Budgetverwaltung

Szenariobasiert | Integriert | Mehrjährig | Ganzheitlich

Heute sanieren oder schrittweise erneuern?

Investitionen, laufende Kosten und Erlöse vergleichen.

Ein Bürogebäude soll modernisiert werden. Setzen Sie die Maßnahmen gebündelt um oder verteilen Sie die Arbeiten auf mehrere Jahre? Mit unserer CAFM-Software Axxerion planen Sie Kosten und Einnahmen, vergleichen unterschiedliche Szenarien und betrachten den damit verbundenen Mittelbedarf. Die Verbindung mit Ihrer Instandhaltungs- und Projektplanung schafft eine gemeinsame Grundlage für die Budgetentscheidung – statt Investitionen und laufende Ausgaben in getrennten Tabellen zu bewerten.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Kostenplanung zur Budgetentscheidung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur begründeten Budgetentscheidung

Modernisierung eines Bürogebäudes planen

Maßnahmen und erwartete Kosten zusammenführen

Sie legen fest, welche Modernisierungsmaßnahmen für das Bürogebäude betrachtet werden sollen. Anschließend erfassen Sie die erwarteten Investitions- und laufenden Kosten. Dazu können beispielsweise die Erneuerung technischer Anlagen und die weiterhin erforderlichen Wartungen gehören. Relevante Einnahmen ergänzen die Planung, sofern sie für das betrachtete Objekt vorgesehen sind. Vorhandene Gebäude-, Anlagen- und Projektinformationen unterstützen die Zusammenstellung. So schaffen Sie eine gemeinsame Ausgangsbasis, auf der die verschiedenen Vorgehensweisen bewertet werden können.

Umsetzungsvarianten und Mittelbedarf vergleichen

Sie betrachten zwei Szenarien: die gebündelte Modernisierung und eine schrittweise Umsetzung. Für beide Varianten hinterlegen Sie die jeweiligen Annahmen und vergleichen die erwarteten Kosten und Einnahmen über denselben Betrachtungszeitraum. Die Cashflow-Analyse ergänzt die Bewertung um die geplanten Zahlungsströme. So prüfen Sie nicht nur die Gesamtsumme, sondern auch, wann Mittel benötigt werden. Die Ergebnisse unterstützen die Abstimmung darüber, welche Variante zu Ihren betrieblichen Anforderungen und finanziellen Möglichkeiten passt.

Entscheidung abstimmen und Kostenentwicklung verfolgen

Die ausgewählte Planung wird den vorgesehenen Verantwortlichen zur Prüfung vorgelegt. Über einen eingerichteten Workflow können Sie Zuständigkeiten und interne Freigaben abbilden. Nach der Entscheidung dient die abgestimmte Planung als Grundlage für die Umsetzung. Über die verknüpften Projekt- und Auftragsfunktionen vergleichen Sie geplante mit erfassten tatsächlichen Kosten. Berichte machen Abweichungen sichtbar und helfen bei der weiteren Abstimmung. So bleibt die Budgetentscheidung mit den Maßnahmen verbunden, deren Kosten Sie im laufenden Projekt verfolgen.

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Was Ihre Budgetplanung unübersichtlich macht

Planungsdaten liegen in getrennten Tabellen.

Gebäudeverantwortliche, Technik und Controlling arbeiten mit eigenen Übersichten. Für eine Budgetrunde müssen Maßnahmen, Kostenansätze und Projektinformationen erst zusammengeführt werden. Welche Angaben bereits abgestimmt sind, bleibt dabei schwer nachvollziehbar.

Investitionen und laufende Kosten werden getrennt betrachtet.

Die Anschaffungskosten stehen fest, die spätere Wartung und weitere Betriebskosten werden jedoch an anderer Stelle geplant. Damit fehlt der gemeinsame Blick darauf, welche finanziellen Auswirkungen eine Entscheidung über den gesamten Betrachtungszeitraum hat.

Für Alternativen fehlt eine vergleichbare Grundlage.

Eine Variante enthält andere Leistungen oder Zeiträume als die nächste. Unterschiede in den Ergebnissen lassen sich deshalb nicht eindeutig zuordnen. Ob eine Alternative tatsächlich günstiger erscheint oder lediglich anders berechnet wurde, muss erst geklärt werden.

Budgetentscheidungen bleiben in E-Mail-Verläufen hängen.

Mehrere Personen prüfen die Planung, doch Rückmeldungen und Freigaben verteilen sich auf einzelne Nachrichten. Welche Variante beschlossen wurde und welche Annahmen dafür ausschlaggebend waren, lässt sich später nur mühsam rekonstruieren.

