Betreiberverantwortung

REG-IS | Compliance | Risikobewertung | Gefährdungsbeurteilung

Prüfpflichten im Blick. Nachweise zur Hand.

Prüfungen planen, zuweisen und dokumentieren.

Für den Aufzug in Ihrem Bürogebäude steht die nächste Prüfung an. Wer koordiniert den Termin, wer führt sie durch und wo liegt anschließend der Prüfbericht? Mit unserer CAFM-Software Axxerion führen Sie Anlageninformationen, festgelegte Prüfpflichten, Zuständigkeiten und Nachweise zusammen. Eingerichtete Erinnerungen und Bearbeitungsabläufe unterstützen die Nachverfolgung. So sehen Sie, welche Aufgaben anstehen und welche Dokumentation noch fehlt – statt Termine und Prüfberichte aus getrennten Listen und Postfächern zusammenzusuchen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Prüfpflicht zum dokumentierten Ergebnis und besprechen Ihre Anforderungen.

Termin buchen

Bewährt im Einsatz

EU-Hosting

Kostenloser Helpdesk

In drei Schritten zum dokumentierten Prüfergebnis

Vom Prüfbericht bis zum Ergebnis

Anlage und Prüfanforderungen zusammenführen

Sie öffnen den Datensatz des Aufzugs und führen die Informationen zur anstehenden Prüfung zusammen. Dazu gehören der Standort, vorhandene Unterlagen, frühere Prüfberichte und die fachlich festgelegten Anforderungen. Anschließend hinterlegen Sie den vorgesehenen Termin und die benötigten Arbeitsschritte. So entsteht ein gemeinsamer Ausgangspunkt für die weitere Planung. Die Verantwortlichen erkennen, welche Anlage betroffen ist, welche Prüfung organisiert werden soll und welche Informationen dafür bereits vorliegen.

Prüfauftrag zuweisen und Termin verfolgen

Der Prüfauftrag erhält eine klare Zuständigkeit. Über den eingerichteten Ablauf organisieren Sie die interne Koordination und die Einbindung der vorgesehenen Prüfstelle beziehungsweise des Dienstleisters. Berechtigte Beteiligte können auf die benötigten Anlageninformationen und Dokumente zugreifen. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welcher Schritt erreicht wurde und wo noch eine Rückmeldung aussteht. Hinterlegte Erinnerungen und Eskalationen unterstützen die Nachverfolgung, wenn ein Termin näher rückt oder ein vereinbarter Bearbeitungsschritt nicht abgeschlossen ist.

Prüfbericht hinterlegen und Folgeaufgaben verfolgen

Nach der Durchführung wird der Prüfbericht beim zugehörigen Vorgang hinterlegt. Die verantwortliche Person prüft im vorgesehenen Ablauf, ob die benötigten Unterlagen vorliegen und weiterer Handlungsbedarf dokumentiert ist. Enthält der Bericht Beanstandungen, werden diese als Folgeaufgaben erfasst und den zuständigen Personen zugewiesen. Prüfbericht, Rückmeldungen und Bearbeitungsstände bleiben miteinander verbunden. So können Sie später nachvollziehen, welche Prüfung stattgefunden hat und welche Maßnahmen daraus entstanden sind.

Live erleben - jetzt Termin buchen

Was die Betreiberorganisation erschwert

Anforderungen sind bekannt, aber nicht eindeutig zugeordnet.

Eine Prüfpflicht steht im Regelwerk, die Anlage im Bestandsverzeichnis und die zugehörige Aufgabe in einer separaten Liste. Welches Objekt betroffen ist und was konkret veranlasst werden muss, lässt sich erst durch den Abgleich dieser Informationen klären.

Prüftermine verteilen sich auf Kalender und Tabellen.

Wiederkehrende Prüfungen und Kontrollen werden an unterschiedlichen Stellen geplant. Bei Vertretungen oder Zuständigkeitswechseln fehlt der gemeinsame Überblick darüber, welche Termine anstehen und welche Aufgaben bereits überfällig sind.

