Ticketsystem (Meldungen)

Automatisiert | Workflowbasiert | Terminsicher | Auftragsverwaltung

Störungen lösen statt Meldungen suchen.

Meldungen erfassen, Aufträge zuweisen, Erledigung nachweisen.

Die Beleuchtung im Besprechungsraum fällt aus – doch wer kümmert sich darum? Mit dem Ticketsystem von Axxerion erfassen Sie Störungen und Serviceanfragen zentral und steuern die Bearbeitung über klare Zuständigkeiten. Arbeitsaufträge und mobile Rückmeldungen machen nachvollziehbar, was zu tun ist, wer die Aufgabe übernimmt und wie sie abgeschlossen wurde. So bleibt der Vorgang vom ersten Hinweis bis zur dokumentierten Erledigung im Blick.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Störmeldung zum erledigten Auftrag und besprechen Ihre Anforderungen.

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Was die Bearbeitung von Meldungen erschwert

Meldungen verteilen sich auf Postfächer und Notizen.

Informationen zum Problem und zum betroffenen Objekt liegen an unterschiedlichen Stellen. Für die Bearbeitung müssen die Angaben erst zusammengetragen werden.

Niemand weiß eindeutig, wer zuständig ist.

Anfragen werden mehrfach weitergeleitet oder bleiben zwischen internen Teams und externen Dienstleistern liegen. Notwendige Freigaben werden separat abgestimmt.

Bearbeitungsstände und Termine müssen erfragt werden.

Ob ein Vorgang noch offen, bereits in Arbeit oder abgeschlossen ist, bleibt ohne zusätzliche Rückfragen unklar.

Die Rückmeldung erfolgt erst nach dem Einsatz.

Ausgeführte Arbeiten, Fotos und Notizen werden später übertragen. Bis dahin fehlt der Koordination ein aktueller Überblick.

Ergebnisse und Aufwand sind nur mühsam nachvollziehbar.

Nach dem Abschluss müssen Leistungsnachweise, Arbeitszeiten und Materialverbrauch aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

So bringen Sie Meldungen mit Axxerion zum Abschluss

Störungen und Serviceanfragen zentral erfassen.

Halten Sie Meldungen in einem gemeinsamen System fest und verknüpfen Sie den Vorgang mit den zugehörigen Gebäude-, Raum- oder Anlagendaten. Beschreibungen und ergänzende Dokumentation schaffen eine nachvollziehbare Grundlage für die weitere Bearbeitung.

Aufgaben regelbasiert zuweisen und Freigaben einbinden.

Hinterlegte Workflows leiten Aufgaben an die vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen weiter. Erforderliche Prüfungen und Genehmigungen lassen sich im Ablauf berücksichtigen. Externe Dienstleister können mit eigenen Zugängen und passenden Berechtigungen eingebunden werden.

Status verfolgen und Fristen überwachen.

Zentrale Übersichten und die grafische Workflowdarstellung zeigen den Bearbeitungsstand. Zeitabhängige Regeln können Erinnerungen versenden oder Eskalationen auslösen, wenn ein vorgesehener Schritt nicht rechtzeitig erreicht wird. So erkennen Sie, wo nachgefasst werden muss.

Tickets und Aufträge direkt vor Ort bearbeiten.

Mobile Formulare und Fotodokumentation unterstützen die Erfassung am Einsatzort. Die mobilen Lösungen bieten außerdem QR- und Barcode-Scanning. Mavorest Mobile unterstützt die Bearbeitung von Tickets und Arbeitsaufträgen sowie Offline-Funktionalität und Synchronisation.

Erledigung dokumentieren und Aufträge auswerten.

Führen Sie die Bearbeitungsdokumentation beim Vorgang zusammen. Über verknüpfte Zeit- und Materialerfassung ergänzen Sie die Auftragsdaten. Berichte und Dashboards unterstützen die Auswertung; geplante und tatsächliche Kosten lassen sich miteinander vergleichen.

In drei Schritten von der Meldung zur Erledigung

So greifen Meldung, Arbeitsauftrag und Rückmeldung ineinander.

Störung erfassen und den Ort zuordnen

Eine Mitarbeiterin bemerkt die defekte Beleuchtung und erfasst eine Meldung im System. Sie beschreibt das Problem und ordnet den betroffenen Raum zu. Bei mobiler Erfassung kann ein Foto die Beschreibung ergänzen. Damit erhält die zuständige Stelle die Angaben, die sie für die erste Einordnung benötigt. Die Meldung ist zentral gespeichert und bildet den Ausgangspunkt für die weitere Bearbeitung – statt als einzelne Nachricht ohne gemeinsamen Bearbeitungsstand im Postfach zu bleiben.

