Fuhrparkmanagement

Fahrzeugnutzer | Wartungen | Inventar | Kosten & Verträge

Dienstfahrt geplant. Fahrzeug gebucht.

Fahrzeuge reservieren, Wartungen planen, Kosten prüfen.

Ein Außentermin steht an – doch welches Poolfahrzeug kann Ihr Team dafür einplanen? Mit unserer CAFM-Software Axxerion reservieren Sie Fahrzeuge für den benötigten Zeitraum und führen Fahrzeugdaten, Wartungstermine und Verträge zusammen. Erfasste Kosten lassen sich für Ihre Fuhrparkplanung auswerten. So organisieren Sie die Nutzung Ihrer Fahrzeuge auf einer gemeinsamen Datengrundlage, statt Buchungen, Werkstatttermine und Unterlagen über getrennte Listen abzustimmen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Fahrzeugauswahl zur gespeicherten Reservierung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zum gebuchten Poolfahrzeug

Für einen Außentermin wird ein Fahrzeug benötigt.

Fahrzeug auswählen und Zeitraum festlegen

Sie rufen die im System verwalteten Fahrzeuge auf und wählen ein Poolfahrzeug für den geplanten Außentermin aus. Die hinterlegten Fahrzeuginformationen unterstützen Sie bei der Auswahl. Anschließend legen Sie fest, für welchen Zeitraum das Fahrzeug benötigt wird. Damit sind Fahrzeug und geplante Nutzung eindeutig benannt. Die weiteren Beteiligten können auf dieselben Angaben zugreifen, statt erst klären zu müssen, welches Fahrzeug mit einer telefonischen Anfrage oder einer kurzen Nachricht gemeint ist.

Reservierungen und Wartungstermine berücksichtigen

Für den gewünschten Zeitraum prüfen Sie die hinterlegten Reservierungen und anstehenden Wartungen. Dabei klären Sie, ob das ausgewählte Fahrzeug für die geplante Fahrt vorgesehen werden kann oder eine Alternative benötigt wird. Ist eine interne Genehmigung erforderlich, lässt sich diese über einen eingerichteten Workflow organisieren. Die zuständige Person erhält die entsprechenden Informationen zur Prüfung. So stimmen Sie die Fahrzeugnutzung mit Ihrer bestehenden Planung ab, bevor die Buchung abgeschlossen wird.

Reservierung speichern und zugänglich machen

Nach der vorgesehenen Abstimmung wird die Reservierung für das ausgewählte Fahrzeug gespeichert. Berechtigte Mitarbeitende können nachvollziehen, welches Fahrzeug für welchen Zeitraum gebucht wurde. Die Information steht damit nicht nur der Person zur Verfügung, die die Buchung entgegengenommen hat, sondern den vorgesehenen Beteiligten im System. Das erleichtert die weitere Koordination zwischen Mitarbeitenden und Fuhrparkverantwortlichen. Die tatsächliche Fahrzeugübergabe und Rücknahme werden nach Ihrem betrieblichen Ablauf organisiert und sind von der gespeicherten Reservierung zu unterscheiden.

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Was Ihre Fuhrparkverwaltung erschwert

Fahrzeugdaten liegen in unterschiedlichen Ablagen.

Die Fahrzeugliste befindet sich bei der Verwaltung, Unterlagen liegen in Ordnern und Nutzerzuordnungen werden separat geführt. Bei einer Rückfrage müssen die Informationen erst zusammengetragen werden. Ein gemeinsamer Überblick über die verwalteten Fahrzeuge fehlt.

Reservierungen werden über Zuruf abgestimmt.

Ein Poolfahrzeug wird telefonisch angefragt, ein anderes per E-Mail reserviert. Wer welches Fahrzeug für welchen Zeitraum eingeplant hat, ist nicht zentral nachvollziehbar. Für jede weitere Anfrage muss die Belegung erneut abgestimmt werden.

Wartungen und Fahrzeugnutzung werden getrennt geplant.