Zuständigkeiten enden mit der Weiterleitung.

Prüfberichte sind im entscheidenden Moment nicht auffindbar.

Nachweise liegen in Postfächern, lokalen Ordnern oder beim Dienstleister. Bei einer internen Kontrolle müssen Dokumente erst angefordert werden. Welche Fassung zum betreffenden Objekt gehört und ob die Unterlagen vollständig vorliegen, bleibt unklar.

Festgestellte Abweichungen werden nicht konsequent weiterverfolgt.

So organisieren Sie Betreiberpflichten mit Axxerion

Regelwerksinformationen mit Anlagen und Aufgaben verbinden.

Über eine eingerichtete REG-IS-Anbindung übernehmen Sie Regelwerksinformationen und nutzen sie bei Anlagen, Checklisten und Auftragsplanungen. Ordnen Sie die für Ihr Objekt fachlich bestätigten Anforderungen den zugehörigen Abläufen zu. So bleibt nachvollziehbar, auf welcher Grundlage eine Prüfung oder Kontrolle geplant wird und welche Informationen für ihre Vorbereitung relevant sind.

Prüfungen planen und an offene Schritte erinnern lassen.

Hinterlegen Sie die festgelegten Prüftermine und organisieren Sie wiederkehrende Aufgaben zentral. Die Workflowsteuerung unterstützt Erinnerungen und Eskalationen, wenn ein vorgesehener Bearbeitungsstand nicht rechtzeitig erreicht wird. Übersichten zeigen offene und abgeschlossene Aufgaben. Damit erhalten Ihre Verantwortlichen eine gemeinsame Grundlage für die Terminverfolgung – unabhängig von persönlichen Kalendern.

Aufgaben zuweisen und Beteiligte gezielt einbinden.

Bilden Sie Ihre Aufgabenverteilung mit klaren Rollen und Bearbeitungsschritten ab. Interne Teams und externe Dienstleister erhalten entsprechend ihrer Berechtigungen Zugriff auf die benötigten Aufträge und Unterlagen. Separate Aufgaben für Durchführung, Rückmeldung und Kontrolle machen den Ablauf nachvollziehbar. So bleibt die Koordination auch nach der Auftragsvergabe sichtbar.

Prüfberichte nachvollziehbar beim Objekt verwalten.

Verknüpfen Sie Prüfberichte und weitere Nachweise mit den zugehörigen Anlagen, Gebäuden und Vorgängen. Die Dokumentenverwaltung unterstützt Versionen, Zugriffsrechte sowie Freigabe- und Archivierungsabläufe. Ergänzende Änderungsprotokolle machen Bearbeitungen nachvollziehbar. Mobile Funktionen unterstützen die Dokumentation vor Ort, beispielsweise durch Fotos. So stehen die benötigten Informationen für spätere Kontrollen im richtigen Zusammenhang bereit.

Abweichungen bearbeiten und Handlungsbedarf auswerten.

Überführen Sie festgestellte Mängel in zugewiesene Aufgaben und verfolgen Sie deren Bearbeitung über eingerichtete Workflows. Berichte und Filter helfen, offene Maßnahmen nach Standort, Zuständigkeit oder Termin zusammenzustellen. Ergänzend lassen sich über die Arbeitsschutzfunktionen Gefährdungsbeurteilungen und festgelegte Schutzmaßnahmen dokumentieren. So betrachten Sie nicht nur abgeschlossene Prüfungen, sondern auch den daraus entstandenen Handlungsbedarf.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Gebäudebetreiber, technische Leitungen, Facility-Management-Abteilungen und Immobilienverantwortliche, die Prüfpflichten und zugehörige Nachweise zentral organisieren möchten. Sie verbindet die Personen, die Anforderungen festlegen und Aufträge koordinieren, mit den Beteiligten, die Prüfungen durchführen, Ergebnisse dokumentieren und Maßnahmen nachverfolgen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betreut werden, zahlreiche technische Anlagen vorhanden sind oder interne und externe Teams zusammenarbeiten. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion bleibt die Betreiberorganisation mit Anlageninformationen, Arbeitsaufträgen, Dokumenten und Auswertungen verbunden.

