezählt, Wartungsdaten aus mehreren Tabellen exportiert und Kosten aus einem weiteren System ergänzt. Anschließend werden die Werte manuell in eine Präsentation oder Berichtsvorlage übertragen.

Der fertige Bericht kann professionell aussehen. Der Entstehungsprozess ist dennoch langsam, fehleranfällig und schwer reproduzierbar.

So prüfen Sie das Anzeichen

Führen Sie zunächst einen einfachen Ausfalltest durch:

Was würde passieren, wenn die wichtigste Facility-Management-Excel-Datei für einen kompletten Arbeitstag nicht verfügbar wäre?

Prüfen Sie, ob folgende Aufgaben trotzdem zuverlässig möglich wären:

• fällige Wartungen identifizieren,
• offene Aufträge priorisieren,
• Anlageninformationen abrufen,
• Nachweise finden,
• Dienstleister steuern,
• Berichte erstellen.

Protokollieren Sie außerdem bei den nächsten drei wiederkehrenden Reports:

• die gesamte Erstellungszeit,
• die Anzahl der verwendeten Dateien und Systeme,
• die Anzahl manueller Kopier- und Übertragungsschritte,
• die Anzahl nachträglicher Korrekturen,
• die Zeit bis zur Aktualisierung einer Kennzahl.

Das Anzeichen trifft zu, wenn ein wiederkehrender Report mehr als zwei Stunden manuelle Arbeit erfordert oder ein wichtiger Betriebsprozess von einer einzelnen Datei abhängt.

5. Dokumente und Nachweise sind nicht zuverlässig verfügbar

Im Facility Management entstehen täglich zahlreiche Dokumente.

In vielen Unternehmen werden diese Dokumente in Ordnerstrukturen abgelegt, die nach Abteilungen, Jahren oder Projekten organisiert sind.

Das Problem: Eine reine Ordnerstruktur bildet den betrieblichen Zusammenhang häufig nicht vollständig ab.

Ein Prüfbericht gehört nicht nur in einen Jahresordner. Er gehört zu einer bestimmten Anlage, an einem bestimmten Standort, im Zusammenhang mit einem konkreten Prüfauftrag.

Fehlt diese Verbindung, beginnt bei jeder Recherche die Suche von vorn.

Besonders sichtbar wird das Problem bei Audits oder Nachweisanforderungen. Dann müssen Mitarbeitende E-Mail-Verläufe durchsuchen, Unterlagen bei Dienstleistern anfordern und verschiedene Listen miteinander abgleichen.

Die zentrale Frage lautet:

Entsteht der Nachweis bereits während der täglichen Arbeit – oder muss er später rekonstruiert werden?

So prüfen Sie das Anzeichen

Wählen Sie zehn zufällige Gebäude, Anlagen oder abgeschlossene Arbeitsaufträge aus.

Lassen Sie eine Person, die nicht täglich mit der Ablage arbeitet, jeweils das aktuelle relevante Dokument suchen.

Messen Sie:

• die Suchdauer,
• die Anzahl geöffneter Ordner oder Systeme,
• die Anzahl gefundener Versionen,
• die Eindeutigkeit des aktuellen Dokuments,
• die Erkennbarkeit der Objektzuordnung,
• die Erkennbarkeit von Freigabe und Gültigkeit.

Werten Sie zusätzlich das letzte Audit oder die letzte größere Nachweisanforderung aus:

• Wie viele Personen waren beteiligt?
• Wie viel ungeplante Arbeitszeit entstand?
• Wie viele Dokumente mussten nachträglich angefordert werden?
• Wie viele Historien wurden manuell rekonstruiert?
• Welche Nachweise waren nicht unmittelbar verfügbar?

Das Anzeichen trifft zu, wenn mindestens eines von zehn Dokumenten nicht innerhalb von drei Minuten gefunden und eindeutig zugeordnet werden kann oder die Auditvorbereitung mehr als einen Personentag ungeplanten Aufwand verursacht.

6. Ihre Prozesse skalieren nicht mehr

Ein zusätzlicher Standort bedeutet selbstverständlich mehr Gebäude, Anlagen, Verträge und Wartungsaufträge. Der Aufwand kann daher nicht vollständig unverändert bleiben.

Ein Skalierungsproblem entsteht jedoch, wenn für jeden neuen Standort zusätzliche Sonderlisten, eigene Ablagen und individuelle Berichtsformate eingerichtet werden müssen.

Dann wächst der Verwaltungsaufwand schneller als das operative Volumen.

Ein ähnliches Problem entsteht bei externen Dienstleistern. Häufig verlaufen interne und externe Abläufe in getrennten Prozesswelten:

• Der Auftrag wird per E-Mail verschickt.
• Der Termin wird telefonisch abgestimmt.
• Der Status wird in einem System des Dienstleisters gepflegt.
• Fotos werden per Messenger übermittelt.
• Der Leistungsnachweis kommt als PDF.
• Der Abschluss wird später manuell in eine interne Liste übertragen.

Dadurch entspricht der interne Status häufig nicht dem tatsächlichen Bearbeitungsstand. Informationen müssen mehrfach übertragen werden und gehen an den Schnittstellen verloren.

