Nebenkosten
Kostenübersicht | Datenübernahme | Abrechnungen | Verbrauchszähler
Kosten nachvollziehbar verteilen statt Tabellen abgleichen.
Betriebskosten zusammenführen, Umlageschlüssel hinterlegen und Nebenkostenabrechnungen erstellen.
Für ein Bürogebäude mit mehreren Mietparteien steht die Nebenkostenabrechnung an. Welche Kosten sind zu berücksichtigen, welche Flächen und Verbrauchswerte gehören dazu und welche Vorauszahlungen wurden bereits erfasst? Mit dem Modul Nebenkosten von mavorest führen Sie die Abrechnungsdaten in unserer CAFM-Software Axxerion zusammen. Sie hinterlegen individuelle Umlageschlüssel, beziehen Flächen- und Zählerdaten ein und erstellen Ihre Nebenkostenabrechnungen. So bearbeiten Sie die Kostenverteilung auf einer gemeinsamen Grundlage – statt Kostenlisten, Flächenübersichten und Ablesewerte einzeln abzugleichen.
Wir zeigen Ihnen den Weg von den Abrechnungsdaten zur nachvollziehbaren Kostenverteilung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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In drei Schritten zur strukturierten Nebenkostenabrechnung
Die Betriebskosten eines Bürogebäudes sollen auf mehrere Mietparteien verteilt werden.
Kosten, Flächen und Verbrauchsdaten zusammenführen
Sie stellen die für die Abrechnung benötigten Daten des Bürogebäudes zusammen. Vorhandene Kosteninformationen übernehmen Sie über die eingerichteten Importe oder Schnittstellen. Die integrierten Flächendaten und Verbrauchszähler ergänzen die Grundlage für die spätere Verteilung. Anschließend prüfen Sie, ob Kosten, Flächenbezüge und Verbrauchsangaben vollständig und dem vorgesehenen Zeitraum zugeordnet sind. Fehlende Werte oder widersprüchliche Angaben klären Sie, bevor Sie die Abrechnung weiterbearbeiten.
Umlageschlüssel für die Kostenverteilung hinterlegen
Sie hinterlegen die für Ihren Abrechnungsfall vorgesehenen Umlageschlüssel. Bei einer flächenbezogenen Verteilung beziehen Sie die zugehörigen Flächendaten ein; für verbrauchsbezogene Anteile stehen die eingebundenen Verbrauchszähler zur Verfügung. Welche Grundlage jeweils verwendet werden soll, legen die fachlich Verantwortlichen fest. So wird die Verteilung im System abgebildet, statt Berechnungsregeln ausschließlich in einzelnen Tabellen und persönlichen Arbeitsdateien zu pflegen.
Nebenkostenabrechnung erstellen und Vorauszahlungen prüfen
Auf Grundlage der hinterlegten Daten und Umlageschlüssel erstellen Sie die Nebenkostenabrechnung. Die im Modul verwalteten Vorauszahlungen beziehen Sie in die Prüfung des Ergebnisses ein. Dabei kontrollieren Sie, ob die verwendeten Angaben vollständig sind und zur vorgesehenen Abrechnung passen. So prüfen Sie Kostenverteilung und Vorauszahlungen im Zusammenhang, statt die Informationen erst am Ende aus verschiedenen Übersichten zusammenzustellen.
Was die Nebenkostenabrechnung erschwert
Kosteninformationen liegen in unterschiedlichen Systemen.
Umlageschlüssel werden in einzelnen Tabellen gepflegt.
Flächenangaben und Verbrauchswerte passen nicht zusammen.
Vorauszahlungen werden getrennt nachgehalten.
Bei Rückfragen muss die Berechnungsgrundlage rekonstruiert werden.
So behalten Sie Ihre Nebenkosten im Blick
Vorhandene Kosteninformationen übernehmen.
Individuelle Umlageschlüssel hinterlegen.
Flächen- und Verbrauchsdaten für die Verteilung nutzen.
Vorauszahlungen zentral verwalten.
Nebenkostenabrechnungen aus den hinterlegten Daten erstellen.
Für wen eignet sich die Lösung?