CAFM Plattform

„Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Auf- und Ausbau des Facility Managements ein hervorragendes Instrument.“

Nordsee Restaurants, Bremen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

Jetzt Beratungstermin buchen

Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir bestehende Anlagenlisten, Prüfpläne und Nachweise übernehmen?

Ja. Strukturierte Daten lassen sich beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien importieren. Vorhandene Dokumente können in der Dokumentenverwaltung hinterlegt und mit den betreffenden Objekten verknüpft werden. Vor der Übernahme sollten Anlagenbezeichnungen, Standorte, Zuständigkeiten und Prüftermine abgeglichen werden. Veraltete Fristen, doppelte Datensätze oder fehlende Objektzuordnungen sollten bereinigt werden, damit die weitere Planung auf verlässlichen Informationen beruht.

Welche Aufgabe übernimmt die REG-IS-Anbindung?

Die Anbindung ermöglicht es, Regelwerksinformationen in Axxerion zu übernehmen und für Anlagen, Checklisten sowie Auftragsplanungen zu nutzen. Sie unterstützt damit die Verbindung zwischen fachlichen Anforderungen und betrieblichen Abläufen. Welche Inhalte für Ihre Objekte benötigt werden und wie Übernahme und Aktualisierung erfolgen, stimmen wir bei der Einrichtung ab. Die Anbindung ist von der fachlichen Bewertung zu unterscheiden, welche Anforderungen im konkreten Fall gelten.

Können externe Prüfstellen und Dienstleister direkt mitarbeiten?

Ja. Externe Beteiligte können über eigene Zugänge eingebunden werden. Sie legen fest, welche Aufträge, Anlageninformationen und Dokumente die jeweilige Benutzergruppe sehen oder bearbeiten darf. So lassen sich beispielsweise Prüfberichte bereitstellen und Rückmeldungen zum Auftrag erfassen. Die interne Kontrolle kann als eigener Bearbeitungsschritt vorgesehen werden, ohne allen Beteiligten denselben Zugriff auf sämtliche Daten einzuräumen.

Was passiert, wenn ein Prüfbericht fehlt oder eine Maßnahme offenbleibt?

Dafür können Sie im Workflow eigene Prüf- und Nachforderungsschritte vorsehen. Zuständigkeiten und Termine machen deutlich, wer den fehlenden Bericht anfordert oder die offene Maßnahme bearbeitet. Erinnerungen und Eskalationen unterstützen die Nachverfolgung. Im eingerichteten Ablauf lässt sich außerdem festlegen, dass benötigte Nachweise vorliegen müssen, bevor ein Vorgang fortgesetzt oder abgeschlossen wird. Diese Regeln werden auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

Erfüllen wir mit der Software automatisch alle Betreiberpflichten?

Axxerion unterstützt die Organisation und Dokumentation Ihrer festgelegten Betreiberprozesse. Die Software bündelt Informationen, weist Aufgaben zu und macht Bearbeitungsstände nachvollziehbar. Ob die hinterlegten Anforderungen für Ihr Objekt vollständig und zutreffend sind, muss jedoch fachlich geprüft werden. Auch die Durchführung einer Prüfung und die Bewertung ihres Ergebnisses werden nicht durch einen Systemstatus ersetzt. Ein abgeschlossener Auftrag allein ist deshalb kein pauschaler Nachweis vollständiger Compliance.

Machen Sie Ihre Betreiberpflichten nachvollziehbar.

Jetzt Termin buchen

Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Standard. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.

Inhalt entsperren

Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Prüfungen planen, Zuständigkeiten festlegen und Nachweise mit den zugehörigen Anlagen verbinden. Gemeinsam besprechen wir, welche Anforderungen, Prüftermine und Dokumentationsabläufe Sie abbilden möchten und wie Ihre internen Verantwortlichen mit externen Beteiligten zusammenarbeiten sollen.