So prüfen Sie das Anzeichen

Vergleichen Sie zwei Zeiträume vor und nach der Aufnahme zusätzlicher Standorte.

Ermitteln Sie:

• die Anzahl betreuter Standorte,
• die monatlichen administrativen Arbeitsstunden,
• die Anzahl verwendeter Dateien,
• die Anzahl unterschiedlicher Prozessvarianten,
• den Aufwand für standortübergreifendes Reporting,
• die Anzahl manueller Datenabgleiche.

Steigt die Anzahl der Standorte beispielsweise um zehn Prozent, der Verwaltungsaufwand jedoch um 20 Prozent, wächst der Aufwand überproportional.

Prüfen Sie zusätzlich für externe Aufträge, ob folgende Schritte zentral dokumentiert werden:

1. Beauftragung,
2. Annahme,
3. Terminierung,
4. Statusänderungen,
5. Rückfragen,
6. Leistungsnachweis,
7. Abnahme,
8. Abschluss.

Das Anzeichen trifft zu, wenn neue Standorte regelmäßig neue Schattenprozesse erzeugen oder externe Dienstleister wesentliche Arbeitsschritte außerhalb Ihrer zentralen Abläufe dokumentieren.

Selbstcheck: Wie viele Anzeichen treffen auf Ihr Unternehmen zu?

0–1 Treffer: Punktueller Optimierungsbedarf

Bei keinem oder einem Treffer benötigen Sie nicht zwangsläufig ein umfassendes CAFM-Projekt.

Möglicherweise lassen sich einzelne Schwachstellen zunächst organisatorisch beheben, beispielsweise durch:

• Definition einer führenden Datenquelle,
• klare Verantwortlichkeiten,
• verbindliche Ablageregeln,
• einen einheitlichen Meldekanal,
• Dokumentation kritischer Excel-Dateien.

Beobachten Sie dennoch, wie sich der Aufwand entwickelt. Aus einem einzelnen Problem kann bei wachsenden Anlagenbeständen oder zusätzlichen Standorten schnell ein strukturelles Thema werden.

2–3 Treffer: Prozess- und Datenanalyse sinnvoll

Mehrere Treffer deuten darauf hin, dass nicht nur einzelne Werkzeuge, sondern zusammenhängende Prozesse betroffen sind.

In diesem Fall empfiehlt sich eine strukturierte Bestandsaufnahme:

• Welche Prozesse verursachen den größten manuellen Aufwand?
• Welche Datenquellen existieren?
• Welche Informationen sind widersprüchlich?
• Wo entstehen Medienbrüche?
• Welche Fristen und Nachweise sind kritisch?
• Welche Rollen und Dienstleister sind beteiligt?
• Welche Systeme müssen angebunden werden?

Das Ergebnis sollte eine priorisierte Prozess- und Datenlandkarte sein. Auf dieser Grundlage lässt sich entscheiden, ob zunächst ein einzelner Bereich oder eine umfassendere CAFM-Lösung eingeführt werden sollte.

4–6 Treffer: CAFM-Einführung strukturiert prüfen

Bei vier oder mehr Treffern betreffen die Schwachstellen mehrere Kernbereiche des Facility Managements.

In dieser Situation sollte eine CAFM-Einführung strukturiert bewertet werden. Dazu gehören insbesondere:

1. Definition der Projektziele,
2. Anforderungsanalyse,
3. Priorisierung der Prozesse,
4. Bewertung der vorhandenen Datenqualität,
5. Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten,
6. Planung von Schnittstellen und Datenmigration,
7. Auswahl eines realistischen Einführungsumfangs,
8. Schulung der späteren Nutzer,
9. Definition messbarer Erfolgskriterien.

Eine CAFM-Einführung muss nicht alle Prozesse gleichzeitig umfassen. Eine modulare Plattform ermöglicht einen schrittweisen Einstieg – beispielsweise mit Anlagenverwaltung, Wartungsplanung oder Ticketmanagement.

Hinweis: Dieser Selbstcheck ist kein wissenschaftlicher Reifegradtest und stellt keine abschließende Diagnose dar. Er dient als Orientierung, um typische Schwachstellen in der Datenhaltung und in Facility-Management-Prozessen sichtbar zu machen.

Was eine CAFM-Software nicht automatisch löst

Eine leistungsfähige Software kann unklare Verantwortlichkeiten oder ungeeignete Prozesse nicht allein beheben.

Werden widersprüchliche Daten ungeprüft importiert, sind sie anschließend lediglich zentral widersprüchlich. Wird ein unnötig komplizierter Prozess unverändert digitalisiert, bleibt er unnötig kompliziert.

Eine erfolgreiche Einführung verbindet daher vier Bereiche:

Daten: Welche Informationen werden benötigt und wer verantwortet ihre Qualität?

Prozesse: Welche Abläufe sollen standardisiert oder automatisiert werden?

Menschen: Welche Rollen arbeiten mit dem System und welche Schulungen werden benötigt?

Technologie: Welche Module, Schnittstellen und Auswertungen unterstützen die definierten Ziele?

Erst das Zusammenspiel dieser Bereiche schafft eine tragfähige digitale Grundlage.