Das Modul eignet sich für Immobilienverwaltungen, Property-Management-Teams und kaufmännische Verantwortliche, die Betriebskosten für Immobilien verwalten und abrechnen. Es unterstützt die Zusammenarbeit mit Facility-Management-Teams, die dafür Flächen- und Verbrauchsdaten bereitstellen. Im Mittelpunkt stehen eine nachvollziehbare Kostenverteilung und die gemeinsame Verwaltung der benötigten Abrechnungsinformationen.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Immobilien abgerechnet werden, unterschiedliche Umlageschlüssel zu berücksichtigen sind oder Kosten, Flächen, Zählerdaten und Vorauszahlungen bisher in getrennten Listen liegen.
„Man braucht gute Informationen um gute Entscheidungen zu treffen.“
enercity Netz, Hannover
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Können wir eigene Umlageschlüssel hinterlegen?
Ja. Das Modul unterstützt die Definition individueller Umlageschlüssel. Damit bilden Sie die für Ihren Abrechnungsfall vorgesehenen Verteilungsregeln ab. Flächendaten und Verbrauchszähler lassen sich als zugehörige Datengrundlagen einbinden. Welche Schlüssel und Zuordnungen Sie benötigen, stimmen wir bei der Einrichtung mit Ihren fachlich Verantwortlichen ab.
Können wir vorhandene Kosten- und Flächendaten übernehmen?
Ja. Axxerion unterstützt strukturierte Datenimporte, beispielsweise über CSV- und XML-Dateien. Auch eine Anbindung an bestehende Systeme wie SAP ist möglich. Gemeinsam legen wir fest, welche Daten übernommen werden und wie die Felder zugeordnet sind. Vor dem Import sollten doppelte Einträge, uneinheitliche Objektbezeichnungen und fehlende Zeitangaben bereinigt werden, damit sie nicht in die Abrechnungsgrundlage übernommen werden.
Lassen sich Verbrauchszähler in die Nebenkostenabrechnung einbinden?
Ja. Die Integration von Verbrauchszählern gehört zu den beschriebenen Funktionen des Moduls. Über die ergänzenden Energiemanagement-Funktionen können Zählerstände manuell erfasst oder über eingerichtete Anbindungen übernommen werden. Welche Zähler, Werte und Erfassungswege für Ihre Abrechnung benötigt werden, prüfen wir gemeinsam. Eine automatische Datenübertragung setzt eine entsprechend eingerichtete Anbindung voraus.
Können wir Vorauszahlungen im selben Modul verwalten?
Ja. Das Modul Nebenkosten unterstützt die Verwaltung von Vorauszahlungen. Dadurch stehen diese Angaben zusammen mit den übrigen Abrechnungsinformationen zur Verfügung. Gemeinsam stimmen wir ab, aus welcher Quelle die Daten kommen und wie sie zugeordnet und gepflegt werden. Für die Prüfung der Abrechnung ist entscheidend, dass die erfassten Vorauszahlungen vollständig und dem richtigen Abrechnungsfall zugeordnet sind.
Was unterscheidet Nebenkostenabrechnung und Energiemanagement?
Die Nebenkostenabrechnung konzentriert sich auf die Verwaltung und Verteilung von Betriebskosten, die Erstellung von Abrechnungen und die Verwaltung von Vorauszahlungen. Das Energiemanagement dient der Erfassung und Auswertung von Zählerständen, Verbräuchen und zugehörigen Kosten. Beide Bereiche lassen sich über die Verbrauchszähler miteinander verbinden. Welche Daten für Ihre Abrechnung genutzt werden sollen, legen wir bei der Einrichtung fest.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Nebenkostenabrechnung.
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Erleben Sie, wie Sie Abrechnungsdaten zusammenführen, individuelle Umlageschlüssel hinterlegen und Vorauszahlungen verwalten. Gemeinsam besprechen wir, welche Informationen bereits vorhanden sind und wie Sie diese für Ihre Nebenkostenabrechnung nutzen möchten.
Wir zeigen Ihnen den Weg von den Ausgangsdaten zur nachvollziehbaren Kostenverteilung.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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