Reinigungsmanagement

Einsatzplanung | Checklisten | Reinigungsrevier | Materialverbrauch

Reinigung steuern statt Beschwerden sammeln.

Leistungen festlegen, Qualität prüfen, Mängel beheben.

Der Besprechungsraum ist trotz eingeplanter Reinigung noch verschmutzt. Was war vereinbart, wer bessert nach und wurde der Mangel behoben? Mit unserer CAFM-Software Axxerion führen Sie Reinigungsleistungen, Qualitätskontrollen und Reklamationen in einem gemeinsamen Ablauf zusammen. Sie dokumentieren Abweichungen, weisen die Bearbeitung zu und halten das Ergebnis fest. So bleibt nachvollziehbar, was gereinigt werden sollte und welche Nachbesserung noch aussteht.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom Leistungsverzeichnis zur dokumentierten Nachkontrolle und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur geprüften Reinigung

Beanstandung bis zur dokumentierten Nachbesserung.

Leistungen festlegen und Reinigung einplanen

Sie hinterlegen die vereinbarten Reinigungsleistungen für die Büroetage. Im Leistungsverzeichnis halten Sie fest, welche Tätigkeiten für welche Bereiche vorgesehen sind und in welchen Intervallen sie erfolgen sollen. Dazu gehört beispielsweise die Bodenreinigung im Besprechungsraum. Anschließend planen Sie die zugehörigen Einsätze und Zuständigkeiten. Für die spätere Kontrolle richten Sie passende Prüfpunkte ein. Damit ist vor Beginn der Arbeiten geklärt, was ausgeführt werden soll und woran die verantwortliche Person das Ergebnis bewertet.

Ergebnis kontrollieren und Abweichung dokumentieren

Nach der vorgesehenen Reinigung prüft die verantwortliche Person den Besprechungsraum anhand der hinterlegten Checkliste. Dabei fallen sichtbare Verschmutzungen auf dem Boden auf. Die Abweichung wird im Kontrollformular beschrieben und bei Bedarf durch ein Foto ergänzt. Der Raumbezug und die betroffene Leistung machen deutlich, worauf sich die Beanstandung bezieht. So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für die Reklamation – statt einer allgemeinen Nachricht, dass die Reinigung nicht zufriedenstellend war.

Nachbesserung veranlassen und Abschluss prüfen

Über den eingerichteten Workflow wird die Reklamation der zuständigen Stelle zugewiesen und mit einem Bearbeitungstermin versehen. Das Reinigungsteam dokumentiert die ausgeführte Nachbesserung. Anschließend prüft die dafür vorgesehene Person, ob die Beanstandung behoben wurde. Der Ablauf trennt diese Nachkontrolle von der bloßen Erledigungsrückmeldung. Nach bestätigter Prüfung wird der Vorgang abgeschlossen; Beanstandung, Bearbeitung und Prüfergebnis bleiben in Axxerion nachvollziehbar dokumentiert.

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Was die Reinigungssteuerung erschwert

Leistungen und Intervalle sind nicht eindeutig festgehalten.

Einsätze und Zuständigkeiten müssen ständig abgestimmt werden.

Wer reinigt welchen Bereich und wer übernimmt bei Änderungen? Separate Einsatzlisten und kurzfristige Nachrichten erschweren die Koordination. Besonders bei mehreren Objekten oder wechselnden Teams bleibt unklar, welche Aufgaben bereits zugewiesen sind.

Qualitätskontrollen sind nur schwer vergleichbar.

Ohne einheitliche Prüfpunkte wird dieselbe Leistung unterschiedlich bewertet. Kontrollnotizen und Fotos liegen getrennt voneinander. Später lässt sich nur mühsam nachvollziehen, welcher Bereich geprüft wurde und was dabei aufgefallen ist.

Reklamationen werden weitergeleitet, aber nicht abgeschlossen.

Kosten und wiederkehrende Mängel bleiben unübersichtlich.

So steuern Sie Ihre Reinigung mit Axxerion

Leistungsverzeichnisse als gemeinsame Grundlage nutzen.

Hinterlegen Sie Ihre vereinbarten Reinigungsleistungen und bilden Sie die zugehörigen Tätigkeiten, Bereiche und Intervalle im System ab. Raum- und Flächendaten unterstützen die Planung; zugehörige Unterlagen bleiben zentral verfügbar. So arbeiten Reinigungsteams und Objektverantwortliche mit einer gemeinsamen Leistungsbeschreibung, an der sich die Durchführung und die späteren Kontrollen orientieren.

Reinigungsreviere und Einsätze organisieren.

Planen Sie, welches Team welche Bereiche übernimmt, und führen Sie die Aufgaben in Ihrer Einsatzplanung zusammen. Reinigungsreviere unterstützen die räumliche Aufteilung. Zugewiesene Arbeitsaufträge und hinterlegte Zuständigkeiten machen nachvollziehbar, wer welche Leistung bearbeiten soll. Wiederkehrende Aufträge können über entsprechend eingerichtete Serviceverträge automatisiert angelegt werden.

Reinigungsqualität mit Checklisten kontrollieren.

Prüfen Sie die ausgeführten Leistungen anhand hinterlegter Checklisten und halten Sie das Ergebnis direkt bei der Kontrolle fest. Mobile Funktionen ermöglichen ergänzende Fotos und die Dokumentation vor Ort. Einheitliche Prüfpunkte schaffen eine gemeinsame Bewertungsgrundlage; die gespeicherte Historie macht frühere Kontrollen nachvollziehbar. Eine dokumentierte Ausführung und ein bestätigtes Kontrollergebnis bleiben dabei unterschiedliche Informationen.

