1. Ausgangslage erfassen: Wo entsteht heute vermeidbarer Aufwand?

Beginnen Sie nicht mit der Frage, welche CAFM-Module interessant sein könnten. Schauen Sie zuerst auf die Abläufe, die Ihr Team heute beschäftigen.

Werden Störungen per E-Mail gemeldet und anschließend mehrfach weitergeleitet? Müssen Techniker ihre Notizen nach einem Einsatz erneut am Schreibtisch erfassen? Werden Wartungsnachweise vor jeder Auswertung aus verschiedenen Ordnern zusammengesucht?

Solche Beobachtungen machen Handlungsbedarf sichtbar. Für den Business Case sollten Sie diese jedoch möglichst konkret beschreiben.

Erfassen Sie für die relevanten Prozesse, wie viele Vorgänge anfallen, welche Personen beteiligt sind und welcher Bearbeitungs- oder Abstimmungsaufwand entsteht. Prüfen Sie außerdem, welche Daten bereits vorliegen und wie verlässlich sie sind.

Aus „Unsere Ticketbearbeitung ist zu aufwendig“ wird dann beispielsweise:

„Wir wollen den manuellen Aufwand für die Zuordnung, Rückmeldung und Dokumentation von Störmeldungen reduzieren. Dafür erfassen wir zunächst die heutige Bearbeitungszeit je Vorgang.“

Formulieren Sie anschließend einen Zielwert und legen Sie fest, bis wann Sie ihn erreichen möchten. Fehlen belastbare Ausgangsdaten, kennzeichnen Sie das offen. Eine zunächst geschätzte Bearbeitungszeit ist eine Annahme – noch kein gemessener Ist-Wert.

Halten Sie je Ziel mindestens Ausgangswert, Zielwert, Datenquelle und eine verantwortliche Person fest. So bleibt später nachvollziehbar, ob die Einführung tatsächlich die gewünschte Veränderung bewirkt.

2. Nutzen bewerten: Was soll sich durch CAFM verbessern?

Eine zentrale Datenbasis, mobile Rückmeldungen und automatisierte Workflows können Ihre Abläufe unterstützen. Für Ihren Business Case zählt jedoch nicht die Funktion an sich, sondern ihre konkrete Wirkung im jeweiligen Prozess.

Die folgende Übersicht zeigt beispielhaft, wie Sie die im Ausgangsbeitrag beschriebenen Nutzenfelder und Kennzahlen für Ihre Bewertung zusammenführen können.

Nicht jeder Nutzen lässt sich auf dieselbe Weise bewerten. Für eine nachvollziehbare Darstellung empfiehlt sich die Trennung in drei Kategorien.

Tatsächliche Kosteneinsparungen

Hier berücksichtigen Sie Ausgaben, die durch die veränderte Arbeitsweise nachweisbar entfallen oder sinken. Entscheidend ist, ob sich ein Effekt tatsächlich im Budget niederschlägt.

Rechnen Sie deshalb nicht pauschal mit niedrigeren Betriebs- oder Instandhaltungskosten. Beschreiben Sie, welche konkrete Ausgabe sich verändern soll und auf welcher Grundlage Sie diese Veränderung erwarten.

Zeitliche Entlastung

Weniger Suchaufwand, weniger doppelte Erfassung und weniger Abstimmung können Kapazitäten für andere Aufgaben freisetzen. Diese Entlastung ist ein eigenständiger Nutzen – auch dann, wenn die Personalkosten unverändert bleiben.

Für die Bewertung können Sie die erwartete Zeitersparnis mit einem internen Stundensatz ansetzen. Weisen Sie das Ergebnis jedoch als bewertete Arbeitskapazität aus, nicht automatisch als Einsparung.

Qualitative Verbesserungen

Klare Zuständigkeiten, vollständigere Dokumentationen und eine bessere Entscheidungsgrundlage gehören ebenfalls in den Business Case. Nicht jeder dieser Effekte benötigt einen Eurobetrag.

