Die 10 wichtigsten Auswahlkriterien für CAFM-Software in der DACH-Region

Bei der Wahl der richtigen CAFM-Software sollten weder der Preis noch die längste Modul-Liste den Ausschlag geben. Entscheidend ist, ob die Lösung Ihre Abläufe wirklich unterstützt, Ihr Team entlastet und Ihnen eine verlässliche Entscheidungsgrundlage liefert. Wenn Prozesse gerade umständlich abgebildet werden und Daten nur schwer verfügbar sind – dann ist genau jetzt der richtige Moment für eine Veränderung.

Ob öffentliche Verwaltung, Industrie, Einzelhandel oder Immobilienverwaltung: Jede Branche bringt eigene Anforderungen an FM-Prozesse mit. Compliance-Vorgaben, Betreiberpflichten und gesetzliche Prüfvorschriften unterscheiden sich je nach Einsatzgebiet zum Teil erheblich. Ihr System sollte sich deshalb möglichst flexibel an Ihre Workflows anpassen – und sich gleichzeitig sauber in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen: Schnittstellen zu ERP-Systemen wie SAP, Buchhaltungssoftware, CAD-Programmen und IoT-Geräten sind da keine Kür, sondern oft die Grundvoraussetzung. Ohne flexible Integrationsmöglichkeiten entstehen sonst schnell neue Datensilos, statt durchgängiger Prozesse.

Hier die zehn wichtigsten Kriterien, die Sie bei der Auswahl im Blick behalten sollten:

Punkt 1: Anforderungen definieren Welche Prozesse wollen Sie abbilden? Flächenmanagement, Wartungsplanung, Vertragsmanagement, Energiecontrolling? Erstellen Sie eine Prioritätenliste und trennen Sie sauber zwischen Must-have und Nice-to-have.

Noch unsicher, welche Prozesse Sie mit einer CAFM-Software abbilden möchten? Kein Problem! In einem ausführlichen Workshop erarbeiten wir gemeinsam Ihre Anforderungen und schauen, wie wir diese mit unserer CAFM-Lösung Axxerion umsetzen können.

Punkt 2: Flexibilität, Skalierbarkeit und Zukunftsfähigkeit prüfen Ein CAFM-System sollte sich an Ihre Arbeitsweise anpassen – nicht umgekehrt. Fragen Sie sich: Lässt sich die Lösung gut auf meine Prozesse zuschneiden? Kann ich Masken, Workflows oder Felder einfach selbst konfigurieren? Wie schnell lassen sich Änderungen umsetzen? Gerade wenn sich Ihre Prozesse mal ändern, merken Sie schnell, wie viel eine flexible, sauber konfigurierbare Lösung wert ist – eine starre Standardsoftware stößt hier schnell an ihre Grenzen.

Genauso wichtig: Wählen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Was heute passt, sollte auch in fünf Jahren noch passen – mit mehr Standorten, mehr Funktionen, mehr Nutzern. Auch das Facility Management selbst entwickelt sich ständig weiter: mobile Prozesse, Automatisierung, Datenanalyse, IoT, KI oder vorausschauende Instandhaltung gewinnen laufend an Bedeutung, genau wie gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten. Ein zukunftsfähiges CAFM sollte deshalb offen für Weiterentwicklung sein – mit modernen Schnittstellen, flexiblen Datenmodellen und der Möglichkeit, neue Anforderungen unkompliziert abzubilden. Es geht dabei nicht darum, jedem Trend hinterherzulaufen, sondern eine Lösung zu wählen, die mit Ihnen wachsen kann.

Punkt 3: Bedienbarkeit testen Die beste Software bringt nichts, wenn Ihr Team sie nicht gerne nutzt. Wenn für einfache Aufgaben plötzlich Umwege nötig sind, bremst das den ganzen Alltag aus. Eine gute CAFM-Software – wie zum Beispiel Axxerion – sollte logisch aufgebaut, intuitiv bedienbar und schnell verständlich sein, mit kurzer Einarbeitungszeit.

Praxis-Tipp: Lassen Sie sich in einer Demo konkrete Abläufe zeigen. Wie schnell ist ein Ticket angelegt? Wie einfach lässt sich eine Checkliste anpassen? Finden sich neue Nutzer ohne lange Schulung zurecht?

