Gerade in der Schweiz ergeben sich dabei Anforderungen, die sich deutlich von jenen in Deutschland oder Österreich unterscheiden: eine andere Rechtsordnung, mehrere Amtssprachen, kantonale Besonderheiten und ein ausgeprägtes Bewusstsein für Datenschutz und Datenhoheit. Wer CAFM-Software für den Schweizer Markt auswählt oder einführt, braucht deshalb mehr als eine funktionale Grundausstattung – die Lösung muss lokal mitdenken.

Dieser Artikel zeigt, welche rechtlichen, funktionalen und technischen Anforderungen ein CAFM-System in der Schweiz erfüllen muss, und stellt am Ende ein, wie Axxerion diesen Anforderungen konkret begegnet.

Rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen in der Schweiz

Betreiberverantwortung nach Schweizer Recht

Auch ohne eine der deutschen GEFMA-Richtlinie entsprechende, einheitlich kodifizierte „Betreiberpflicht“ verteilt sich die Verantwortung für den sicheren Betrieb von Gebäuden und Anlagen in der Schweiz auf mehrere Rechtsquellen: das Obligationenrecht (Sorgfalts- und Werkeigentümerhaftung nach Art. 58 OR), das Arbeitsgesetz mit seinen Verordnungen sowie branchenspezifische Vorschriften etwa im Bereich Brandschutz, Aufzüge oder Druckbehälter. Für Eigentümer, Betreiber und Facility Manager bedeutet das: Prüf-, Wartungs- und Dokumentationspflichten müssen lückenlos nachweisbar sein – eine Aufgabe, die ohne digitale Unterstützung kaum mehr rechtssicher zu bewältigen ist.

Relevante Normen und Standards

Zwei Bezugspunkte prägen die Schweizer Praxis besonders:

• SIA-Normen (Schweizerischer Ingenieur- und Architektenverein). SIA-Normen sind das massgebende Regelwerk für das Planen und Bauen in der Schweiz, herausgegeben vom Schweizerischen Ingenieur- und Architektenverein. Dazu zählen etwa Allgemeine Bedingungen für Bauarbeiten, Lebenszykluskosten oder Energie im Hochbau.
• KBOB-Empfehlungen (Koordinationskonferenz der Bau- und Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren) sind für öffentliche Auftraggeber massgeblich, insbesondere bei Nachhaltigkeitskriterien und Lebenszyklusbetrachtungen.

Ein CAFM-System, das in der Schweiz eingesetzt wird, sollte in der Lage sein, Prüf- und Wartungszyklen und auch sonstige Prozesse an diesen Standards auszurichten und entsprechende Nachweise revisionssicher zu dokumentieren.

Einordnung gegenüber Deutschland und Österreich

Die in Deutschland verbreiteten GEFMA-Richtlinien sind in der Schweiz nicht unmittelbar bindend, liefern aber wertvolle methodische Grundlagen, etwa zur Definition von Betreiberpflichten oder zur Strukturierung von CAFM-Lastenheften. Viele Konzepte lassen sich sinngemäss übertragen, müssen jedoch an das Schweizer Rechtssystem und die kantonale Praxis angepasst werden. Für Unternehmen mit Standorten in mehreren Ländern der DACH-Region ist es deshalb wichtig, dass die eingesetzte CAFM-Software beide Regelwelten abbilden kann, ohne dass Prozesse doppelt gepflegt werden müssen.

Funktionale Kernanforderungen an CAFM-Software

Energiemanagement und Nachhaltigkeit

Angesichts der Schweizer Klimaziele und Standards wie Minergie gewinnt das Energiemanagement an Bedeutung. CAFM-Software sollte Verbrauchsdaten erfassen, auswerten und mit Zielwerten abgleichen können, um Optimierungspotenziale sichtbar zu machen und Nachhaltigkeitsberichte zu unterstützen.

Instandhaltungsmanagement

Ein CAFM-System muss sowohl präventive als auch reaktive Instandhaltung abbilden können: geplante Wartungszyklen auf Basis gesetzlicher Vorgaben oder Herstellerempfehlungen, automatisierte Erinnerungen sowie eine schnelle Erfassung und Bearbeitung ungeplanter Störungen. Entscheidend ist dabei die vollständige Dokumentation – von der Meldung über die Auftragsvergabe bis zum Abschlussnachweis.

Flächen- und Raummanagement

Multi-Standort-Unternehmen benötigen einen zentralen Überblick über Flächen, Nutzungsarten und Belegungen. Ein leistungsfähiges CAFM-System visualisiert Flächendaten, unterstützt Umzugsplanung und Arbeitsplatzbelegung und liefert die Datenbasis für Flächenoptimierung – gerade bei hybriden Arbeitsmodellen ein zunehmend wichtiger Faktor.

Vertrags- und Dokumentenmanagement

Mietverträge, Wartungsverträge, Versicherungspolicen und Prüfprotokolle müssen zentral, versioniert und mit automatisierten Fristenwarnungen verwaltet werden. Das reduziert das Risiko verpasster Kündigungsfristen oder abgelaufener Prüfintervalle erheblich.

Ticketing und Störmeldungen

Ein niedrigschwelliges, idealerweise mobiles Ticketsystem ermöglicht es Mitarbeitenden und Technikern, Störungen unmittelbar zu melden und den Bearbeitungsstatus nachzuverfolgen. Dies beschleunigt Reaktionszeiten und schafft Transparenz gegenüber Nutzenden und Auftraggebern.