Beschreiben Sie stattdessen, woran die Verbesserung erkennbar wird: Sind Wartungsnachweise vollständig einer Anlage zugeordnet? Ist der Bearbeitungsstatus eines Auftrags nachvollziehbar? Stehen die benötigten Informationen ohne zusätzliche Rückfragen zur Verfügung?

3. Aufwand erfassen: Mehr als den Softwarepreis vergleichen

Ein CAFM-Business-Case bleibt unvollständig, wenn er nur die Anschaffungs- oder Lizenzkosten betrachtet. Bereits der Ausgangsbeitrag weist darauf hin, die Gesamtbetriebskosten über mehrere Jahre einzubeziehen und Datenqualität, Schulung sowie Change-Management nicht zu unterschätzen.

Für Ihre Planung sollten Sie deshalb zwischen dem Aufwand der Einführung und dem Aufwand im laufenden Betrieb unterscheiden.

Prüfen Sie bei jedem Angebot, welche Leistungen bereits enthalten sind. Wartung, Updates oder Support dürfen weder übersehen noch doppelt angesetzt werden.

Interne Mitarbeit gehört in die Kalkulation

Auch wenn Ihre Mitarbeitenden keine separate Rechnung für das Projekt stellen, benötigen sie Zeit für Datenprüfung, Entscheidungen, Tests und Schulungen. Halten Sie diesen Einsatz deshalb ausdrücklich fest.

Klären Sie früh, wer Anforderungen freigibt, Daten bereitstellt und später die Systemverantwortung übernimmt. Ein Projektplan sollte nicht nur zeigen, wann Aufgaben stattfinden, sondern auch, wer dafür tatsächlich verfügbar ist.

Datenqualität ist ein dauerhafter Aufwand

Die Datenbereinigung gehört vor die Migration. Danach braucht es weiterhin klare Zuständigkeiten: Wer legt neue Anlagen an? Wer aktualisiert Vertragsdaten? Wer kontrolliert, ob Informationen vollständig und einheitlich erfasst werden?

Diese Aufgaben sind keine Nebensache. Sie gehören zu den Voraussetzungen dafür, dass die geplanten Prozesse und Auswertungen verlässlich funktionieren.

4. Nutzen und Aufwand gegenüberstellen: Welche Annahmen tragen die Rechnung?

Legen Sie für Ihre Bewertung einen einheitlichen Betrachtungszeitraum fest. Vergleichen Sie nicht den Nutzen eines vollständig ausgebauten Systems mit den Kosten einer kleinen ersten Einführungsphase.

Für eine einfache Gegenüberstellung können Sie zunächst folgende Rechnung verwenden:

Finanzieller Überschuss im Betrachtungszeitraum = budgetwirksame Einsparungen − einmalige und laufende Zusatzkosten

Zeitliche Entlastung und qualitative Verbesserungen weisen Sie daneben separat aus. So wird sichtbar, welcher Teil des Nutzens tatsächlich Ausgaben reduziert und welcher Teil die Leistungsfähigkeit Ihrer Organisation verbessert.

Berücksichtigen Sie außerdem, ab wann ein Nutzen entstehen kann. Wenn ein Prozess erst im Laufe des Jahres eingeführt wird, sollten Sie nicht bereits für dieses gesamte Jahr den vollen Effekt ansetzen.

Prüfen Sie anschließend, wie empfindlich Ihre Bewertung auf veränderte Annahmen reagiert. Was passiert, wenn die Datenaufbereitung aufwendiger wird? Wenn eine Schnittstelle später verfügbar ist? Oder wenn die tatsächliche Zeitersparnis geringer ausfällt als zunächst angenommen?

Ein möglicher Ansatz ist, einer erwarteten Entwicklung eine vorsichtigere Variante gegenüberzustellen. Damit erkennen Sie, welche Unsicherheiten für die Entscheidung besonders wichtig sind.

Achten Sie auch auf Doppelzählungen: Wenn mobile Rückmeldungen die Nachbearbeitung eines Tickets verkürzen, darf dieselbe eingesparte Zeit nicht zusätzlich vollständig als allgemeine Effizienzsteigerung im Ticketmanagement auftauchen.