Punkt 4: Integrationsmöglichkeiten bewerten Über flexible Schnittstellen und komfortable Importfunktionen binden Sie vorhandene Daten, Systeme und Anwendungen einfach und effizient an. Automatisierte Synchronisationen, ein benutzerfreundliches Mapping-Tool und Standards wie REST-/SOAP-APIs sowie Single Sign-on (SAML 2.0) sorgen für durchgängige, digitale Prozesse ohne Medienbrüche.

Dank moderner HTML5-Technologie läuft Axxerion plattformübergreifend auf Windows, macOS, Linux sowie auf Smartphone und Tablet – ganz ohne zusätzliche Software.

Punkt 5: Ressourcenplanung mitdenken Genauso wichtig: Aufgaben, Zeitfenster, Prioritäten und verfügbare Mitarbeitende oder Dienstleister sollten sich übersichtlich planen lassen. Hilfreich sind visuelle Planungsansichten, klare Zuständigkeiten und flexible Umplanungsmöglichkeiten.

Fragen Sie sich im Auswahlprozess: Zeigt mir das System nur Termine an, oder hilft es mir auch bei Entscheidungen – wer ist verfügbar, welche Qualifikation braucht es, welche Aufgabe hat Priorität? Und: Gibt es sinnvolle, individuell einrichtbare Berichte?

Punkt 6: Cloud oder On-Premise? Bei der Wahl zwischen Cloud und On-Premise spielen mehrere Faktoren eine Rolle.

Cloud-CAFM (Software as a Service): Keine Installation, keine Zusatzsoftware – alle Einstellungen, Berichte und Workflows verwalten Sie direkt im Browser. Das bedeutet maximale Flexibilität, einfache Nutzung und Zugriff, egal wo Sie gerade sind. Besonders praktisch für Unternehmen, die flexibel arbeiten möchten und auf regelmäßige Updates ohne eigenen Aufwand Wert legen. Unsere Axxerion-Plattform läuft in hochmodernen deutschen Rechenzentren und bietet damit Sicherheit nach deutschen Datenschutzstandards.

Lokale Installation (On-Premise): Bei besonderen Sicherheitsanforderungen oder wenn Daten das eigene Netzwerk gar nicht verlassen dürfen, kann eine lokale Installation Sinn machen. Dafür braucht es dann aber auch entsprechend eigene IT-Ressourcen für Wartung und Updates.

Punkt 7: Datenqualität sichern Die Datenqualität entscheidet über den langfristigen Erfolg Ihrer CAFM-Einführung – und zwar dauerhaft, nicht nur beim Start. Einmal eingeführt, will das System kontinuierlich gepflegt werden.

Nutzen Sie vordefinierte Objektstrukturen, Typkataloge und Auswahllisten, damit Ihre Daten vergleichbar bleiben. Ein guter Reifegrad zeigt sich daran, wie schnell neue Anlagen sauber in der Struktur landen und wie selten Sie auf Freitextfelder ausweichen müssen. Klären Sie außerdem: Wer erfasst neue Anlagen? Wer aktualisiert Vertragsdaten? Wer prüft regelmäßig die Datenqualität?

Punkt 8: Betreiberpflichten und Compliance einhalten Ein gut konfiguriertes CAFM-System nimmt Ihnen bei den Nachweispflichten eine Menge Arbeit ab: Prüfprotokolle, Wartungsnachweise, Dokumentationen und Historien werden strukturiert erfasst und zentral bereitgestellt. Besonders hilfreich, wenn Berichte und Historien direkt im System abrufbar sind – so sehen Sie auf einen Blick, wann eine Maßnahme durchgeführt wurde, welche Anlage betroffen war und wer sie dokumentiert hat.

Eine saubere, revisionssichere Dokumentation gibt Ihnen intern mehr Sicherheit und Nachvollziehbarkeit – und erspart Ihnen im Audit- oder Schadensfall jede Menge unnötigen Stress.

