Ausschreibungen
Anbieterauswahl | Digital Contracting | Angebotsvergleich | Direkte Vergabe
Angebote zentral vergleichen statt Postfächer durchsuchen.
Leistungen festlegen, Anbieter einladen, Aufträge vergeben.
Die Wartung Ihrer Lüftungsanlagen soll neu vergeben werden. Welche Leistungen werden benötigt und welcher Anbieter passt zu Ihren Anforderungen? Mit unserer CAFM-Software Axxerion erstellen Sie ein Leistungsverzeichnis, laden ausgewählte Dienstleister ein und lassen Angebote online abgeben. Grafische Vergleiche unterstützen Ihre Entscheidung. Das ausgewählte Angebot können Sie anschließend direkt vergeben oder in eine Bestellung überführen – statt Unterlagen und Preise aus verschiedenen Postfächern zusammenzutragen.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Leistungsverzeichnis zur Beauftragung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
EU-Hosting
Kostenloser Helpdesk
In drei Schritten vom Bedarf zum Auftrag
Wartung Ihrer Lüftungsanlagen neu beauftragen
Leistungsverzeichnis erstellen und Anbieter einladen
Sie erstellen ein Leistungsverzeichnis für die anstehenden Wartungsleistungen. Darin beschreiben Sie, welche Arbeiten angefragt werden und welchen Leistungsumfang die Anbieter berücksichtigen sollen. Anschließend wählen Sie die Dienstleister aus, die ein Angebot abgeben sollen, und laden sie gezielt ein. Das Leistungsverzeichnis bildet die gemeinsame Grundlage für deren Angebote. So beginnt der Vergleich nicht erst beim Preis, sondern bereits mit einer klaren Beschreibung dessen, was Sie beauftragen möchten.
Online-Angebote einholen und gegenüberstellen
Die eingeladenen Anbieter geben ihre Angebote online ab. Die eingegangenen Angaben stehen für den Vergleich in Axxerion zur Verfügung. Diagramme unterstützen Sie dabei, Unterschiede zwischen den Angeboten zu erkennen. Die zuständigen Personen prüfen zusätzlich, ob die angebotenen Leistungen den angefragten Umfang abdecken und welche Angaben vor einer Entscheidung noch geklärt werden müssen. So verbinden Sie die grafische Übersicht mit der fachlichen Prüfung – statt allein anhand einer Angebotssumme zu entscheiden.
Angebot auswählen und Beauftragung vorbereiten
Nach dem Vergleich wählen Sie das passende Angebot aus. Erforderliche interne Prüfungen und Freigaben können Sie über einen eingerichteten Workflow abbilden. Anschließend vergeben Sie die Leistung direkt oder überführen das Angebot in eine Bestellung. Damit führen Sie die Ausschreibung im System bis zum nächsten Beschaffungsschritt weiter. Welche Freigaben vorgesehen sind und welche Angaben in die Bestellung übernommen werden, legen Sie bei der Einrichtung Ihres Ablaufs fest.
Was Ausschreibungen unnötig aufwendig macht
Der Leistungsumfang ist nicht eindeutig beschrieben.
Anbietereinladungen verteilen sich auf einzelne Nachrichten.
Angebote gehen über unterschiedliche Wege ein.
Der Angebotsvergleich entsteht in einer separaten Tabelle.
Nach der Auswahl beginnt die Datenerfassung erneut.
So steuern Sie Ausschreibungen mit Axxerion
Leistungsverzeichnisse als gemeinsame Grundlage erstellen.
Anbieter gezielt zur Angebotsabgabe einladen.
Angebote online abgeben lassen.
Angebote mit grafischen Vergleichen bewerten.
Die Auswahl direkt zur Beauftragung weiterführen.
Für wen eignet sich die Lösung?
