Serviceplan Group Use Case

Implementierte Axxerion-Module

Ticketsystem

Inventarverwaltung

Anbindung Workplace (inkl. Sensorik)

Flächenmanagement

Wartung & Instandhaltung

Vertragsmanagement

Reservierungsmanagement (inkl. Cateringbuchung)

Schüsselmanagement

Berichtswesen/Reportings

„Mit ganz weitem Abstand hat Axxerion bei unserer Auswahl gewonnen. Allein schon wegen der Bedieneroberfläche und der klaren Darstellung von komplexen Daten“.

Katalin Sebök, Director Smart Solutions, Serviceplan Group

Wer ist die Serviceplan Group?

Branche

Werbedienstleistungen

Kennzahlen

Agenturgründung 1970
23 Standorten in insgesamt 34 Ländern weltweit
Zusammenarbeit mit über 40 Spezialagenturen
über 5.000 Mitarbeiter*innen weltweit

Die Serviceplan Group ist die größte unabhängige, partnergeführte Agenturgruppe Europas. Im Jahr 1970 als klassische Werbeagentur gegründet, entwickelte Serviceplan rasch das Konzept vom „House of Communication“ – das bis heute einzige komplett integriert aufgestellte Agenturmodell in Deutschland, das alle modernen Kommunikationsdisziplinen aus den Bereichen Creative und Content, Media und Data sowie Experience und Commerce unter einem Dach vereint: Markenstrateg:innen, Kreative, Experience-Designer:innen, Media-, Marketing-Technologie- und CRM-Expert:innen, Data Scientists, Marktforscher:innen, PR-Berater:innen oder Sales-Profis.

Mit 22 eigenen Standorten sowie weiteren Partnerschaften ist die Serviceplan Group in insgesamt 34 Ländern weltweit und allen wichtigen Wirtschaftsräumen vertreten. Das präzise Zusammenspiel der insgesamt mehr als 40 Spezialagenturen aus den drei Agenturmarken Serviceplan, Mediaplus und Plan.Net macht die Serviceplan Group zur führenden Agenturgruppe für innovative Kommunikation.

Herausforderungen

Welche Herausforderungen gab es vor der CAFM-Einführung?

Mit dem starken Wachstum der Serviceplan Group und dem Umzug in ein größeres Gebäude wurde die großflächige Digitalisierung weiter vorangetrieben. Vor allem das Inventar des Unternehmens musste übersichtlich abgebildet werden, beispielweise, um genau zu wissen, wo sich ein entsprechender Artikel im Haus befindet.

Auch die vielen Verträge sollten zentral in einem CAFM-System gepflegt werden und so zuständigen Mitarbeiter*innen einen schnellen Zugriff ermöglichen.

Das bisherige CAFM-Tool, welches von Serviceplan vor der Einführung von Axxerion genutzt wurde, war „von der Handhabung sehr schwierig“ und konnte die Anforderungen daher nicht komplett erfüllen, berichtet uns Frau Katalin Sebök (Director Smart Solutions, Serviceplan Group). Aus diesem Grund suchte man gemeinsam nach einer anderen Softwarelösung, die die internen Prozesse anschaulicher darstellt.

Die Lösung

Welche Probleme löst Axxerion nun bei der Serviceplan Group?

„In den Modulen für die internen Reservierungen sowie die Cateringbuchung ist die Implementierung bereits am größten“, erzählt Frau Sebök. Hier hatte man hohe Ansprüche. Dementsprechend viel wurde an den einzelnen Funktionen gearbeitet. Die Module werden vor allem zur Reservierung von Konferenz- und Meetingräumen genutzt. An externe Interessenten mit einem hohen Anfragekontingent werden eigene Zugänge vergeben. Eine Buchung von Arbeitsplätzen ist durch das Activity-Based-Working-Konzept momentan nicht vorgesehen, aber zum Release vorbereitet. Im Bereich des Caterings hat das im Haus tätige Cateringunternehmen die Möglichkeit, die getätigten Bestellungen in Axxerion abzuarbeiten und zugehörige Reports zu ziehen.

Auch andere Module, wie das Ticketsystem oder die Instandhaltung, “werden zurzeit implementiert”, so Frau Sebök. Diese baut man momentan Schritt für Schritt auf, um einen ebenso guten Nutzen aus den Funktionen ziehen zu können.

Das Ticketsystem von Axxerion wird auch von externen Dienstleistern mit genutzt, vor allem auch im Bereich der Wartung und Instandhaltung. So wird der direkte Informationsfluss sichergestellt und eine schnelle Lösung der Anfragen gewährleistet.

Eine Besonderheit, die es bei der Agenturgruppe gibt, ist die Anbindung der Smart-Building Lösung Cobundu der Crem Solutions. Dies ermöglicht die Analyse der Flächen durch den Einsatz verschiedener Sensoren in Verbindung mit der Buchungsoberfläche Workplace von Cobundu. Dadurch ist es Serviceplan möglich kosteneffektiv, kurzfristig und bedarfsgerecht auf Veränderungen in der Flächennutzung und beim Flächenbedarf zu reagieren.