Punkt 9: Mobile Nutzung sicherstellen Im Facility Management passiert Arbeit selten nur am Schreibtisch. Mobile Nutzbarkeit ist deshalb keine Zusatzfunktion, sondern eine Grundvoraussetzung moderner CAFM-Lösungen. Arbeitsaufträge, Störmeldungen, Checklisten, Rückmeldungen und Fotodokumentationen müssen unterwegs verfügbar sein – einfach, schnell und möglichst in Echtzeit. Fehlt das, entstehen schnell Medienbrüche, die Zeit kosten und die Datenqualität verschlechtern.

Worauf Sie achten sollten: Läuft das System auch offline? Lassen sich Fotos hochladen, Zeiten erfassen und Statusänderungen direkt dokumentieren? Ist es responsiv – also auch über den Browser auf Tablet und Smartphone gut nutzbar?

Punkt 10: Kennzahlen (KPIs) gezielt nutzen Im Tagesgeschäft steht meist das operative Abarbeiten im Vordergrund: Tickets bearbeiten, Störungen beheben, Wartungen durchführen. Wer sich aber nur aufs Reagieren konzentriert, verliert schnell den Blick für die tatsächliche Leistungsfähigkeit der Organisation. Deshalb lohnt sich der regelmäßige Blick auf zentrale Kennzahlen. Im Facility- und Instandhaltungsmanagement sind das zum Beispiel MTTR, MTBF, Reaktionszeiten, SLA-Erfüllung, Wartungsquoten oder Wiederholstörungen.

Eine gute CAFM-Software hilft Ihnen nicht nur, diese Daten zu erfassen, sondern bereitet sie auch verständlich auf. Dashboards und Auswertungen machen Entwicklungen sichtbar und liefern die Grundlage für datenbasierte Entscheidungen.

Diese typischen Fehler sollten Sie bei der CAFM-Einführung vermeiden

Die Erfolgsquote von IT- und Digitalisierungsprojekten liegt laut BCG-Analysen branchenübergreifend seit Jahren nur bei rund 30 bis 35 Prozent¹. Woran das liegt? Selten an der Technik. Meistens an mangelhafter Planung, ausgelassenen Schritten und unterschätzten menschlichen Faktoren. Die gute Nachricht: Diese sechs Fehler lassen sich mit der richtigen Vorbereitung ganz einfach vermeiden.

Fehler 1: Ohne klare Ziele starten. Der häufigste Fehler überhaupt: die Einführung ohne festgelegte Ziele zu starten. Ohne messbare Erfolgskriterien wird der ganze Auswahl- und Implementierungsprozess reaktiv statt strategisch. Legen Sie Ihre Kennzahlen fest, bevor Sie überhaupt eine CAFM-Lösung evaluieren. Wie sieht Erfolg bei Ihnen aus? Schnellere Reaktionszeiten bei Wartungsanfragen? Geringere Betriebskosten? Bessere Einhaltung der Inspektionsvorschriften?

Fehler 2: Alte Probleme einfach digital übernehmen. Eine neue Software soll bestehende Schwächen nicht einfach nur digital nachbilden. Wenn unklare oder ineffiziente Prozesse 1:1 übernommen werden – nur eben jetzt in einem neuen System –, bleibt jede Menge Potenzial liegen. Nutzen Sie die CAFM-Einführung lieber, um Abläufe zu standardisieren, zu vereinfachen und sinnvoll zu automatisieren: klare Ticketstrukturen, standardisierte Wartungsabläufe, automatische Erinnerungen, definierte Eskalationen und nachvollziehbare Freigaben. Fragen Sie sich bei jedem Prozessschritt: Würde ich das heute genauso neu aufsetzen? Wenn nicht, überarbeiten Sie den Ablauf, statt ihn unverändert zu digitalisieren.

Fehler 3: Fehlerhafte Daten migrieren. Schlechte Datenqualität ist der Hauptgrund für Systemprobleme nach dem Go-live. Viele Unternehmen investieren in neue Software, migrieren ihre Bestandsdaten – und merken erst dann, dass diese inkonsistent, unvollständig oder isoliert sind. Machen Sie eine gründliche Datenprüfung, bevor Sie das neue System live schalten. Die Datenbereinigung gehört vor die Migration, nicht danach.

