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Ein Mann steht zwischen Leitungen und Rohren im Keller und tippt etwas auf einem Tablet ein.

Welche Prüfberichte in einer CAFM-Software unerlässlich sind

Autorin: Edina Baumert

Prüfberichte sind ein zentraler Bestandteil eines vorausschauenden Risikomanagements.

Sie tragen dazu bei, den sicheren Betrieb von allen Gebäuden und Anlagen zu ermöglichen, Haftungsrisiken zu minimieren und gesetzliche Auflagen zuverlässig zu erfüllen. In einem CAFM-System werden Prüfberichte nicht nur digital erstellt, sondern auch einfach mit weiteren Prozessen wie Wartungsplänen, Ticketsystemen oder Checklisten verknüpft. So entsteht eine durchgängige, strukturierte Datenbasis, die jederzeit abrufbar, analysierbar und revisionssicher archiviert ist.

Die wichtigsten Prüfberichte im System

1. Elektroprüfung

Zweck: Schutz von Personen und Anlagen vor elektrischen Gefahren (Ortsfeste und ortsveränderliche elektrische Betriebsmittel).

Pflicht: Gesetzlich vorgeschrieben für alle Unternehmen.

CAFM-Funktion:

  • Prüfzyklen und Fristenmanagement
  • Dokumentation der Messergebnisse
  • Statusübersicht zu geprüften und ungeprüften Geräten
  • Erstellen von Checklisten

2. Brandschutztechnische Prüfungen

Dazu gehören:

  • Wartung und Prüfung von Feuerlöschern
  • Prüfung von Brandmeldeanlagen (BMA)
  • Prüfung von Rauch- und Wärmeabzugsanlagen (RWA)
  • Kontrolle von Flucht- und Rettungswegen

Pflicht: Nach Baurecht und Arbeitsstättenverordnung regelmäßig durchzuführen.

CAFM-Funktion:

  • Prüfprotokolle mit Fotodokumentation
  • Verknüpfung mit Brandschutzplänen
  • Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen bei überfälligen Prüfungen

 

3. Aufzugsprüfung

Zweck: Sicherstellung des gefahrlosen Betriebs von Personen- und Lastenaufzügen.

Pflicht: Wiederkehrende Prüfung durch zugelassene Überwachungsstellen (ZÜS) wie TÜV oder DEKRA.

CAFM-Funktion:

  • Erfassung von Prüfberichten und Fristen
  • Nachverfolgung von Mängelbehebungen
  • Historienübersicht pro Aufzug
  • Terminplanung der nächsten Prüfung

 

4. Trinkwasserhygiene

Zweck: Vermeidung von Legionellen und anderen gesundheitsgefährdenden Keimen.

Pflicht: Für Betreiber von Großanlagen zur Trinkwassererwärmung.

CAFM-Funktion:

  • Automatisierte Prüferinnerung (jährlich oder alle drei Jahre)
  • Erfassung von Laborwerten und Maßnahmen bei Grenzwertüberschreitungen
  • Integration mit Laborberichten als PDF-Anhang

 

5. Lüftungs- und Klimaanlagen

Zweck: Sicherstellung hygienischer Bedingungen in Raumluftanlagen.

Pflicht: Besonders in Bürogebäuden, Hotels, Schulen und Krankenhäusern.

CAFM-Funktion:

  • Verwaltung von Wartungsprotokollen
  • Integration mit Anlagenkennzeichnung (z. B. Typ, Baujahr, Standort)
  • Mobile Erfassung von Zustandsdaten

 

6. Sicherheitsbeleuchtung und Notstromversorgung

Zweck: Gewährleistung der Fluchtwegsicherheit im Notfall.

Pflicht: Vorschrift in nahezu allen öffentlichen und gewerblichen Gebäuden.

CAFM-Funktion:

  • Prüfzyklenverwaltung (monatlich, jährlich)
  • Protokollierung von Funktionstests und Ausfällen
  • Abbildung der Notbeleuchtungsstandorte auf Grundrissen

 

7. Spielplatz- und Sportgeräteprüfung

Zweck: Unfallvermeidung bei Spiel- und Sportgeräten.

Pflicht: Für Betreiber öffentlicher Spielplätze, Schulen und Kindergärten.

CAFM-Funktion:

  • Prüfchecklisten mit Zustandsdokumentation
  • Fotodokumentation von Schäden
  • Wiedervorlagen für Reparaturmaßnahmen

 

8. Tür- und Torprüfung

Zweck: Schutz vor Quetsch- und Scherstellen bei automatischen Türen und Toren.

Pflicht: Einmal jährlich durch sachkundige Personen.

CAFM-Funktion:

  • Erfassung pro Tür/Tor
  • Erinnerung an Prüffristen
  • Übersicht aller relevanten Antriebssysteme

Wie sehen Prüfberichte in Axxerion aus?

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Betreiberindividuelle Prüfberichte

CAFM-Systeme, wie Axxerion, müssen auch individuelle Anforderungen abbilden können, etwa für spezielle Anlagen, branchenspezifische Sicherheitsanforderungen oder unternehmensinterne Prozesse.

Typische Beispiele:

  • Prüfprotokolle für Maschinen in Produktionsbetrieben
  • Hygieneberichte in Kliniken und Pflegeeinrichtungen
  • Checklisten für Sonderreinigungen (z. B. Reinraum)
  • IT-Infrastrukturprüfberichte in Rechenzentren

Hilfreiche Funktionen sind auch:

  • Drag-and-drop-Funktionen für Dokumente und Anhänge
  • Fotodokumentation per Mobilgerät
  • Unterschriftsfelder für Prüfer und Verantwortliche
  • Automatisierte Eskalationsprozesse bei Mängeln

 

Integration, Automatisierung und Auswertung

Der größte Mehrwert entsteht, wenn Prüfberichte nicht isoliert, sondern zentral verarbeitet werden. In Axxerion lassen sich Prüfberichte direkt mit Aufgaben- und Ticketmodulen verknüpfen, sodass bei festgestellten Mängeln automatisch Instandsetzungsaufträge generiert werden. Gleichzeitig sorgen Dashboards und Auswertungen für eine transparente Übersicht über alle anstehenden, überfälligen oder mangelbehafteten Prüfungen. Ergänzt wird alles durch Benachrichtigungs- und Eskalationsworkflows, die nicht nur rechtzeitig an Fälligkeiten erinnern, sondern auch sicherstellen, dass überfällige oder nicht durchgeführte Prüfungen konsequent nachverfolgt werden.

 

Prüfberichte als Rückgrat der Betreiberverantwortung

Ob gesetzlich vorgeschrieben, normativ geregelt oder betrieblich erforderlich – die digitale Abbildung, Auswertung und Archivierung dieser Prüfberichte ist elementar für sicheres und rechtskonformes Facility Management.

Die Auswahl der richtigen Prüfberichtstypen und deren intelligente Integration in Prozesse wie Wartung, Aufgabenmanagement und Dokumentation entscheiden über Effizienz, Transparenz – und letztlich über die Rechtssicherheit von Betreibern.

Tipp: Wer bei der Auswahl seines CAFM-Systems auf modulare Prüfberichtsfunktionen, benutzerdefinierte Vorlagen und smarte Auswertungslogik achtet, spart nicht nur Zeit, sondern reduziert langfristig auch Risiken und Kosten!

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