Vertragsmanagement
Fristen | Workflowbasiert | Terminsicher | Vertragsteam
Verträge prüfen, bevor Fristen enden.
Verträge bündeln, Fristen überwachen, Zahlungen planen.
Die Kündigungsfrist für eine Bürofläche rückt näher – verlängern, neu verhandeln oder kündigen? Mit dem Vertragsmanagement von Axxerion führen Sie Mietverträge, Nachträge, Laufzeiten und vereinbarte Zahlungen zentral zusammen. Hinterlegte Erinnerungen und zugewiesene Aufgaben unterstützen die rechtzeitige Abstimmung. So stehen die Informationen für Ihre Entscheidung gemeinsam zur Verfügung – statt verteilt auf Ordner, Tabellen und Postfächer.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Vertrag zur dokumentierten Entscheidung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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In drei Schritten zur geklärten Mietentscheidung
Für eine Bürofläche steht die nächste Vertragsentscheidung an.
Mietvertrag und Fristen erfassen
Sie erfassen den Mietvertrag mit den zugehörigen Vertragsdaten, Laufzeiten und Zahlungsvereinbarungen. Vertragsdokumente und vorhandene Nachträge werden gemeinsam bereitgestellt und mit dem betreffenden Objekt verknüpft. Anschließend hinterlegen Sie die geprüften Fristen und legen fest, wann die nächste interne Prüfung beginnen soll. So stehen die wesentlichen Angaben für die spätere Entscheidung zusammen zur Verfügung. Wichtig ist dabei, dass die erfassten Termine und Konditionen mit den tatsächlich vereinbarten Vertragsunterlagen übereinstimmen.
Vertragsprüfung zuweisen und begleiten
Zum hinterlegten Zeitpunkt erinnert das System die vorgesehenen Verantwortlichen an die anstehende Prüfung. Ein eingerichteter Workflow führt durch die notwendigen Abstimmungen: Wer bewertet den weiteren Flächenbedarf, wer prüft die Konditionen und wer gibt die interne Entscheidung frei? Die Beteiligten erhalten entsprechend ihrer Berechtigungen Zugriff auf die erforderlichen Informationen. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welche Schritte abgeschlossen sind und wo noch eine Rückmeldung aussteht. Bei Bedarf unterstützen zusätzliche Erinnerungen und Eskalationen die Nachverfolgung.
Entscheidung dokumentieren und Vertragsdaten aktualisieren
Nach der internen Prüfung halten Sie das Ergebnis im vorgesehenen Ablauf fest. Werden anschließend neue Konditionen vereinbart, ergänzen Sie die zugehörigen Unterlagen und aktualisieren die betroffenen Vertragsdaten. Dazu können eine geänderte Laufzeit, neue Zahlungstermine oder die nächste Prüffrist gehören. Nachträge bleiben mit dem Vertrag verbunden; berechtigte Personen können den dokumentierten Stand einsehen. So beginnt die nächste Vertragsprüfung nicht mit der Suche nach der letzten Entscheidung, sondern mit einer nachvollziehbaren Informationsgrundlage.
Was die Vertragsverwaltung erschwert
Verträge und Nachträge liegen an unterschiedlichen Stellen.
Kündigungs- und Verlängerungsfristen müssen manuell nachgehalten werden.
Zahlungen und vertragliche Verpflichtungen sind schwer zu überblicken.
Prüfungen und Freigaben bleiben in E-Mail-Verläufen hängen.
Für die Standort- und Kostenplanung fehlt eine gemeinsame Auswertung.
So behalten Sie Verträge mit Axxerion im Griff
Vertragsdaten und Unterlagen zentral zusammenführen.
Fristen hinterlegen und rechtzeitig erinnern lassen.
Vereinbarte Zahlungen beim Vertrag planen.
Vertragsprüfungen mit klaren Zuständigkeiten steuern.
Vertragsdaten auswerten und weitere Prozesse anbinden.
Für wen eignet sich das Modul?