Fehler 4: Nur die Anschaffungskosten betrachten. Beim Go-live merkt man das Problem selten. Es zeigt sich erst später, wenn Portfoliowachstum, neue Vorschriften oder zusätzliche Standorte das System an seine ursprünglichen Grenzen bringen. Bewerten Sie CAFM-Systeme deshalb anhand der Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre – nicht nur anhand des Anschaffungspreises.

Fehler 5: Schulung als einmalige Sache behandeln. Unzureichende Schulung ist einer der am leichtesten vermeidbaren Fehler überhaupt. Wenn Facility Manager, Wartungspersonal und Immobilienverwalter nicht gut genug geschult sind, wird das System nie voll ausgeschöpft. Schulen Sie zuerst eine Kerngruppe interner Superuser, die dann die breitere Einführung im Team unterstützt. Wir begleiten Sie dabei mit unseren Admin-, Key-User- und Nutzer-Schulungen.

Fehler 6: Change-Management vernachlässigen. Ohne aktives Change-Management – also ohne Ihr Team gezielt auf neue Prozesse, Tools und Arbeitsweisen vorzubereiten – scheitern viele Projekte kurz vor der Ziellinie. Vergeben Sie klare Zuständigkeiten und kommunizieren Sie aktiv.

Wie läuft eine erfolgreiche CAFM-Implementierung ab?

Eine strukturierte Vorgehensweise ist der Schlüssel zum Erfolg. Diese Phasen haben sich bei uns in der Praxis bewährt:

Phase 1 – Kennenlernen und Live-Präsentation: Wenn Sie uns vorab mitteilen, welche Module und Prozesse Sie abbilden möchten, bereiten wir die Präsentation genau darauf zu. So sehen Sie von der ersten Minute an, wie die Lösung Ihre konkreten Anforderungen löst.

Phase 2 – Ihre Anforderungen und Modul-Auswahl: Sie wählen die Module für Ihre internen Prozesse – zum Beispiel Inventar- und Vertragsmanagement, Ticketsysteme, Wartungsplanung oder klassische Reservierungen. Im Workshop erarbeiten wir gemeinsam Ihre Anforderungen und halten diese in einem Protokoll fest, das Sie danach erhalten. Stehen Ihre Anforderungen fest, erstellen wir ein erstes individuelles Angebot.

Phase 3 – Datenübernahme und Konfiguration: Nach der Angebotsunterzeichnung geht’s pragmatisch los: erst Bestandsdaten aus Excel oder anderen Formaten importieren, dann strukturiert CAD- und BIM-Daten einbinden und einen festen Rhythmus für Updates etablieren. Wichtige Drittsysteme werden per Webservice-Schnittstellen angebunden. Ziel: Ihr CAFM wird zum „Single Point of Truth“.

Phase 4 – Schulung und Go-live: Schulungen sollten zielgerichtet und kompakt sein – zum Beispiel einstündige Sessions für Technik, Disposition und Controlling, jeweils zugeschnitten auf die Rolle. Danach folgt die schrittweise Inbetriebnahme.

Phase 5 – Kontinuierliche Optimierung: Nach dem Go-live geht die eigentliche Arbeit erst richtig los. Sammeln Sie Feedback, optimieren Sie Prozesse und weiten Sie die Nutzung Schritt für Schritt auf weitere Bereiche aus.

Was macht einen guten Implementierungspartner aus?

Der richtige Implementierungspartner ist für den Erfolg Ihrer CAFM-Einführung mindestens genauso wichtig wie die Software selbst. Ein Partner in der DACH-Region – wie wir – kennt lokale Anforderungen, spricht Ihre Sprache und weiß, worauf es in Ihrer Branche ankommt.

Achten Sie auf Erfahrung und Referenzen in Ihrer Branche: Fragen Sie gezielt nach Projekten mit Unternehmen ähnlicher Größe und Komplexität. Und fragen Sie auch nach dem Support nach der Einführung: Wie schnell bekommen Sie Hilfe bei Problemen? Wie oft gibt’s Updates? Wie werden neue Anforderungen umgesetzt? Achten Sie außerdem auf anerkannte Qualitätsstandards wie die GEFMA-Zertifizierung nach Richtlinie 444 – sie zeigt, dass die Software bestimmte Qualitätsanforderungen erfüllt und von einem Branchenverband geprüft wurde.

