Berichtswesen

Individuelle Reports | Analysen | Grafiken | Automatischer Versand

Zahlen verstehen statt Tabellen abgleichen.

Kosten vergleichen, Aufträge prüfen, Berichte teilen.

Die nächste FM-Besprechung steht an: Welche Aufträge sind noch offen und wo weichen die Kosten von der Planung ab? Mit unserer CAFM-Software Axxerion werten Sie Ihre erfassten Auftrags- und Kostendaten in Berichten und Dashboards aus. Sie filtern nach den benötigten Informationen und prüfen auffällige Werte bis ins Detail. Wiederkehrende Berichte lassen sich automatisch versenden. So bereiten Sie Entscheidungen auf einer gemeinsamen Datengrundlage vor – statt Zahlen aus verschiedenen Tabellen zusammenzutragen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von Ihren FM-Daten zum aussagekräftigen Bericht und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zum aussagekräftigen FM-Bericht

Ihre monatliche FM-Besprechung planen

Fragestellung festlegen und Daten auswählen

Sie legen fest, welche Informationen für die nächste Besprechung benötigt werden. Dafür nutzen Sie einen passenden Standardbericht oder richten eine individuelle Auswertung ein. Im Beispiel betrachten Sie offene Arbeitsaufträge sowie geplante und erfasste tatsächliche Kosten. Über Filter grenzen Sie die Auswertung auf die gewünschten Standorte und den vorgesehenen Zeitraum ein. Anschließend prüfen Sie, ob die benötigten Angaben vollständig vorliegen und einheitlich erfasst wurden. So beginnt Ihr Bericht mit einer klaren Fragestellung und einer nachvollziehbaren Datenauswahl.

Auffällige Werte bis zum einzelnen Auftrag prüfen

Im Dashboard vergleichen Sie die zusammengefassten Werte der ausgewählten Standorte. Bei einem Standort fallen höhere erfasste Kosten gegenüber der Planung auf. Über die eingerichtete Drill-down-Analyse wechseln Sie von der Übersicht zu den zugrunde liegenden Detaildaten. Dort prüfen Sie, welche Aufträge zu der Abweichung beitragen und welche Informationen dazu vorliegen. So bleibt eine auffällige Summe nicht ohne Zusammenhang: Sie können die Zusammensetzung nachvollziehen und gezielt klären, ob zusätzlicher Aufwand oder noch unvollständige Angaben berücksichtigt werden müssen.

Bericht bereitstellen und wiederkehrenden Versand einrichten

Nach der Prüfung stellen Sie die benötigten Kennzahlen, Grafiken und Tabellen für die Besprechung zusammen. Individuelle Dashboards können mehrere Auswertungen in einer Ansicht verbinden. Für wiederkehrende Informationen richten Sie den automatischen Berichtsversand ein. Welche Auswertung an welche Empfänger geht und in welchem Rhythmus sie benötigt wird, stimmen Sie bei der Einrichtung ab. So erhalten die Beteiligten eine gemeinsame Grundlage für die Abstimmung, ohne dass Sie jeden Bericht erneut manuell zusammenstellen und verteilen müssen.

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Was Ihr Berichtswesen ausbremst

Für jede Besprechung werden Berichte neu zusammengestellt.

Unterschiedliche Datenstände erschweren den Vergleich.

Hinter einer auffälligen Kennzahl fehlen die Details.

Zahlenkolonnen machen den Handlungsbedarf schwer erkennbar.

Wiederkehrende Berichte werden einzeln verteilt.

Die Auswertung ist fertig, muss aber noch an verschiedene Personen geschickt werden. Bei Vertretungen oder zusätzlichen Anfragen wird die Verteilung erneut abgestimmt. Unterschiedliche Berichtsversionen erschweren anschließend die gemeinsame Diskussion.

So werten Sie FM-Daten mit Axxerion aus

Standardberichte nutzen und eigene Auswertungen erstellen.

Greifen Sie auf vorhandene Standardberichte zurück oder erstellen Sie individuelle Reports für Ihre Fragestellungen. Damit richten Sie die Auswertung auf die Informationen aus, die Ihre Verantwortlichen tatsächlich benötigen. Ob Auftragsübersicht, Kostenvergleich oder Auswertung von Vertragsdaten: Die in Axxerion erfassten Informationen bilden die Grundlage. So müssen Sie nicht jede Fragestellung außerhalb des Systems in einer neuen Tabelle aufbauen.

Daten mit passenden Filtern eingrenzen.

Konzentrieren Sie Ihre Auswertung auf die benötigten Informationen. Suchfilter helfen, beispielsweise bestimmte Standorte, Zeiträume oder Bearbeitungsstände zu betrachten, sofern diese Merkmale im Bericht hinterlegt sind. Damit können Sie umfangreiche Datenbestände gezielt untersuchen. Gemeinsam festgelegte Auswahl- und Berechnungsregeln schaffen die Grundlage dafür, dass verschiedene Beteiligte dieselben Kennzahlen nachvollziehbar vergleichen können.

Kennzahlen mit Drill-down bis ins Detail prüfen.

Wechseln Sie von einer zusammengefassten Auswertung zu den zugehörigen Detailinformationen. Drill-down-Analysen unterstützen Sie dabei, auffällige Werte genauer zu untersuchen und ihre Zusammensetzung nachzuvollziehen. So lässt sich beispielsweise prüfen, welche erfassten Arbeitsaufträge in eine Kostenauswertung einfließen. Welche Detailstufen verfügbar sind, richtet sich nach den zugrunde liegenden Daten und dem eingerichteten Bericht.

