Einkauf
Produktdaten | Digitale Beschaffung | Vorrat | Kataloge
Material nachbestellen, bevor es fehlt.
Produkte auswählen, Bestände prüfen, Bestellungen steuern.
Die nächste Anlagenwartung steht an – sind die passenden Ersatzfilter noch vorhanden? Mit unserer CAFM-Software Axxerion führen Sie Produktkataloge, Lieferanteninformationen und Beschaffungsabläufe zusammen. Über die verbundene Vorratsverwaltung prüfen Sie erfasste Bestände und automatisieren wiederkehrende Nachbestellungen. Eingerichtete Freigaben regeln, wer eine Bestellung prüft. So organisieren Sie den Materialnachschub, statt Artikelangaben und Bestellinformationen aus getrennten Listen zusammenzusuchen.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Produktkatalog zur nachvollziehbaren Bestellung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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Kostenloser Helpdesk
In drei Schritten zur geregelten Nachbestellung
Für eine anstehende Wartung werden Ersatzfilter benötigt.
Passendes Produkt und Lieferanteninformationen aufrufen
Sie öffnen den Produktkatalog und wählen den benötigten Ersatzfilter aus. Die hinterlegten Produktinformationen und Dokumente unterstützen Sie dabei, den passenden Artikel zu bestimmen. Auch die zugehörigen Lieferanteninformationen stehen für die Beschaffung bereit. Sie prüfen, ob der ausgewählte Artikel den Anforderungen der anstehenden Wartung entspricht. So beginnt die Bestellung mit einer eindeutigen Produktauswahl, statt mit einer unvollständigen Beschreibung, die der Einkauf erst durch zusätzliche Rückfragen klären muss.
Erfassten Vorrat prüfen und Nachbestellbedarf klären
Über die verbundene Vorratsverwaltung prüfen Sie, welche Menge des Ersatzfilters im System geführt wird. Für die Entscheidung gleichen Sie den benötigten Umfang mit den vorhandenen Bestands- und Bestellinformationen ab. Grundlage dafür sind gepflegte Daten: Nicht erfasste Entnahmen oder Zugänge können die Übersicht verfälschen. Bei regelmäßig benötigten Artikeln unterstützen eingerichtete Regeln die automatische Nachbestellung. So verbinden Sie den konkreten Materialbedarf mit der Bestandsverwaltung, statt unabhängig vom vorhandenen Vorrat eine weitere Bestellung anzustoßen.
Bestellung prüfen, freigeben und weiterverfolgen
Die Nachbestellung durchläuft den vorgesehenen Bearbeitungsablauf. Über einen eingerichteten Workflow erhält die zuständige Person die Aufgabe, die Angaben zu prüfen und die Bestellung gegebenenfalls freizugeben. Anschließend wird der Vorgang entsprechend Ihrem festgelegten Beschaffungsprozess weiterbearbeitet. Der Status macht sichtbar, welcher Schritt erreicht wurde und wo noch eine Rückmeldung fehlt. So bleibt die Bestellung auch nach der Erfassung nachvollziehbar, ohne den aktuellen Stand aus einzelnen Nachrichten rekonstruieren zu müssen.
Was Ihre Beschaffung unnötig aufwendig macht
Produktangaben sind uneinheitlich oder unvollständig.
Lieferanteninformationen und Unterlagen liegen verstreut.
Der vorhandene Vorrat ist vor der Bestellung nicht bekannt.
Wiederkehrende Nachbestellungen hängen an einzelnen Personen.
Freigaben und Bearbeitungsstände müssen erfragt werden.
So organisieren Sie Ihren Einkauf mit Axxerion
Produktkataloge als gemeinsame Grundlage pflegen.
Lieferanteninformationen und Dokumente zusammenführen.
Vorräte mit der Beschaffung verbinden.
Wiederkehrende Nachbestellungen automatisieren.
Bestellungen mit klaren Zuständigkeiten steuern.
Für wen eignet sich die Lösung?