Leasing- und Versicherungsunterlagen sind schwer zuzuordnen.

Einzelne Belege zeigen noch keine Fahrzeugkosten.

Leasing, Versicherung und Wartung werden an unterschiedlichen Stellen erfasst. Für einen Kostenvergleich müssen die Beträge zunächst zusammengeführt werden. Welche Aufwendungen bereits berücksichtigt sind, bleibt dabei nicht immer eindeutig.

So organisieren Sie Ihren Fuhrpark mit Axxerion

Fahrzeugdaten und Unterlagen zentral zusammenführen.

Verwalten Sie Ihre Fahrzeuge mit den benötigten Stammdaten und Nutzerzuordnungen. Die ergänzende Inventar- und Dokumentenverwaltung unterstützt die Verbindung mit zugehörigen Unterlagen. So stehen Informationen zum Fahrzeug im passenden Zusammenhang bereit. Berechtigungen regeln, welche Angaben die jeweiligen Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen – von der Fahrzeugübersicht bis zum hinterlegten Dokument.

Poolfahrzeuge zentral reservieren.

Erfassen Sie Fahrzeugreservierungen innerhalb einer gemeinsamen Anwendung. Die Buchung verbindet das ausgewählte Fahrzeug mit dem vorgesehenen Nutzungszeitraum und macht die Planung für berechtigte Beteiligte nachvollziehbar. So organisieren Sie gemeinsam genutzte Fahrzeuge über einen zentralen Ablauf, statt Reservierungen ausschließlich über einzelne Nachrichten abzustimmen. Erforderliche Genehmigungen können über die Workflowsteuerung ergänzt werden.

Wartungen planen und ihre Bearbeitung verfolgen.

Hinterlegen Sie die vorgesehenen Wartungen und organisieren Sie die zugehörigen Aufgaben. Über die verknüpfte Auftragsverwaltung lassen sich Arbeiten zuweisen, Bearbeitungsstände verfolgen und Ergebnisse dokumentieren. Eingerichtete Erinnerungen unterstützen die Nachverfolgung anstehender Termine. Damit stehen die Wartungsinformationen für die Fuhrparkorganisation bereit und können bei der Planung der Fahrzeugnutzung berücksichtigt werden.

Leasing- und Versicherungsverträge beim Fahrzeug verwalten.

Führen Sie die zugehörigen Vertragsdaten und Unterlagen zusammen. Über die ergänzenden Vertragsfunktionen hinterlegen Sie Laufzeiten, relevante Fristen und vereinbarte Zahlungen. Eingerichtete Erinnerungen unterstützen die rechtzeitige Prüfung anstehender Vertragsentscheidungen. So bleibt nachvollziehbar, welche Vereinbarungen zu einem Fahrzeug gehören, ohne die Informationen aus getrennten Vertragsordnern und Fahrzeuglisten abgleichen zu müssen.

Erfasste Fahrzeugkosten auswerten.

Nutzen Sie die Kostenanalyse, um die im System erfassten Aufwendungen Ihres Fuhrparks zu betrachten. Beispielsweise lassen sich Leasing-, Versicherungs- und Wartungskosten berücksichtigen, sofern diese entsprechend zugeordnet vorliegen. Das ergänzende Berichtswesen unterstützt die Aufbereitung mit Filtern, Grafiken und individuellen Auswertungen. So erhalten Sie eine nachvollziehbare Grundlage für Kostenvergleiche und weitere Fuhrparkentscheidungen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Fuhrparkverantwortliche, zentrale Dienste, Facility-Management-Abteilungen und technische Teams bei der Organisation ihrer Unternehmensfahrzeuge. Sie verbindet die Personen, die Fahrzeuge reservieren, mit den Verantwortlichen für Wartung, Vertragsverwaltung und Kostenauswertung.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn Poolfahrzeuge von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden oder Fahrzeugdaten, Termine und Verträge bisher getrennt geführt werden. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion lässt sich das Fuhrparkmanagement mit Inventarverwaltung, Arbeitsaufträgen, Dokumenten und Berichtswesen verbinden.