Die Lösung richtet sich an Facility-Management-Abteilungen, Einkaufsverantwortliche, technische Leitungen und Immobilienverantwortliche, die Angebote für Gebäude- und Serviceleistungen einholen und vergleichen möchten. Sie verbindet die Personen, die den Bedarf beschreiben, mit den Beteiligten, die Anbieter auswählen, Angebote prüfen und die Beauftragung vorbereiten.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Angebote eingeholt werden und unterschiedliche Teams an der Entscheidung mitwirken. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion ergänzt das Ausschreibungsmodul die Verwaltung Ihrer Gebäude, Dienstleistungen und Beschaffungsprozesse.
„Axxerion ist eine Software, die uns geholfen hat, den ganzen operativen Bereich zu digitalisieren und zu strukturieren […]“
Waser Works AG; Schweiz
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Können wir vorhandene Leistungsverzeichnisse weiterverwenden?
Vorhandene Unterlagen können in der Dokumentenverwaltung bereitgestellt werden. Für strukturierte Daten bietet Axxerion Importmöglichkeiten, beispielsweise über CSV oder XML. Gemeinsam prüfen wir, welche Inhalte als Dokumente hinterlegt und welche Angaben als bearbeitbare Daten übernommen werden sollen. Die Übernahme muss auf Ihre Ausgangsdateien und die benötigte Struktur abgestimmt werden; eine automatische Umwandlung beliebiger Dokumente in fertige Leistungsverzeichnisse wird nicht vorausgesetzt.
Können eingeladene Anbieter ihre Angebote direkt online abgeben?
Ja. Die Online-Angebotsabgabe gehört zum beschriebenen Funktionsumfang. Sie wählen die Anbieter aus und laden sie zur Teilnahme ein. Zugang und Berechtigungen werden für den vorgesehenen Ablauf eingerichtet. So lässt sich festlegen, welche Informationen die jeweilige Benutzergruppe sehen oder bearbeiten darf. Die eingereichten Angebote stehen anschließend für Ihren Vergleich zur Verfügung.
Können wir interne Prüfungen und Freigaben berücksichtigen?
Ja. Über die Workflowsteuerung lassen sich Aufgaben und Genehmigungsschritte abbilden. Sie legen fest, wer die Angebote fachlich prüft, wer eine Entscheidung vorbereitet und wer die Beauftragung freigibt. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welcher Schritt erreicht wurde. Bei Bedarf ergänzen eingerichtete Erinnerungen die Nachverfolgung. Diese Abläufe werden auf Ihre Organisation abgestimmt.
Was passiert nach der Auswahl eines Angebots?
Sie können das ausgewählte Angebot direkt vergeben oder in eine Bestellung umwandeln. Damit wird die Entscheidung innerhalb des Systems weitergeführt. Welche Angaben übernommen werden und welche internen Freigaben dafür erforderlich sind, wird bei der Einrichtung festgelegt. Weiterführende Vertrags- oder Rechnungsprozesse werden gesondert abgestimmt und nicht allein durch die Auswahl eines Angebots eingerichtet.
Eignet sich das Modul auch für öffentliche Vergabeverfahren?
Der beschriebene Funktionsumfang unterstützt die Erstellung von Leistungsverzeichnissen, gezielte Anbietereinladungen, Online-Angebote und deren Vergleich. Ob damit die Anforderungen Ihres konkreten öffentlichen Vergabeverfahrens abgedeckt werden, muss gesondert geprüft werden. Eine vollständige öffentliche Vergabeplattform lässt sich daraus nicht ableiten. Bringen Sie Ihre fachlichen und technischen Anforderungen deshalb bereits in die Anforderungsanalyse ein.
Vom Angebotsvergleich zur klaren Beauftragung.
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Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Leistungen beschreiben, ausgewählte Anbieter einladen und deren Angebote vergleichen. Gemeinsam besprechen wir, welche Informationen Sie für Ihre Entscheidung benötigen und wie Sie die anschließende Freigabe und Bestellung organisieren möchten.
Wir zeigen Ihnen den Weg vom Leistungsverzeichnis zur Beauftragung und besprechen Ihre Anforderungen.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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