Dokumentenmanagement

Freigaben | Versionierung | Revisionen | Ordnerstrukturen

Aktuelle Unterlagen statt veralteter Anhänge.

Dokumente zuordnen, prüfen und freigeben.

Der Wartungsbericht ist eingegangen – doch welche Fassung wurde geprüft und wo gehört sie hin? Mit unserer CAFM-Software Axxerion verknüpfen Sie Unterlagen mit Gebäuden und Anlagen, halten Versionen nachvollziehbar fest und steuern Prüfung und Freigabe. Kommentare bündeln Rückfragen direkt am Dokument. So arbeiten die Beteiligten mit einem nachvollziehbaren Dokumentenstand – statt korrigierte Anhänge in Postfächern zu suchen.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom eingegangenen Dokument zur freigegebenen Fassung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zum freigegebenen Dokument

Von der Erstellung bis zur Freigabe

Wartungsbericht hinterlegen und der Anlage zuordnen

Sie übernehmen den eingegangenen Wartungsbericht in die Dokumentenverwaltung und verknüpfen ihn mit der betreffenden Lüftungsanlage. Eine eindeutige Bezeichnung und die passende Ablage helfen dabei, den Bericht später wiederzufinden. Anschließend prüfen Sie, ob Dokument und Anlagenzuordnung zusammenpassen. Damit liegt die Unterlage nicht nur in einem allgemeinen Projektordner, sondern ist über das zugehörige Objekt erreichbar. Die zuständigen Personen haben so einen gemeinsamen Ausgangspunkt für die weitere Prüfung.

Bericht prüfen und Rückfragen am Dokument festhalten

Die zuständige Person erhält über den eingerichteten Workflow die Aufgabe, den Bericht zu prüfen. Fehlt beispielsweise eine Angabe zur gewarteten Anlage, wird die Rückfrage als Kommentar dokumentiert. Markierungen können verdeutlichen, auf welche Stelle sich die Anmerkung bezieht. Eine anschließend bereitgestellte Korrektur wird als neue Version ergänzt. So bleiben Ausgangsfassung, Rückfrage und überarbeiteter Stand nachvollziehbar, statt sich auf mehrere E-Mail-Anhänge zu verteilen. Die fachliche Prüfung erfolgt weiterhin durch die dafür vorgesehenen Personen.

Geprüfte Fassung freigeben und bereitstellen

Nach Abschluss der Prüfung wird die vorgesehene Fassung im eingerichteten Workflow freigegeben. Berechtigte Mitarbeitende können den Bericht anschließend bei der Anlage aufrufen. Über statusabhängige Rechte lässt sich beispielsweise festlegen, dass ein veröffentlichtes Dokument nicht mehr geändert oder gelöscht werden darf. Der Versionsstand und der Freigabestatus machen deutlich, welche Fassung für die weitere Nutzung vorgesehen ist. So bleibt die geprüfte Unterlage im Zusammenhang mit der Anlage verfügbar – ohne sie für jede Rückfrage erneut versenden zu müssen.

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Was Ihre Dokumentenverwaltung erschwert

Unterlagen liegen getrennt von Gebäuden und Anlagen.

Prüfberichte, Bedienungsanleitungen und weitere Nachweise befinden sich in persönlichen Ordnern oder Postfächern. Für einen Einsatz müssen die passenden Dateien erst gesucht werden. Welches Dokument zu welchem Objekt gehört, ist nicht immer eindeutig.

Mehrere Dateifassungen machen den aktuellen Stand unklar.

Rückfragen verteilen sich auf E-Mails und Notizen.

Prüfungen und Freigaben bleiben offen.

Zugriffsrechte passen nicht zu den Aufgaben.

Ein externer Dienstleister benötigt eine bestimmte Unterlage, erhält aber einen ganzen Ordner. Gleichzeitig fehlt internen Mitarbeitenden der Zugriff auf benötigte Dokumente. Bereitstellung und Vertraulichkeit lassen sich dadurch nur mit zusätzlichem Aufwand organisieren.

So verwalten Sie Dokumente mit Axxerion

Unterlagen ordnen und mit den richtigen Objekten verbinden.

Verwalten Sie Ihre Dokumente zentral und nutzen Sie passende Ordnerstrukturen für die Ablage. Verknüpfen Sie Unterlagen mit Gebäuden oder Inventar, damit sie im jeweiligen Zusammenhang erreichbar sind. So finden Ihre Teams beispielsweise den Wartungsbericht bei der betreffenden Anlage und müssen nicht zuerst eine getrennte Dateiablage durchsuchen.

Versionen und Revisionen nachvollziehbar verwalten.

Halten Sie unterschiedliche Bearbeitungsstände eines Dokuments zusammen, statt jede Änderung als losgelöste Datei abzulegen. Versionierung und Revisionen unterstützen die Nachvollziehbarkeit Ihrer Dokumentenbearbeitung. In Verbindung mit dem vorgesehenen Prüfablauf lässt sich unterscheiden, welche Fassung überarbeitet wird und welcher Stand für die weitere Nutzung freigegeben wurde.

Rückfragen kommentieren und relevante Stellen markieren.

