Arbeitsschutz

Beurteilung | Maßnahmen | Qualifikationen | Ereignisse

Gefährdungen beurteilen. Maßnahmen umsetzen.

Aufgaben zuweisen, Schulungen planen, Nachweise bündeln.

Eine neue Maschine soll in Ihrer Werkstatt eingesetzt werden. Welche Gefährdungen bestehen, welche Schutzmaßnahmen sind vorgesehen und welche Schulungen werden benötigt? Mit unserer CAFM-Software Axxerion dokumentieren Sie die Gefährdungsbeurteilung, organisieren die Umsetzung der Maßnahmen und verwalten die zugehörigen Betriebsanweisungen und Qualifikationen. So sehen die Verantwortlichen, was zu tun ist und welche Nachweise noch fehlen – statt Informationen aus getrennten Listen und Ordnern zusammenzusuchen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Gefährdungsbeurteilung zur dokumentierten Schutzmaßnahme und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur dokumentierten Schutzmaßnahme

Dokumentiere Gefährdungsbeurteilung

Gefährdungen beurteilen und Ergebnisse festhalten

Sie erfassen den betreffenden Arbeitsbereich und die Tätigkeiten, die an der neuen Maschine vorgesehen sind. Die fachlich zuständigen Personen beurteilen die Gefährdungen und dokumentieren ihre Ergebnisse in Axxerion. Vorhandene Unterlagen ergänzen die Informationen zum Arbeitsplatz. Auf dieser Grundlage legen Sie geeignete Schutzmaßnahmen fest und halten den weiteren Handlungsbedarf fest. So entsteht eine gemeinsame Ausgangsbasis für die Umsetzung – mit nachvollziehbaren Angaben dazu, was beurteilt wurde und welche Maßnahmen daraus hervorgehen.

Maßnahmen zuweisen und Unterlagen vorbereiten

Die festgelegten Maßnahmen erhalten über den eingerichteten Workflow eine klare Zuständigkeit und einen Bearbeitungstermin. Parallel erstellen oder aktualisieren Sie die zugehörige Betriebsanweisung und organisieren erforderliche Schulungen. Die Beteiligten erhalten entsprechend ihrer Berechtigungen Zugriff auf die benötigten Informationen. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind und wo noch eine Rückmeldung fehlt. Eingerichtete Erinnerungen unterstützen die Koordination, damit Maßnahmen, Unterlagen und Qualifizierungsbedarf nicht getrennt voneinander bearbeitet werden.

Umsetzung prüfen und Nachweise zusammenführen

Nach der Umsetzung dokumentieren die Beteiligten die erledigten Arbeiten und ergänzen die zugehörigen Nachweise. Im vereinbarten Prüfablauf hält die zuständige Person fest, ob die Maßnahme wie vorgesehen umgesetzt wurde und weiterer Handlungsbedarf besteht. Auch aktualisierte Betriebsanweisungen und Schulungsnachweise werden in den vorgesehenen Ablagen bereitgestellt. So bleiben Beurteilung, Bearbeitung und Ergebnis nachvollziehbar. Eine Erledigungsrückmeldung wird dabei nicht automatisch mit einer abgeschlossenen fachlichen Prüfung gleichgesetzt.

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Was den Arbeitsschutz unübersichtlich macht

Gefährdungsbeurteilungen liegen in getrennten Ablagen.

Für einen Arbeitsbereich existieren unterschiedliche Dokumente und Bearbeitungsstände. Welche Gefährdungen zuletzt beurteilt wurden und worauf die festgelegten Maßnahmen beruhen, lässt sich erst nach dem Abgleich mehrerer Dateien nachvollziehen.

Schutzmaßnahmen sind beschlossen, aber nicht nachverfolgt.

Betriebsanweisungen sind nicht eindeutig auf dem aktuellen Stand.

Nach Änderungen an Arbeitsmitteln oder Tätigkeiten müssen auch die zugehörigen Anweisungen geprüft werden. Liegen verschiedene Fassungen in Ordnern und Postfächern, ist nicht sofort erkennbar, welche Version für den jeweiligen Arbeitsbereich gilt.