Die Lösung unterstützt Einkaufsverantwortliche, Facility-Management-Abteilungen, technische Teams und Verantwortliche für Materialbestände. Sie verbindet die Personen, die Produkte benötigen, mit den Beteiligten, die Artikelinformationen pflegen, Vorräte verwalten und Bestellungen bearbeiten.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn regelmäßig Ersatzteile oder Verbrauchsmaterialien beschafft werden und Produktinformationen, Bestände und Bestellungen bisher getrennt geführt werden. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion lässt sich der Einkauf mit Vorratsverwaltung, Arbeitsaufträgen und weiteren betrieblichen Prozessen verbinden.
„Die Vision ist, Axxerion als zentralen Dreh- und Angelpunkt für das komplette Bestellwesen […] zu positionieren […].“
Thelen Gruppe, Essen
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Können wir vorhandene Artikel- und Lieferantendaten übernehmen?
Ja. Strukturierte Daten lassen sich beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien nach Axxerion importieren. Gemeinsam legen wir fest, welche Produktinformationen, Lieferantenzuordnungen und Bestandsdaten übernommen werden sollen. Vor dem Import sollten doppelte Artikel, unterschiedliche Mengeneinheiten und veraltete Angaben geklärt werden. Vorhandene Dokumente und ihre Zuordnung zu den benötigten Datensätzen werden ebenfalls im Rahmen der Einführung abgestimmt.
Können wir festlegen, wer Produktdaten pflegt und Bestellungen freigibt?
Ja. Benutzer- und Rollenrechte regeln, welche Informationen Mitarbeitende einsehen oder bearbeiten dürfen. Über eingerichtete Workflows weisen Sie Prüf- und Genehmigungsaufgaben den vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen zu. So können Sie die Pflege von Produktinformationen und die Freigabe einer Bestellung organisatorisch trennen. Welche Rollen und Bearbeitungsschritte benötigt werden, legen wir gemeinsam fest.
Werden automatische Nachbestellungen ohne weitere Prüfung verschickt?
Der Automatisierungsgrad richtet sich nach dem eingerichteten Ablauf. Automatische Nachbestellungen können mit vorgesehenen Prüf- und Genehmigungsschritten verbunden werden. Gemeinsam legen wir fest, was die Nachbestellung auslöst, wer den Vorgang kontrolliert und wie die Bestellung anschließend weiterbearbeitet wird. Aus einer automatisch angelegten Bestellung ergibt sich deshalb nicht automatisch eine ungeprüfte Übermittlung an den Lieferanten.
Müssen wir unsere bestehende Warenwirtschaft oder unser ERP-System ersetzen?
Nein. Axxerion unterstützt die Verbindung zu bestehenden Unternehmenssystemen über Schnittstellen und Datenimporte. Auch das Webshop-Modul sieht ERP-Anbindungen vor. Gemeinsam klären wir, welches System Produktdaten, Bestände und Bestellungen maßgeblich verwaltet und welche Informationen ausgetauscht werden sollen. Die benötigten Zuordnungen, Aktualisierungsintervalle und Bearbeitungsschritte werden auf Ihre vorhandene Systemlandschaft abgestimmt.
Wie unterscheiden sich Einkauf, Ausschreibungen und Vorratsverwaltung?
Der Einkauf bündelt Produktkataloge, Lieferanteninformationen und Beschaffungsdaten. Die Vorratsverwaltung ergänzt Bestandsübersichten, Transaktionsprotokolle und automatische Nachbestellungen. Für die gezielte Einladung mehrerer Anbieter und den Vergleich ihrer Angebote steht das Ausschreibungsmodul zur Verfügung. Die Anwendungen können zusammenarbeiten, erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben: Produkte verwalten, Vorräte nachhalten oder Angebote für eine Vergabe vergleichen.
Bringen Sie Struktur in Ihre Materialbeschaffung.
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Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Produktinformationen zusammenführen, erfasste Bestände prüfen und Nachbestellungen organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Artikel, Lieferantendaten und Freigaben Sie benötigen und wie Ihre technischen Teams mit Einkauf und Bestandsverantwortlichen zusammenarbeiten sollen.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Produktkatalog zur nachvollziehbaren Bestellung und besprechen Ihre Anforderungen.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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