Oest Tankstellen Use Case

Implementierte Axxerion-Module

Ticketsystem/Helpdesk

Inventarverwaltung

„Von dem Produkt Axxerion als cloudbasierte Software bin ich sehr überzeugt, da sie intuitiv und sehr übersichtlich aufgebaut ist. Auch die Flexibilität von Axxerion ist sehr schön. Es ist individualisierbar und passt sich den Kundenwünschen ideal an.“

- Niclas Mäntele, Mitarbeiter Facilitymanagement, Oest Tankstellen

Wer ist Oest?

Branche

Tankstellenbetreiber

Kennzahlen

Die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ist seit der Gründung im Jahr 1952 Teil der AVIA Deutschland
ca. 100 Tankstellen in Süddeutschland
ca. 100 Mitarbeiter

Die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ist seit der Gründung 1952 Teil der AVIA Deutschland. Die AVIA Gruppe ist eine 1927 in der Schweiz gegründete Unternehmensorganisation. In ihr haben sich mittelständische Mineralölunternehmen zur Marke AVIA zusammengeschlossen. Als Gründungsgesellschafter der deutschen AVIA betreibt die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG ein Netz an Tankstellen in Südwestdeutschland. Insgesamt betreibt die AVIA in Deutschland rund 800 Stationen und in Europa über 3000.

Die Marke AVIA und somit auch die Oest Tankstellen GmbH & Co. KG steht für Service Stationen, die neben Shops, Waschanlagen und Werkstätten auch Bistrobereiche bieten.

Herausforderung

Welche Herausforderungen gab es vor der CAFM-Einführung?

Dezentrale Aufgabe von Störmeldungen (durch Tankstellen und durch Speditionen, die das Unternehmen beliefern)
Hoher Verwaltungsaufwand
geringe Transparenz in Vorgängen
Schwierige Überwachung und Reaktionszeit bzgl. Qualität und Kosten der Kontraktoren
wenig Überblick über die Störanfälligkeit bestimmter Inventare zur Beurteilung von Neubeschaffung oder Reparatur

Die Lösung

Welche Probleme löst Axxerion nun bei Oest?

Das Projekt „CAFM“ geriet in der Vergangenheit zeitweise ins Stocken. Die Entscheidung für Axxerion fiel bereits vor wenigen Jahren, allerdings ruhte der Prozess bis Herr Mäntele das Thema zusammen mit einem anderen DH-Studenten neu aufgriff und nach vorne trieb. Aktuell findet Axxerion Einsatz im Bereich ‚Helpdesk‘ und in der Inventarverwaltung. Langfristig ist auch der Einsatz des Moduls ‚Wartung‘ in Planung, um Wartungsfristen und -termine zu überblicken und verwalten.

Das Ergebnis

Was sind die Ergebnisse der CAFM-Einführung?

eine höhere Zeitersparnis
mehr Übersichtlichkeit
mehr Komfortabilität für die Mitarbeiter innerhalb ihrer Arbeitsprozesse
Beim Thema Helpdesk sind Verschmälerungen von Prozessen direkt an Tankstellen vor Ort sichtbar
zentralisierte, transparente Prozesse
bessere Struktur in den Störmeldeprozessen
Ein zentraler Ort für die Stammdaten und die Verwaltung des technischen Equipments (Baujahr, Garantiefristen, Hersteller u. A.)
strukturiertere Vorgänge
Fehler werden reduziert (bspw. Beauftragung eines falschen Kontraktors durch die Verwaltung im Falle einer Störung an einer Tankstellen

Erfahrung & Empfehlung

Welche Erfahrungen wurden bei der Einführung von Axxerion gesammelt?

Empfehlungen zur Implementierung und Anwendung von Axxerion

Niclas Mäntele empfiehlt: „Alle Kollegen, die die Anschaffung einer neuen Software in irgendeiner Form betrifft, seien es Kundenbetreuer oder Verwaltungsmitarbeiter, sollten von Anfang an eingebunden und mitgenommen werden. Es ist wichtig, die Mitarbeiter immer wieder dafür zu sensibilisieren, dass ein neues System im Aufbau, beziehungsweise in Nutzung ist. Die neuen Meldewege dementsprechend zu kommunizieren und bekannt zu machen schafft Transparenz, Verständnis und Akzeptanz.“

Erfahrungen mit Axxerion

Die Erfahrungen mit dem Team der InCaTec Solution gestalteten sich bisher als sehr positiv: „Bezüglich mavorest kann ich nur sagen, dass ich mit unseren Kundenbetreuern in Sachen Betreuung wirklich in den besten Händen war. Gerade im Hinblick auf Reaktionszeiten – toller Service! Jederzeit ansprechbar!“

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