Grafiken und Kennzahlen in Dashboards bündeln.

Stellen Sie wichtige Informationen übersichtlich dar, statt ausschließlich mit langen Tabellen zu arbeiten. Individuell gestaltete Dashboards können mehrere Reports, Grafiken und Tabellen enthalten. Damit lassen sich beispielsweise Auftragsbestände und Kostenentwicklungen gemeinsam betrachten. Ihre Teams erhalten eine auf ihre Aufgaben abgestimmte Übersicht und können entscheiden, welche Werte sie anschließend genauer prüfen möchten.

Berichte automatisch versenden und weiterverwenden.

Nutzen Sie den automatischen Versand für wiederkehrende Reports. So können regelmäßig benötigte Auswertungen den vorgesehenen Empfängern bereitgestellt werden. Für die weitere Verarbeitung stehen außerdem Datenexporte zur Verfügung, beispielsweise im CSV-Format. Damit verbinden Sie das Berichtswesen in Axxerion mit Ihrer bestehenden Arbeitsweise, ohne jede Auswertung ausschließlich über manuell zusammengestellte Dateien verteilen zu müssen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Facility-Management-Abteilungen, technische Leitungen, Immobilienverantwortliche und Controlling-Teams, die ihre FM-Daten auswerten und für Entscheidungen aufbereiten möchten. Sie verbindet die Personen, die Aufträge, Kosten und weitere Informationen erfassen, mit den Verantwortlichen für Planung, Steuerung und Berichterstattung.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betrachtet werden, unterschiedliche Teams Kennzahlen benötigen oder regelmäßige Berichte bisher aus getrennten Tabellen entstehen. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion greift das Berichtswesen auf die verwalteten Gebäude-, Anlagen-, Auftrags- und Vertragsinformationen zurück. Welche Daten eine Auswertung enthalten soll, wird auf Ihre Fragestellung abgestimmt.

CAFM Plattform

„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“

Randstad Deutschland

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

Jetzt Beratungstermin buchen

Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir eigene Berichte erstellen oder vorhandene Auswertungen anpassen?

Ja. Neben Standardberichten unterstützt Axxerion individuelle Reports und Dashboards. Sie können die Auswertungen auf Ihre benötigten Informationen und Fragestellungen ausrichten. Geschulte Administratoren können viele Anpassungen selbst vornehmen. Welche Berichte Sie eigenständig pflegen möchten und wo Unterstützung sinnvoll ist, stimmen wir bei der Einführung ab. Dabei werden auch die zugrunde liegenden Daten und Berechtigungen berücksichtigt.

Lassen sich Daten aus anderen Systemen einbeziehen?

Ja. Über eingerichtete Schnittstellen und Datenimporte können Informationen aus bestehenden Systemen nach Axxerion übernommen werden. Dafür stehen unter anderem CSV- und XML-Importe sowie Webservices zur Verfügung. Gemeinsam legen wir fest, welche Daten benötigt werden, wie die Felder zugeordnet werden und wann die Aktualisierung erfolgt. Erst auf dieser abgestimmten Grundlage werden die Informationen in die vorgesehenen Auswertungen einbezogen.

Wie aktuell sind die Kennzahlen im Dashboard?

Dashboards zeigen beim Aufruf den aktuellen Datenstand in Axxerion. Wie aktuell dieser die tatsächliche Situation abbildet, hängt davon ab, wann Informationen erfasst oder aus anderen Systemen übernommen wurden. Ein noch nicht dokumentierter Aufwand kann auch im Bericht nicht berücksichtigt werden. Deshalb sollten Datenpflege und Importintervalle zum vorgesehenen Berichtszweck passen. Exportierte Dateien zeigen dagegen den Stand ihrer Erstellung.

Können wir Berichte automatisch versenden und in Excel weiterverwenden?

Ja. Der automatische Versand von Reports gehört zum beschriebenen Funktionsumfang. Berichtsinhalte, Empfänger und die vorgesehene Regelmäßigkeit werden bei der Einrichtung abgestimmt. Für die Weiterverarbeitung können Daten beispielsweise im CSV-Format exportiert und in Excel genutzt werden. Welche Felder, Filter und Auswertungen dabei benötigt werden, legen wir anhand Ihres Berichtsprozesses fest.

Wie begrenzen wir den Zugriff auf vertrauliche Informationen?

Axxerion unterstützt Benutzer- und Rollenrechte sowie Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. Damit legen Sie fest, welche Informationen einzelne Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. Das Berechtigungskonzept wird bei der Einrichtung der Auswertungen berücksichtigt. Für automatisch versendete Berichte werden außerdem die Empfänger und die enthaltenen Daten gesondert abgestimmt, damit vertrauliche Angaben nur an die vorgesehenen Personen gelangen.

Machen Sie Ihre FM-Daten zur Entscheidungsgrundlage.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Berichte aufbauen, Kennzahlen übersichtlich darstellen und auffällige Werte bis ins Detail prüfen. Gemeinsam besprechen wir, welche Informationen Ihre Teams benötigen und wie Sie wiederkehrende Auswertungen für Besprechungen, Controlling und Standortplanung bereitstellen möchten.