Die Lösung eignet sich für Immobilienverantwortliche, Property-Management-Teams, Facility-Management-Abteilungen und kaufmännische Mitarbeitende, die Verträge und Mietverhältnisse zentral organisieren möchten. Sie verbindet die Personen, die Vertragsinformationen pflegen, mit den Verantwortlichen für Prüfung, Planung und Freigabe.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betreut werden, unterschiedliche Vertragsarten zusammenkommen oder Fristen und Zahlungsvereinbarungen bisher in getrennten Listen geführt werden. Im Mittelpunkt steht eine gemeinsame Grundlage für die laufende Verwaltung und anstehende Vertragsentscheidungen.
„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“
Randstad Deutschland
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Können wir neben Mietverträgen auch andere Verträge verwalten?
Ja. Das Vertragsmanagement dient der zentralen Verwaltung unterschiedlicher Vertragsarten. Neben Mietverträgen können beispielsweise Wartungs-, Service- oder Leasingverträge berücksichtigt werden. Vertragsdaten, Unterlagen, Fristen und Zahlungsinformationen werden im jeweiligen Zusammenhang geführt. Welche Kategorien und Bearbeitungsabläufe Sie benötigen, legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest.
Können wir unsere bisherigen Vertragslisten und Unterlagen übernehmen?
Ja. Strukturierte Vertragsdaten können beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien importiert werden. mavorest unterstützt Sie bei der Vorbereitung und Zuordnung der Informationen. Auch die Übernahme und Verknüpfung vorhandener Vertragsdokumente wird im Projekt abgestimmt. Vor dem Import sollten insbesondere Vertragsbezeichnungen, Objektzuordnungen, Laufzeiten und Fristen geprüft werden, damit widersprüchliche oder veraltete Angaben nicht in die neue Verwaltung übernommen werden.
Wie werden wir an Kündigungs- und Verlängerungsfristen erinnert?
Sie hinterlegen die relevanten Fristen und legen passende Erinnerungstermine fest. Eingerichtete Regeln informieren die vorgesehenen Verantwortlichen und können mit Prüfaufgaben im Workflow verbunden werden. Auch weitere Erinnerungen oder Eskalationen lassen sich vorsehen. Grundlage dafür sind korrekt erfasste Vertragsdaten und eine klare Festlegung, wer wann auf eine anstehende Entscheidung hingewiesen werden soll.
Wer kann vertrauliche Vertragsdaten und Dokumente einsehen?
Sie steuern den Zugriff über Benutzer- und Rollenrechte. Zusätzlich unterstützt die Plattform Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. So lässt sich festlegen, welche Informationen einzelne Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. Prüf- und Freigabeaufgaben können den vorgesehenen Rollen zugewiesen werden, ohne allen Beteiligten denselben Zugriff auf sämtliche Vertragsdaten einzuräumen.
Können wir auch Nebenkosten abrechnen und die Buchhaltung anbinden?
Ja. Für die Betriebskostenabrechnung steht eine ergänzende Anwendung mit Umlageschlüsseln, Vorauszahlungen sowie Flächen- und Verbrauchsdaten zur Verfügung. Die Zahlungsplanung im Vertragsmanagement ist davon zu unterscheiden. Für die Verbindung mit bestehenden Buchhaltungssystemen sind Schnittstellen vorgesehen, beispielsweise zu SAP oder DATEV. Welche Daten übertragen und welche Arbeitsschritte verbunden werden, stimmen wir mit Ihrer vorhandenen Systemlandschaft ab.
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Erleben Sie, wie Sie Vertragsunterlagen zusammenführen, anstehende Fristen verfolgen und Prüfungen mit klaren Zuständigkeiten organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Miet- und Vertragsdaten Sie benötigen und wie Ihre Teams die dazugehörigen Entscheidungen dokumentieren sollen.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Vertrag zur dokumentierten Entscheidung und besprechen Ihre Anforderungen.
Nutzen Sie dazu gerne die nebenstehenden Kalender zur Terminbuchung.
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