5. Prioritäten setzen: Was gehört in die erste Ausbaustufe?

Nicht jeder sinnvolle Anwendungsfall muss zum Start umgesetzt werden. Umgekehrt ist der Prozess mit dem geringsten Einführungsaufwand nicht automatisch der wichtigste.

Klären Sie zunächst, welche Anforderungen für den gewählten Projektumfang unverzichtbar sind. Dazu können beispielsweise die strukturierte Verwaltung von Anlagen, die Dokumentation von Wartungen oder der mobile Zugriff für das technische Team gehören. Welche Anforderungen tatsächlich Must-haves sind, hängt von Ihren Prozessen ab.

Für die weitere Reihenfolge können Sie die Anwendungsfälle in drei Gruppen einteilen.

Für den Start erforderlich

Hierzu gehören Anforderungen, ohne die der vorgesehene Prozess nicht sinnvoll funktionieren würde. Auch notwendige Datenstrukturen, Zuständigkeiten und Schnittstellen müssen berücksichtigt werden.

Ein Beispiel: Wenn Wartungsaufträge eindeutig Anlagen zugeordnet werden sollen, benötigen Sie dafür zunächst eine brauchbare Anlagenstruktur. Diese Vorarbeit lässt sich nicht überspringen, nur weil sie selbst noch keinen sichtbaren Automatisierungseffekt erzeugt.

Früh umsetzen, weil Nutzen und Aufwand zusammenpassen

Für einen frühen Einstieg kommen Prozesse infrage, deren Nutzen klar beschrieben ist und deren Voraussetzungen bereits weitgehend vorliegen.

Das könnte etwa ein häufig genutzter Meldeprozess sein, bei dem heute viel manuelle Abstimmung entsteht. Entscheidend ist jedoch Ihre konkrete Ausgangslage – nicht eine pauschale Empfehlung, immer mit einem bestimmten Modul zu beginnen.

Bewusst für später einplanen

Weitere Funktionen können sinnvoll sein, ohne bereits zum Start erforderlich zu sein. Halten Sie diese Anforderungen fest, statt sie entweder sofort in den Projektumfang aufzunehmen oder vollständig zu verwerfen.

Prüfen Sie dafür, welche zusätzlichen Daten, Schnittstellen oder organisatorischen Veränderungen benötigt werden. So entsteht eine begründete Ausbauplanung.

Bewerten Sie jeden Anwendungsfall nach Nutzen, Aufwand, Dringlichkeit und Abhängigkeiten. Eine hohe Priorität ist dann nachvollziehbar, wenn Sie erklären können, warum der Prozess jetzt wichtig ist und welche Voraussetzungen für seine Umsetzung erfüllt sind.

Auch die bisherigen Auswahlkriterien erhalten damit einen klaren Bezug zum Business Case: Mobile Nutzung ist relevant, wenn sie Medienbrüche in Ihren Abläufen reduziert. Eine Schnittstelle ist relevant, wenn sie benötigte Daten durchgängig verfügbar macht. Flexibilität ist relevant, wenn Sie absehbare Veränderungen ohne unverhältnismäßigen Zusatzaufwand abbilden möchten.

6. Aus der Bewertung eine konkrete Entscheidung ableiten

Am Ende sollte Ihr Business Case eine Entscheidung ermöglichen – nicht nur Informationen sammeln.

Fassen Sie dafür zusammen, welche Probleme Sie zuerst lösen möchten, welchen Nutzen Sie erwarten und welche Ressourcen dafür erforderlich sind. Benennen Sie den Umfang der ersten Ausbaustufe ebenso deutlich wie die Anforderungen, die zunächst nicht dazugehören.

Machen Sie offene Punkte sichtbar. Fehlen beispielsweise belastbare Angaben zur Datenqualität oder zum Aufwand einer Schnittstelle, sollten diese nicht hinter einem scheinbar präzisen Gesamtbetrag verschwinden.