Nutzen Sie Kommentare und Markierungen, um Hinweise bei der zugehörigen Unterlage festzuhalten. So können Beteiligte erkennen, worauf sich eine Rückfrage bezieht und welche Angaben bei der Überarbeitung berücksichtigt werden sollen. Die Abstimmung bleibt am Dokument nachvollziehbar, statt ausschließlich über separate Nachrichten zu laufen. Welche Markierungsfunktionen für Ihre Dateiformate genutzt werden können, wird bei der Einrichtung geprüft.

Prüfung, Freigabe und Archivierung im Ablauf abbilden.

Legen Sie fest, wer Dokumente prüft, freigibt und veröffentlicht. Auch Archivierungsschritte lassen sich in die Dokumentenprozesse einbinden. So erhält jede Bearbeitungsphase einen vorgesehenen Ablauf, und Ihre Teams können nachvollziehen, wie eine Unterlage von der Prüfung zur Bereitstellung gelangt. Die benötigten Schritte werden auf Ihre Organisation abgestimmt.

Zugriffe nach Rollen und Bearbeitungsstatus steuern.

Bestimmen Sie, welche Benutzergruppen Dokumente einsehen, bearbeiten oder löschen dürfen. Axxerion unterstützt Berechtigungen für Objekte, Felder und einzelne Funktionen; auch Ordner und Workflowstatus können berücksichtigt werden. So lassen sich interne Teams und externe Beteiligte gezielt einbinden. Ein freigegebener Bericht kann beispielsweise lesbar bleiben, während Änderungen für die betreffende Benutzergruppe gesperrt sind.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Facility-Management-Abteilungen, technische Leitungen, Immobilienverantwortliche und Projektteams, die ihre Gebäude- und Anlagendokumentation zentral organisieren möchten. Sie verbindet die Personen, die Unterlagen bereitstellen, mit den Verantwortlichen für Prüfung, Freigabe und spätere Nutzung.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betreut werden, externe Dienstleister Dokumente liefern oder unterschiedliche Fassungen bisher in getrennten Ablagen liegen. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion bleibt die Dokumentenverwaltung mit den zugehörigen Gebäuden, Anlagen und betrieblichen Vorgängen verbunden.

CAFM Plattform

„Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Auf- und Ausbau des Facility Managements ein hervorragendes Instrument.“

Nordsee Restaurants, Bremen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir vorhandene Dokumente und Ablagestrukturen übernehmen?

Vorhandene Dateien können in der Dokumentenverwaltung hinterlegt und mit den zugehörigen Objekten verbunden werden. Gemeinsam prüfen wir, welche Unterlagen, Bezeichnungen und Zuordnungen übernommen werden sollen. Für strukturierte Daten stehen Importmöglichkeiten zur Verfügung. Die Übernahme bisheriger Ordner, Berechtigungen und Versionshistorien wird gesondert abgestimmt; sie ergibt sich nicht automatisch aus dem Hochladen der Dateien.

Wie erkennen Mitarbeitende, welche Fassung freigegeben ist?

Versionierung und der eingerichtete Freigabeworkflow machen Bearbeitungsstand und Freigabestatus nachvollziehbar. Sie legen fest, welche Schritte eine Unterlage durchläuft und wer sie für die weitere Nutzung freigibt. Zugriffsrechte können zusätzlich an den jeweiligen Status gebunden werden. So lässt sich beispielsweise verhindern, dass veröffentlichte Dokumente von bestimmten Benutzergruppen geändert werden. Eine neue Version ist dadurch nicht automatisch auch die freigegebene Fassung.

Können externe Dienstleister Dokumente bereitstellen?

Externe Beteiligte können über entsprechend eingerichtete Zugänge und Berechtigungen in Ihre Prozesse eingebunden werden. Sie legen fest, welche Unterlagen sie einsehen oder bearbeiten und welche Aufgaben sie übernehmen dürfen. Die interne Prüfung und Freigabe kann davon getrennt bleiben. So organisieren Sie die Zusammenarbeit, ohne externen Beteiligten pauschal Zugriff auf Ihre gesamte Dokumentenablage zu geben.

Müssen wir unser bestehendes Dokumentenmanagementsystem ersetzen?

Nein. Neben dem eigenen Dokumentenmodul unterstützt Axxerion die Anbindung vorhandener DMS-Lösungen. Gemeinsam wird festgelegt, welche Dokumente systemübergreifend benötigt werden, wo sie maßgeblich verwaltet werden und wie der Zugriff erfolgt. Umfang, Aktualisierung und Berechtigungen werden auf Ihre Systemlandschaft abgestimmt. Eine automatische Übernahme sämtlicher Archive oder ein vollständiger Abgleich aller Dokumente wird dabei nicht vorausgesetzt.

Können wir Dokumente auch digital unterzeichnen?

Für digitale Unterschriften steht eine DocuSign-Anbindung zur Verfügung. Darüber können Signaturen in entsprechend eingerichtete Abläufe eingebunden werden. Die interne Dokumentenfreigabe und die digitale Unterzeichnung werden dabei als unterschiedliche Schritte betrachtet. Welche Dokumente unterschrieben werden sollen, wer beteiligt ist und wie der Vorgang anschließend weiterläuft, stimmen wir bei der Einrichtung gemeinsam ab.

Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumentation.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Unterlagen den richtigen Objekten zuordnen, Versionen nachvollziehbar verwalten und Freigaben organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Dokumente Ihre Teams benötigen und wie interne Verantwortliche und externe Dienstleister an der Bearbeitung mitwirken sollen.