CAFM-Software-Implementierung, die zu Ihren Prozessen passt

Sie möchten eine CAFM-Software einführen, aber zunächst verstehen, wie diese Ihren Arbeitsalltag unterstützen kann? Im ersten Gespräch lernen wir Ihre Ausgangssituation kennen: Welche Herausforderungen beschäftigen Ihr Facility Management? Wie organisieren Sie Ihre Aufgaben bisher? Und was möchten Sie mit der Digitalisierung verändern?

In einer Live-Präsentation stellen wir Ihnen unsere CAFM-Lösung Axxerion vor – online oder bei Ihnen vor Ort. Sie erhalten einen Einblick in die Plattform, die wichtigsten Module und typische Anwendungsfälle. Dabei zeigen wir Ihnen beispielsweise, wie sich Wartungen planen, Störungsmeldungen bearbeiten oder Gebäude- und Anlagendaten zentral verwalten lassen.

Ihre Fragen greifen wir direkt in der Präsentation auf und besprechen, welche Möglichkeiten für Ihr Unternehmen relevant sind. So gewinnen Sie eine erste Orientierung, bevor wir Ihre Anforderungen im anschließenden Workshop detailliert ausarbeiten.

Welche Aufgaben sollen einfacher werden? Welche Informationen fehlen heute? Und wer soll künftig mit der CAFM-Software arbeiten? Bei Bedarf klären wir in einem gemeinsamen Anforderungsworkshop Ihre bestehenden Abläufe und definieren, was Axxerion für Ihre Organisation leisten soll.

Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Funktionen gleichzeitig einzuführen. Entscheidend ist, mit den Prozessen zu starten, die für Ihren Betrieb relevant sind – beispielsweise Wartungsplanung, Störungsmanagement oder die zentrale Verwaltung Ihrer Gebäude- und Anlagendaten.

Die Ergebnisse halten wir in einem Anforderungsprotokoll fest. Darauf aufbauend stimmen wir die benötigten Module, den Implementierungsumfang und die Zusammenarbeit im Projekt ab. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer Kostenübersicht und dem vorgesehenen Vorgehen.

Sollten Sie bereits ein ausgearbeitetes Lastenheft haben, ist dieses meist schon ausreichend für unser erstes Angebot.

Auch während der Umsetzung behalten Sie den Überblick: Unser Consultingteam dokumentiert den Projektfortschritt und stimmt Änderungen bei Aufwand und Zeitplanung frühzeitig mit Ihnen ab.

Sie wissen, welche Anforderungen umgesetzt werden und welche Schritte dafür notwendig sind.

Sollte es zu einer Beauftragung kommen geht es im ersten Schritt darum, Ihre Daten lückenlos in Ihr CAFM-System zu übernehmen.

Gebäudelisten, Anlagenverzeichnisse, Wartungsinformationen und Verträge: Für die CAFM-Einführung müssen die benötigten Informationen zusammengeführt und sinnvoll zugeordnet werden. Wir unterstützen Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Daten und stellen bei Bedarf Vorlagen und Musterdateien bereit. Auf Wunsch können wir auch unsere Partner für die Datenmigration in das Projekt mit einbeziehen.

Gemeinsam klären wir, welche Daten übernommen werden sollen und in welcher Qualität sie vorliegen. Fehlende Angaben, uneinheitliche Bezeichnungen oder veraltete Bestände werden dabei nicht einfach ungeprüft in das neue System übertragen.

Auch Ihre bestehende IT-Landschaft wird berücksichtigt. Axxerion unterstützt den Datenaustausch über CSV- und XML-Dateien sowie Schnittstellen wie REST und SOAP. Je nach Anforderung lassen sich beispielsweise ERP-Systeme, Dokumentenmanagement oder zentrale Anmeldedienste anbinden. Welche Verbindung sinnvoll ist, stimmen wir anhand Ihrer Quellsysteme und Datenflüsse ab.

Ihre Daten werden strukturiert nutzbar und die benötigten Verbindungen zu anderen Systemen gezielt geplant.

Eine CAFM-Software soll Ihre Arbeit unterstützen, nicht unnötig komplizierter machen. Deshalb übersetzen wir Ihre Anforderungen in passende Datenstrukturen, Benutzerrollen und digitale Arbeitsabläufe.

Wir konfigurieren die benötigten Funktionen und legen gemeinsam fest, welche Informationen einzelne Nutzergruppen sehen und bearbeiten dürfen. Facility Management, Technik und gelegentliche Anwender erhalten so einen Zugang, der zu ihren Aufgaben passt.

Mit der Workflow-Engine lassen sich beispielsweise Störungsmeldungen zuweisen, Freigaben abbilden und Erinnerungen auslösen. Auch eigene Datenfelder und Berichte können eingerichtet werden. Dabei bringen wir Erfahrungen aus anderen Implementierungsprojekten ein und prüfen mit Ihnen, wo Standards ausreichen und wo individuelle Anpassungen sinnvoll sind.

Ihre Lösung bleibt veränderbar: Nach einer entsprechenden Administratorenschulung können Sie viele Einstellungen, Datenfelder und Workflows selbst anpassen.

Sie erhalten eine konfigurierte CAFM-Lösung mit nachvollziehbaren Abläufen und klaren Zuständigkeiten.

Eine erfolgreiche Einführung endet nicht mit der technischen Einrichtung. Ihre Mitarbeitenden müssen wissen, wie sie ihre Aufgaben im neuen System erledigen und an wen sie sich bei Fragen wenden können.

Unsere Schulungen orientieren sich deshalb an den jeweiligen Nutzergruppen. Administratoren lernen, das System zu verwalten und anzupassen. Facility Manager, Servicetechniker und Endanwender werden in die Funktionen eingearbeitet, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen.

Den Übergang in den produktiven Betrieb stimmen wir mit Ihnen ab. Dabei berücksichtigen wir kritische Abläufe, Zuständigkeiten und die Reihenfolge der Einführung. Für den Start sollten die vorgesehenen Anwender ihre wichtigsten Arbeitsschritte im System testen und offene Fragen rechtzeitig klären.

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Ihre internen Anwendungs- und Systemadministratoren übernehmen die erste Unterstützung für Anwender. Bei weiterführenden Fragen unterstützt mavorest im Second-Level-Support. Über das Kundenportal können Sie Supportanfragen stellen und deren Bearbeitungsstatus verfolgen.

Ihr Team wird auf die Nutzung vorbereitet und erhält klare Unterstützungswege für den laufenden Betrieb.

Der Wechsel eines CAFM-Systems muss kein hohes Risiko sein. Mit einer strukturierten Planung lassen sich Migrationsrisiken reduzieren und notwendige Unterbrechungen auf ein Minimum begrenzen.