Eine mögliche Entscheidung kann deshalb auch lauten, zunächst einen klar abgegrenzten Prozess umzusetzen oder bestimmte Annahmen vor der weiteren Freigabe zu prüfen.

Nach dem Go-live: Den Business Case weiterführen

Mit der Inbetriebnahme endet die Bewertung nicht. Vergleichen Sie die erreichten Ergebnisse mit den zuvor festgelegten Zielen.

Werden Tickets tatsächlich mit weniger Aufwand bearbeitet? Sind Rückmeldungen vollständiger? Werden die neuen Abläufe genutzt oder bestehen weiterhin parallele Listen und E-Mail-Prozesse?

Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um Schulungen, Konfiguration und Arbeitsweisen gezielt nachzuschärfen. Weitere Ausbaustufen lassen sich anschließend auf Basis der tatsächlichen Erfahrungen planen – nicht nur auf Basis der ursprünglichen Erwartungen.

Wie unterstützt mavorest Sie bei der Vorbereitung Ihrer CAFM-Einführung?

Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Welche Daten müssen dafür verfügbar sein? Und welche Nutzergruppen arbeiten später mit der Lösung?

Diese Fragen klären wir bei mavorest gemeinsam mit Ihnen in der Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse werden dokumentiert und bilden die Grundlage für die Auswahl der passenden Funktionen sowie ein individuelles Angebot. Darin werden die vorgesehenen Leistungen, Kosten und Projektressourcen beschrieben.

Mit Axxerion lassen sich die ausgewählten Prozesse schrittweise einführen und erweitern. Wir begleiten Sie bei der Datenübernahme, Konfiguration und Schulung sowie bei der weiteren Nutzung und Optimierung.

Für Ihren Business Case liefert das konkrete Informationen zum geplanten Leistungsumfang und zur Umsetzung. Ihre internen Aufwände und erwarteten Verbesserungen können Sie diesen Angaben anschließend gegenüberstellen.

Häufige Fragen zum CAFM-Business-Case

Muss jeder Nutzen in Euro ausgedrückt werden?

Nein. Tatsächliche Kosteneinsparungen, frei werdende Arbeitskapazität und qualitative Verbesserungen sollten getrennt dargestellt werden. Entscheidend ist, dass Sie für jeden Nutzen beschreiben, woran er erkennbar ist und wie Sie ihn überprüfen.

Was tun, wenn noch keine verlässlichen Ausgangsdaten vorliegen?

Beginnen Sie mit ausgewählten Prozessen und erfassen Sie deren heutigen Aufwand. Kennzeichnen Sie Schätzungen ausdrücklich und legen Sie fest, wie Sie diese prüfen. Ein zunächst kleinerer, nachvollziehbarer Business Case ist hilfreicher als eine umfangreiche Rechnung mit unklarer Datengrundlage.

Müssen alle späteren Funktionen bereits im ersten Business Case enthalten sein?

Sie sollten absehbare Erweiterungen berücksichtigen, müssen aber nicht alles gleichzeitig umsetzen. Trennen Sie den konkret geplanten Einstieg von späteren Ausbaustufen. Ordnen Sie jeder Stufe die jeweils erforderlichen Aufwände und den dazugehörigen erwarteten Nutzen zu.

Erst den Nutzen klären, dann den Umfang festlegen

Ein CAFM-Business-Case beginnt nicht mit einer Softwaredemo, sondern mit Ihren Prozessen. Er zeigt, wo Verbesserungen notwendig sind, welchen Einsatz sie erfordern und welche Schritte zuerst sinnvoll sind.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht: „Welche Funktionen können wir einführen?“ Sondern: „Welche Veränderung wollen wir erreichen – und woran erkennen wir, dass sie den Aufwand wert ist?“

Mit dieser Grundlage wird aus einer allgemeinen Digitalisierungsabsicht ein Projekt mit klaren Zielen, nachvollziehbaren Prioritäten und überprüfbaren Ergebnissen.

Sie möchten Ihre Anforderungen strukturieren und den Umfang Ihrer CAFM-Einführung konkretisieren? Vereinbaren Sie einen Beratungstermin mit mavorest.