Qualifikationen und Schulungsnachweise müssen zusammengesucht werden.

Wer verfügt über welche Qualifikation? Welche Schulung ist vorgesehen und wo liegt der Nachweis? Getrennte Personallisten, Terminübersichten und Dokumentenablagen erschweren die Abstimmung zwischen Führungskräften und den zuständigen Fachbereichen.

Unfallmeldungen liefern keinen gemeinsamen Überblick.

Einzelne Vorfälle werden dokumentiert, ihre Informationen bleiben jedoch auf unterschiedliche Ablagen verteilt. Für eine Auswertung müssen Ereignisse erst zusammengeführt werden. Wiederkehrende Auffälligkeiten lassen sich dadurch nur schwer erkennen und besprechen.

So organisieren Sie Arbeitsschutz mit Axxerion

Gefährdungsbeurteilungen zentral dokumentieren.

Halten Sie fest, welche Gefährdungen für einen Arbeitsbereich oder eine Tätigkeit beurteilt wurden und zu welchem Ergebnis Sie gekommen sind. Die zugehörigen Informationen stehen zentral für die weitere Bearbeitung bereit. So schaffen Sie eine nachvollziehbare Grundlage für die Auswahl von Schutzmaßnahmen und können bestehende Beurteilungen bei Änderungen gezielt überprüfen und fortschreiben.

Schutzmaßnahmen mit klaren Zuständigkeiten verfolgen.

Leiten Sie aus Ihrer Beurteilung geeignete Schutzmaßnahmen ab und organisieren Sie deren Umsetzung über eingerichtete Workflows. Aufgaben werden den vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen zugewiesen. Termine und Statusanzeigen machen den Bearbeitungsstand sichtbar. Ergänzende Erinnerungen oder Eskalationen unterstützen die Nachverfolgung, wenn eine Rückmeldung oder ein Prüfschritt aussteht.

Betriebsanweisungen erstellen und Änderungen nachvollziehen.

Erstellen und verwalten Sie die Betriebsanweisungen zu Ihren Arbeitsbereichen und Tätigkeiten. Über die angebundene Dokumentenverwaltung lassen sich Versionen, Zugriffsrechte und Freigabeabläufe abbilden. So können berechtigte Personen auf die vorgesehenen Unterlagen zugreifen und erkennen, welche Änderungen vorgenommen wurden. Die fachliche Prüfung bleibt Bestandteil Ihres festgelegten Bearbeitungsprozesses.

Qualifikationen und Schulungen gemeinsam verwalten.

Führen Sie vorhandene Qualifikationen, Schulungen und zugehörige Nachweise zentral zusammen. Damit erhalten die zuständigen Personen eine gemeinsame Übersicht für die weitere Qualifizierungsplanung. Über eingerichtete Aufgaben und Erinnerungstermine lässt sich organisieren, wer eine Schulung koordiniert oder einen fehlenden Nachweis ergänzt. So verbinden Sie den festgestellten Schulungsbedarf mit der dazugehörigen Bearbeitung.

Unfallmeldungen erfassen und Ereignisse auswerten.

Dokumentieren Sie Unfallmeldungen und erstellen Sie die zugehörigen Unfallanzeigen. Ereignisstatistiken und ergänzende Berichte unterstützen Sie dabei, erfasste Vorfälle auszuwerten. Beispielsweise können Sie Informationen nach hinterlegten Bereichen oder Zeiträumen zusammenstellen. Damit schaffen Sie eine Grundlage, um Auffälligkeiten zu untersuchen und bestehende Beurteilungen oder Schutzmaßnahmen gezielt zu überprüfen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Sicherheitsbeauftragte, Führungskräfte und Facility-Management-Teams bei ihren jeweiligen Aufgaben. Sie verbindet die Dokumentation von Gefährdungen mit der Organisation von Schutzmaßnahmen, Betriebsanweisungen, Schulungen und Ereignismeldungen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Arbeitsbereiche oder Standorte betreut werden und verschiedene Personen an Beurteilung, Umsetzung und Kontrolle beteiligt sind. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion lässt sich der Arbeitsschutz mit den zugehörigen Gebäude-, Anlagen-, Dokumenten- und Auftragsinformationen verbinden.

