Use Case Randstad Deutschland

Vor Axxerion nutzte Randstad bereits eine Datenbank für die Verwaltung aller Mietverträge im Unternehmen. Allerdings war die bestehende Datenbank ein rein Excelbasiertes System und lief bei der Menge an Verträgen nicht immer ganz reibungslos. Um alle Vertragsdaten professioneller und vor allem sicherer zu verwalten, erkundigte man sich nach einem geeigneten CAFM-System.

Da sich bereits die Randstad Holding in den Niederlanden für Axxerion entschieden hatte, machte man sich den Erfahrungsbericht zu Nutzen und vertraute auf die positiven Erfahrungen der niederländischen Kollegen. So entschied sich auch Randstad Deutschland für die Nutzung der CAFM-Software.

Durch die Implementierung des Vertragsmanagement-Moduls verfügt Randstad nun über ein flexibles Instrument, um mehrere Tausend Verträge (vor allem Mietverträge) zu verwalten und die damit verbundenen Prozesse bestmöglich zu optimieren: Dank Reminder-Funktion können nun wichtige Daten und Fristen erfasst und Erinnerungstermine (beispielsweise für Kündigungen) und Anmerkungen eingerichtet werden. Verträge können sich durch Verknüpfungen modulübergreifend auf verschiedene Faktoren beziehen. Zudem können Mitarbeiter  standortunabhängig schnell und einfach detaillierte Informationen und Vertragsdokumente aller verschiedenen Vertragskategorien einsehen.

Auch das Reporting der Software ist für unterschiedliche Abteilungen ein wichtiger Bestandteil im Betrieb. Unter anderem wird hier tagesaktuell jede Nacht ein Flexreport aus der Axxerion-Datenbank erstellt. Zudem werden mit dem System beispielsweise IFRS (International Financial Reporting Standards) erstellt, die die Grundlage für den Monats- bzw. Jahresabschluss bilden. Auch andere wichtige Reports für das Controlling werden regelmäßig mit Axxerion erzeugt. Dies war vorher mit der alten Datenbank nicht möglich.

Auch das neu eingeführte Projektmanagement-Modul dient Randstad unter anderem als Reporting für anfallende Kosten innerhalb eines Projekts. Aber vor allem wird das Projektmodul für die Optimierung der Standorte in Deutschland genutzt. So werden regelmäßig alle Standorte überprüft und gegebenenfalls optimiert. Wird also beispielsweise festgestellt, dass die genutzte Fläche einer Niederlassung zu groß ist, “wird mit dem Projektmanagement ein Umzug veranlasst und der neue Standort durch erworbene Trendings, wie das Desksharing, optimiert”.

Das Axxerion Modul „Projekte“ zeigt den zuständigen Mitarbeitern von Randstad dabei immer den aktuellen Status des Vorgehens und wertet gleichzeitig die Kosten für das Projekt aus.