Wie unterstützt mavorest Sie bei Ihrer CAFM-Einführung?

Mit unserer cloudbasierten CAFM-Software Axxerion bieten wir eine Lösung, die sich an Ihre individuellen Anforderungen anpasst – nicht umgekehrt. Als etablierter Partner mit Wurzeln bei Spacewell | A Nemetschek Company bringen wir langjährige Erfahrung in CAFM-Beratung und -Implementierung mit.

Wir verstehen uns als Partner auf Augenhöhe, der nicht einfach verkauft, sondern gemeinsam mit Ihnen Lösungen entwickelt. Die Auswahl der passenden Module, die Konfiguration und die Schulung erfolgen in enger Abstimmung mit Ihrem Team.

Statt Informationen in einzelnen Modulen oder langen Listen zu verstecken, verbindet Axxerion alle relevanten Daten in einem zentralen System. Das Besondere: Ihre Daten werden nicht nur gespeichert, sondern intelligent miteinander verknüpft. So wird Ihre CAFM-Software zum aktiven Werkzeug für digitale Prozesse im FM. Axxerion ist dabei kein Inselsystem, sondern eine offene, zukunftssichere Plattform. Neue Schnittstellen lassen sich flexibel ergänzen – immer mit dem Ziel, Ihre Prozesse so effizient, vernetzt und digital wie möglich zu gestalten.

Häufige Fragen zur CAFM-Software-Einführung in der DACH-Region

Wie lange dauert eine CAFM-Einführung typischerweise? Das hängt von der Komplexität Ihrer Anforderungen ab. Bei mittelständischen Unternehmen dauert eine schrittweise Implementierung meist drei bis sechs Monate. Wir unterstützen Sie mit strukturierten Workshops und einem klaren Projektplan, um diese Zeit optimal zu nutzen.

Was ist der Unterschied zwischen CAFM und CMMS? Ein CMMS konzentriert sich speziell auf das Instandhaltungsmanagement – Arbeitsaufträge, Wartungshistorie, Instandhaltungsanforderungen. Ein CAFM-System deckt die ganze Bandbreite der Facility-Management-Prozesse ab, inklusive Flächenmanagement, Anlagenmanagement und strategischer Portfolioberichterstattung. Axxerion vereint beides in einer Plattform.

Welche Zertifizierung sollte eine CAFM-Software haben? In der DACH-Region gilt die GEFMA-Zertifizierung nach Richtlinie 444 als anerkannter Qualitätsstandard. Axxerion ist danach zertifiziert – das bestätigt die Einhaltung definierter Qualitätsanforderungen. Uns bei mavorest sind diese Branchenstandards besonders wichtig.

Für welche Unternehmensgröße eignet sich CAFM-Software? Für jede Größe – vom mittelständischen Betrieb bis zum Konzern mit verteilten Standorten. Entscheidend ist nicht die Größe, sondern die Komplexität Ihrer FM-Prozesse. Sprechen Sie uns gerne an, wir beraten Sie, ob und welche Lösung zu Ihrer Situation passt.

Wenn Sie bei Ihrer Auswahl strukturiert vorgehen, investieren Sie nicht einfach in Software – Sie schaffen mehr Klarheit in Ihren Prozessen, verbessern Ihre Arbeitsgrundlage und gewinnen mehr Handlungsspielraum im Facility Management.

Neugierig, wie das in der Praxis aussieht? Wir zeigen es Ihnen gerne in einem kurzen Demo-Termin.

Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung zu Ihrer CAFM-Einführung.

¹ Zur Einordnung, wie sich diese Erfolgsquote über die Jahre entwickelt hat: 2020 lag sie laut BCG bei 30 %, 2021 bei 35 % (Studie mit über 850 Unternehmen weltweit), 2024 stagnierte sie laut BCG Platinion weiterhin bei 30–35 % – praktisch keine Verbesserung über vier Jahre. Quelle: BCG Platinion, „Why 70% of Transformations Miss the Mark and How to Fix Them“