Bei der bisherigen Implementierung wurden, gemeinsam mit mavorest, bereits viele Ideen und Innovationen, die es bisher bei anderen Kunden noch nicht gegeben hat, umgesetzt.

Das Ergebnis

Was sind die Ergebnisse der CAFM-Einführung?

“Es war schon schwer für die Kolleg*innen des CREM Teams (vormals FM), sich umzustellen und alles in einem Tool zu machen.”, erklärt uns Frau Katalin Sebök. Das liegt aber auch vor allem daran, dass vorher kein CAFM-Tool in diesem Umfang genutzt wurde. Derzeit ist man noch in der Implementierung einiger Module und arbeitet an der weiteren Prozessoptimierung. Die Module die bereist vollständig eingeführt sind, werden allerdings von allen Usern sehr gut akzeptiert und genutzt.

Vor allem bei der Abbildung der Inventarisierung ist Axxerion eine große Hilfe.
Bei der Größe des Unternehmens, ist es oft schwer den Überblick über die Menge und den Standort der verschiedenen Artikel im Haus zu behalten. Hier unterstützt Axxerion unter anderem in Verbindung mit QR-Codes, da die Artikel so verortet werden und durch das Scannen sofort ein Auftrag im Ticketsystem erstellt werden kann.

Auch beim Vertragsmodul wird die Arbeit durch Axxerion erleichtert. Hier werden nun beispielsweise mit „einem Klick“ die Erwartungen der jährlichen Kosten aus den Verträgen an die Buchhaltung gesendet.

Erfahrung & Empfehlung

Welche Erfahrungen wurden bei der Einführung von Axxerion gesammelt?

Frau Sebök hat klare Empfehlungen, wenn es um die Einführung einer CAFM-Software geht.
„Manchmal sieht das Projekt aus, wie ein Rubiks Cube (Zauberwürfel). Man dreht an der einen Stelle und eine Seite sieht super aus und dann sieht eine andere Stelle wieder ganz anders aus“, beschreibt sie uns die Implementierung. Daher ist es wichtig, genügend Zeit für die Systemeinrichtung einzuplanen und sich klarzumachen, was abgebildet werden kann und soll.

Vor allem wenn man andere Lösungen, wie beispielsweise Workplace, an das System anbinden möchte, muss man damit rechnen, dass sich der Zeitplan von Zeit zu Zeit etwas nach hinten verschiebt. „Das ist natürlich normal, wenn viele Personen an einem Projekt arbeiten und wenn auf einmal Hardware nicht mehr auf dem Weltmarkt erhältlich ist und sich Lieferzeiten verschieben“. Zudem stellt man im Laufe des Prozesses immer wieder fest, „da müssen wir noch etwas tiefer gehen“ und überarbeitet Abläufe und Funktionen in den einzelnen Modulen.

Auch benötigt man bei der Implementierung einige IT-Kenntnisse und sollte sich regelmäßig über Anforderungen, Wünsche und dem aktuellen Stand austauschen. Nicht nur mit den jeweiligen Consultants, sondern auch mit dem eigenen Team. Bei der Serviceplan Group arbeiten viele Mitarbeiter*innen im CREM Team, die vorher keine Berührung mit einem CAFM hatten. Daher muss man sich die Zeit nehmen alle Kolleg*innen abzuholen und alle Schritte klar zu kommunizieren.

Im eigenen CAFM-Projekt wurden gemeinsam alle Wünsche und Anforderungen besprochen und zusammengetragen. Es wurden die am Markt angebotenen Lösungen gescreent und zusammen mit den Kolleg*innen traf man dann eine Vorauswahl, bestehend aus drei Anbietern. Frau Sebök erzählt uns, dass bei den Vorgesprächen bereits herausgefiltert wurde, „was zu uns als Firma passt“. Mit den „Heavy Usern“ des Systems wurde zum Schluss bewertet, welcher Anbieter am besten alle Anforderungen der Agentur abbilden kann. Hier entschied man sich zusammen für Axxerion. „Die Kolleg*innen haben alle entschieden, nicht nur eine Person allein.“, so Frau Sebök.

Erfahrungen mit Axxerion

Zu den Erfahrungen mit Axxerion berichtet uns Frau Katalin Sebök: „Es dauert ein wenig, bis man den Vorteil sieht und bis das vollständige Produkt nutzbar ist. Diese sieht man aber, je besser das Tool eingerichtet ist.“

Axxerion hat viele Abläufe der Serviceplan Group erleichtert. Unter anderem die Vorausbestellung des Caterings durch Axxerion oder auch die Zusammenarbeit mit dem Controlling des Hauses ist möglich und viel unkomplizierter als vorher.

„Nach dem ersten Schock über die Mächtigkeit des Systems, ist jeder sehr zufrieden.“, sagt Frau Sebök lachend. „Axxerion hat uns definitiv überzeugt, da es modern ist und von der Handhabung am allerbesten erschien.“

Use Case Serviceplan Group