CAFM Plattform

„Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Auf- und Ausbau des Facility Managements ein hervorragendes Instrument.“

Nordsee Restaurants, Bremen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

Jetzt Beratungstermin buchen

Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir vorhandene Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen übernehmen?

Ja. Vorhandene Unterlagen können in der Dokumentenverwaltung bereitgestellt werden. Strukturierte Daten lassen sich beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien importieren. Gemeinsam legen wir fest, welche Inhalte als Dokumente hinterlegt und welche Angaben als bearbeitbare Datensätze übernommen werden sollen. Vor der Übernahme sollten insbesondere Versionen, Zuständigkeiten und Zuordnungen geprüft werden, damit veraltete oder widersprüchliche Informationen nicht ungeprüft weitergeführt werden.

Übernimmt die Software die fachliche Gefährdungsbeurteilung?

Die fachliche Beurteilung erfolgt durch die dafür zuständigen Personen. Axxerion unterstützt Sie dabei, Gefährdungen und Ergebnisse zu dokumentieren, festgelegte Schutzmaßnahmen zu organisieren und die Bearbeitung nachzuverfolgen. Welche Maßnahmen für Ihren Arbeitsplatz geeignet sind, entscheiden die Verantwortlichen auf Grundlage der betrieblichen Situation. Die Software stellt dafür die Informations- und Prozessgrundlage bereit.

Können wir Schulungen und erforderliche Qualifikationen nachhalten?

Ja. Qualifikationen und Schulungen gehören zum beschriebenen Funktionsumfang. Sie können die entsprechenden Informationen und Nachweise zentral verwalten und die weitere Bearbeitung über eingerichtete Aufgaben organisieren. Erinnerungstermine unterstützen beispielsweise die Koordination einer vorgesehenen Schulung oder die Ergänzung fehlender Unterlagen. Welche Daten und Abläufe benötigt werden, stimmen wir bei der Einrichtung ab. Die Durchführung der Schulung ist von ihrer Verwaltung im System zu unterscheiden.

Wer kann sensible Unfall- und Personendaten einsehen?

Der Zugriff wird über Benutzer- und Rollenrechte gesteuert. Zusätzlich unterstützt Axxerion Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. Damit legen Sie fest, welche Informationen einzelne Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. So kann eine Person Zugriff auf ihre zugewiesenen Aufgaben erhalten, ohne zugleich sämtliche Unfall- oder Personaldaten einsehen zu können. Das Berechtigungskonzept wird auf Ihre Organisation und die jeweiligen Aufgaben abgestimmt.

Können wir neben Unfallmeldungen auch Unfallanzeigen erstellen?

Ja. Neben der Erfassung von Unfallmeldungen ist auch die Erstellung zugehöriger Unfallanzeigen beschrieben. Die erfassten Ereignisse können außerdem für Statistiken und Auswertungen genutzt werden. Welche Angaben, Prüfschritte und Übermittlungswege für Ihren Prozess erforderlich sind, wird bei der Einrichtung abgestimmt. Die Dokumentation eines Vorfalls, die Erstellung einer Anzeige und deren Übermittlung werden dabei als unterschiedliche Bearbeitungsschritte betrachtet.

Bringen Sie Schutzmaßnahmen in die Umsetzung.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Gefährdungsbeurteilungen dokumentieren, Maßnahmen mit klaren Zuständigkeiten verfolgen und die zugehörigen Nachweise verwalten. Gemeinsam besprechen wir, welche Arbeitsbereiche, Schulungen und Prüfschritte Sie abbilden möchten und wie Ihre Verantwortlichen zusammenarbeiten sollen.