Zuständigkeit klären und den Auftrag steuern

Der hinterlegte Workflow führt die Meldung zur vorgesehenen Bearbeitungsstelle. Für die erforderlichen Arbeiten wird ein Arbeitsauftrag angelegt und dem zuständigen Team oder einem eingebundenen Dienstleister zugewiesen. Je nach Ihrem Ablauf werden zuvor Freigaben eingeholt und Bearbeitungstermine festgelegt. Die Koordination sieht den aktuellen Status und kann offene Schritte nachverfolgen. Eingerichtete Erinnerungen und Eskalationen unterstützen dabei, Aufgaben nicht nur weiterzugeben, sondern bis zur Bearbeitung im Blick zu behalten.

Ausführung dokumentieren und den Vorgang abschließen

Das Technikteam öffnet den Auftrag vor Ort und hält fest, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Mobile Formulare, ergänzende Angaben und Fotos dokumentieren das Ergebnis. Zugehörige Arbeitszeiten und Materialverbräuche können über die verknüpften Funktionen erfasst werden. Anschließend werden Auftrag und Meldung entsprechend Ihrem festgelegten Ablauf abgeschlossen. Die gespeicherte Dokumentation bleibt für berechtigte Personen nachvollziehbar. So endet der Vorgang nicht mit einer mündlichen Rückmeldung, sondern mit einem dokumentierten Bearbeitungsergebnis.

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„Axxerion ist eine Software, die uns geholfen hat, den ganzen operativen Bereich zu digitalisieren und zu strukturieren […]“

Waser Works AG, Schweiz

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So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Müssen Mitarbeitende für eine Meldung das gesamte CAFM-System bedienen?

Nein. Die Oberfläche und die verfügbaren Funktionen lassen sich an die jeweilige Benutzergruppe anpassen. Für meldende Personen kann ein begrenzter Zugang eingerichtet werden, über den sie Anliegen erfassen und einsehen. Die Rolle „Antragsteller“ ist in der Plattform ausdrücklich vorgesehen. Welche Informationen sichtbar und welche Aktionen möglich sind, bestimmen die hinterlegten Berechtigungen.

Können wir unsere eigenen Zuständigkeiten und Freigaben abbilden?

Ja. Sie können vorhandene Workflows nutzen, anpassen oder eigene Abläufe definieren. Dazu gehören die Zuweisung von Aufgaben an Benutzergruppen, erforderliche Genehmigungen und zeitabhängige Erinnerungen oder Eskalationen. Gemeinsam legen wir fest, welche Schritte Ihre Meldungen und Aufträge durchlaufen sollen. So wird der Ablauf auf Ihre Organisation abgestimmt, statt jede Anfrage auf dieselbe Weise zu bearbeiten.

Können externe Dienstleister Aufträge direkt bearbeiten?

Ja. Externe Dienstleister können über eigene Zugänge in die Bearbeitung eingebunden werden. Sie legen fest, welche Aufträge, Dokumente und Funktionen die jeweiligen Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. Damit lassen sich beispielsweise die Auftragsbearbeitung und die zugehörige Dokumentation gemeinsam organisieren, ohne externen Beteiligten pauschal Zugriff auf sämtliche Informationen zu geben.

Können Mitarbeitende den Status ihrer Meldung selbst einsehen?

Ja. Die Statusverfolgung gehört zum Meldungsmanagement. Berechtigte Personen können den aktuellen Bearbeitungsstand im System einsehen. Welche Vorgänge und Informationen für meldende Mitarbeitende sichtbar sind, wird über die Benutzerrechte festgelegt. So können sie nachsehen, wie weit die Bearbeitung fortgeschritten ist, ohne dafür jedes Mal die zuständige Stelle kontaktieren zu müssen.

Können Techniker Aufträge auch ohne Internetempfang bearbeiten?

Ja. Mavorest Mobile unterstützt die Bearbeitung von Tickets und Arbeitsaufträgen sowie Offline-Funktionalität und Synchronisation. Damit kann der mobile Ablauf auch für Einsatzorte mit eingeschränktem Empfang eingerichtet werden. Welche Daten und Bearbeitungsschritte offline benötigt werden, stimmen wir bei der Einführung ab und prüfen den vorgesehenen Ablauf in Ihrer Systemumgebung.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, technische Leitungen, Haustechnikteams und FM-Dienstleister, die Störungen und Serviceanfragen zentral bearbeiten möchten. Sie verbindet die Personen, die ein Anliegen melden, mit den Teams, die Aufträge koordinieren, ausführen und dokumentieren.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betreut werden, interne und externe Teams zusammenarbeiten oder Rückmeldungen bisher über getrennte Postfächer, Telefonate und Listen laufen. Im Mittelpunkt steht ein gemeinsamer Bearbeitungsstand vom Eingang der Meldung bis zum Abschluss des Auftrags.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie aus einer Störmeldung ein zugewiesener und dokumentierter Arbeitsauftrag wird. Gemeinsam besprechen wir, welche Meldewege, Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte Sie benötigen und wie Ihre Teams im Büro und vor Ort zusammenarbeiten sollen.