CAFM Plattform

„Auswertungen in einer Excel-Tabelle zu machen ist deutlich aufwendiger, als sich ‚mal eben‘ eine Liste aus Axxerion zu ziehen.“

DS card + drive, Bremen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir vorhandene Fahrzeug- und Vertragslisten übernehmen?

Ja. Strukturierte Daten können beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien nach Axxerion importiert werden. Gemeinsam legen wir fest, welche Fahrzeugdaten, Nutzerzuordnungen, Wartungstermine und Vertragsinformationen übernommen werden sollen. Vor dem Import sollten doppelte Einträge, veraltete Zuordnungen und widersprüchliche Termine bereinigt werden. Die Übernahme vorhandener Dokumente und ihre Verknüpfung mit den jeweiligen Fahrzeugen werden ebenfalls bei der Einführung abgestimmt.

Können Mitarbeitende Poolfahrzeuge selbst reservieren?

Ja. Fahrzeugreservierungen gehören zum beschriebenen Funktionsumfang. Über die Benutzerrechte legen Sie fest, welche Mitarbeitenden die Buchungsfunktionen nutzen dürfen. Die webbasierte Plattform wird über den Browser aufgerufen. Soll eine Buchung zunächst geprüft oder genehmigt werden, kann ein entsprechender Workflow ergänzt werden. Welche Angaben bei der Reservierung erforderlich sind und wer Zugriff auf die Buchungsinformationen erhält, stimmen wir auf Ihre Organisation ab.

Wie berücksichtigen wir Wartungen bei der Fahrzeugplanung?

Die Wartungsplanung hält anstehende Arbeiten fest; die Reservierung bildet geplante Fahrzeugnutzungen ab. Wie beide Informationen für Ihre Disposition zusammengeführt werden, legen wir bei der Einrichtung fest. Insbesondere prüfen wir, ob und wie Werkstattzeiten im vorgesehenen Buchungsablauf berücksichtigt werden. Eine automatisch wirksame Buchungssperre wird nicht allein aufgrund eines hinterlegten Wartungstermins vorausgesetzt.

Können wir Leasing und Versicherungen mitverwalten?

Ja. Die Verwaltung von Leasing- und Versicherungsverträgen gehört zum beschriebenen Fuhrparkumfang. Über die Vertragsfunktionen können Sie die zugehörigen Unterlagen, Laufzeiten und relevanten Fristen führen. Eingerichtete Erinnerungen unterstützen die rechtzeitige Prüfung. Welche Zahlungsinformationen zusätzlich für die Kostenanalyse berücksichtigt werden sollen, wird gemeinsam festgelegt. Die Verwaltung eines Vertrags bedeutet dabei nicht, dass Änderungen oder Kündigungen automatisch ausgeführt werden.

Wer kann Fahrzeug-, Vertrags- und Kostendaten einsehen?

Axxerion unterstützt Benutzer- und Rollenrechte sowie Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. Damit legen Sie fest, welche Informationen einzelne Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. So können Mitarbeitende beispielsweise die für ihre Buchung benötigten Angaben erhalten, während vertrauliche Vertrags- und Kostendaten nur den vorgesehenen Verantwortlichen zugänglich sind. Das Berechtigungskonzept wird für Ihren Fuhrparkprozess eingerichtet und mit den jeweiligen Rollen geprüft.

Bringen Sie Überblick in Ihren Fuhrpark.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Fahrzeuge reservieren, Wartungen organisieren und die zugehörigen Verträge und Kosten im Blick behalten. Gemeinsam besprechen wir, welche Fahrzeugdaten und Buchungsabläufe Sie benötigen und wie Ihre Mitarbeitenden mit den Verantwortlichen für Fuhrpark, Technik und Verwaltung zusammenarbeiten sollen.