Reklamationen bis zur Nachkontrolle verfolgen.

Verbinden Sie festgestellte Abweichungen mit einem eingerichteten Reklamationsworkflow in Axxerion. Darin legen Sie fest, wer die Beanstandung bearbeitet, welcher Termin gilt und wer die Nachbesserung prüft. Der Bearbeitungsstatus zeigt offene Schritte. Hinterlegte Erinnerungen und Eskalationsregeln unterstützen die Nachverfolgung, wenn eine Rückmeldung oder Prüfung aussteht.

Kosten, Materialverbrauch und Ergebnisse auswerten.

Führen Sie erfasste Reinigungskosten, Materialverbräuche und historische Dokumentationen für Ihre Auswertung zusammen. Individuell eingerichtete Berichte können beispielsweise Kontrollergebnisse und Reklamationen nach Objekt oder Zeitraum darstellen. So erhalten Sie eine Grundlage, um wiederkehrende Beanstandungen zu besprechen, den Ressourceneinsatz zu prüfen und die weitere Reinigungsplanung anzupassen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Facility-Management-Abteilungen, Objektverantwortliche und Reinigungsleitungen, die Leistungen planen, Ergebnisse kontrollieren und Beanstandungen nachvollziehbar bearbeiten möchten. Sie verbindet die Personen, die Reinigungsanforderungen festlegen, mit den Teams, die Arbeiten ausführen, prüfen und dokumentieren.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Gebäude betreut werden, interne und externe Teams zusammenarbeiten oder Leistungsverzeichnisse, Kontrollnachweise und Reklamationen bisher getrennt geführt werden. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion bleibt die Reinigung mit den zugehörigen Räumen, Aufträgen und weiteren FM-Prozessen verbunden.

CAFM Plattform

„Axxerion ist eine Software, die uns geholfen hat, den ganzen operativen Bereich zu digitalisieren und zu strukturieren […]“

Waser Works AG, Schweiz

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir vorhandene Leistungsverzeichnisse und Raumlisten übernehmen?

Vorhandene Dokumente können in Axxerion hinterlegt werden. Strukturierte Daten lassen sich beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien importieren. Gemeinsam prüfen wir, welche Leistungsbeschreibungen, Raumzuordnungen und Intervalle übernommen werden sollen und wie diese aufzubereiten sind. Wichtig ist, veraltete oder widersprüchliche Angaben vor dem Import zu bereinigen. Eine automatische Übertragung beliebiger Dokumentinhalte in fertige Reinigungspläne wird dabei nicht vorausgesetzt.

Können externe Reinigungsfirmen direkt eingebunden werden?

Ja. Externe Dienstleister können über eigene Zugänge und passende Berechtigungen in die Bearbeitung eingebunden werden. Sie legen fest, welche Aufträge, Informationen und Dokumente die jeweiligen Benutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. So lassen sich beispielsweise zugewiesene Nachbesserungen und zugehörige Rückmeldungen gemeinsam organisieren, ohne der Reinigungsfirma Zugriff auf sämtliche Unternehmensdaten zu geben.

Lassen sich Reinigungskontrollen mobil und offline durchführen?

Die mobilen Anwendungen unterstützen die Dokumentation vor Ort, einschließlich Fotos. Die Plattform bietet außerdem Offline-Funktionen mit späterer Synchronisation. Welche Kontrollformulare, Aufträge und Informationen für Ihren Ablauf mobil beziehungsweise offline bereitstehen sollen, stimmen wir bei der Einrichtung ab. Anschließend wird der vorgesehene Kontrollprozess in Ihrer Systemumgebung geprüft.

Wie stellen wir sicher, dass Reklamationen nicht nur weitergeleitet werden?

Sie definieren einen Workflow mit Zuständigkeit, Bearbeitungstermin, Rückmeldung und gegebenenfalls einer anschließenden Nachkontrolle. So lässt sich festlegen, dass eine Erledigungsrückmeldung zunächst geprüft wird, bevor der Vorgang abgeschlossen ist. Statusanzeigen machen offene Schritte sichtbar. Eingerichtete Erinnerungen oder Eskalationen unterstützen die Nachverfolgung, wenn die Bearbeitung nicht wie vorgesehen fortschreitet.

Benötigen wir Sensoren für die Reinigungsplanung?

Nein. Die Reinigung kann auf Grundlage Ihrer Leistungen, Flächendaten und Einsatzplanung organisiert werden. Sensorik ist eine ergänzende Möglichkeit, um die Planung stärker an der erfassten Nutzung von Räumen auszurichten. Dafür werden eine geeignete Anbindung und passende Regeln benötigt. Nutzungsdaten ersetzen jedoch keine Qualitätskontrolle: Sie zeigen nicht automatisch, ob eine Reinigungsleistung ordnungsgemäß ausgeführt wurde.

Machen Sie Reinigungsqualität nachvollziehbar.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Reinigungsleistungen festhalten, Kontrollen dokumentieren und Reklamationen bis zur Nachbesserung verfolgen. Gemeinsam besprechen wir, welche Objekte, Prüfkriterien und Zuständigkeiten Sie abbilden möchten und wie Ihre internen Teams mit externen Reinigungsfirmen zusammenarbeiten sollen.