Nach der Freigabe fehlt der Bezug zur Kostenentwicklung.

Die Planung ist abgeschlossen, die tatsächlichen Projekt- und Auftragskosten werden jedoch separat verfolgt. Für die nächste Besprechung müssen Planwerte und aktuelle Angaben erneut abgeglichen werden. Abweichungen bleiben bis dahin ohne gemeinsamen Überblick.

So steuern Sie Ihre Budgets mit Axxerion

Budgetplanung mit Gebäude- und Projektinformationen verbinden.

Nutzen Sie die gemeinsame Datenbasis Ihrer CAFM-Plattform für die Planung. Axxerion verbindet Gebäude, Anlagen, Arbeitsaufträge, Verträge und Kosten; Budgets lassen sich im Zusammenhang mit Gebäuden und Projekten verwalten. Welche Informationen in Ihre Planung einfließen, wird bei der Einrichtung festgelegt. So steht ein Budget nicht isoliert in einer Tabelle, sondern im Zusammenhang mit den Maßnahmen und Objekten, für die es vorgesehen ist.

Kosten und Erlöse über mehrere Jahre planen.

Betrachten Sie Investitionen und laufende Aufwendungen über den benötigten Planungshorizont. Stellen Sie erwartete Kosten und relevante Erlöse gegenüber und berücksichtigen Sie deren zeitliche Verteilung. Damit erweitern Sie die einzelne Jahresbetrachtung um die längerfristigen Auswirkungen Ihrer Entscheidungen.

Szenarien und finanzielle Auswirkungen vergleichen.

Prüfen Sie unterschiedliche Vorgehensweisen, bevor Sie sich auf eine Planung festlegen. Die strategischen Planungsfunktionen unterstützen Szenarioanalysen, die Gegenüberstellung von Kosten und Einnahmen sowie die Analyse von Cashflows. Auch die Instandhaltungsplanung kann einbezogen werden. So bewerten Sie beispielsweise, wie sich eine andere zeitliche Umsetzung auf die geplanten Ausgaben und Zahlungsströme auswirkt. Die Ergebnisse beruhen auf Ihren hinterlegten Annahmen.

Prüfungen und Freigaben nachvollziehbar organisieren.

Bilden Sie Ihre internen Budgetabstimmungen über eingerichtete Workflows ab. Aufgaben werden den vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen zugewiesen; der Bearbeitungsstatus zeigt offene Schritte. Über die Dokumentenverwaltung stellen Sie zugehörige Unterlagen bereit und machen Änderungen nachvollziehbar. Benutzerrechte regeln, wer Informationen einsehen oder bearbeiten darf. So verbinden Sie die Planung mit klaren Zuständigkeiten und dokumentierten Entscheidungen.

Planwerte und tatsächliche Kosten auswerten.

Nutzen Sie die verknüpften Projekt- und Auftragsdaten, um die Kostenentwicklung während der Umsetzung zu verfolgen. Geplante und tatsächlich erfasste Auftragskosten können gegenübergestellt werden. Individuelle Berichte, Filter und Dashboards unterstützen die Auswertung; wiederkehrende Reports lassen sich automatisch versenden. So erhalten die Verantwortlichen eine gemeinsame Grundlage, um Abweichungen zu prüfen und die weitere Planung abzustimmen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Facility-Management-Abteilungen, Immobilienverantwortliche, technische Leitungen, Projektverantwortliche und Controlling-Teams bei der Planung und Überwachung ihrer Budgets. Sie verbindet die Personen, die Maßnahmen und Kostenansätze zusammenstellen, mit den Verantwortlichen für Prüfung, Entscheidung und Umsetzung.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn Investitionen und laufende Gebäudekosten gemeinsam betrachtet werden sollen oder mehrere Umsetzungsvarianten zur Entscheidung stehen. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion lässt sich die Budgetplanung mit Instandhaltung, Projekten, Finanzdaten und Berichtswesen verbinden.

CAFM Plattform

„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“

Randstad Deutschland

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So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir vorhandene Budgettabellen übernehmen?

Ja. Strukturierte Daten können beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien nach Axxerion importiert werden. Gemeinsam legen wir fest, welche Planwerte, Zuordnungen und Zeiträume übernommen werden sollen. Vor dem Import prüfen wir die benötigte Datenstruktur. Unterschiedliche Preisbasen, doppelte Positionen oder veraltete Planungsstände sollten zuvor geklärt werden. Eine automatische Übernahme sämtlicher Excel-Formeln oder individueller Tabellenlogiken wird dabei nicht vorausgesetzt.

Können wir mehrere Jahre und unterschiedliche Szenarien abbilden?

Ja. Die Budgetverwaltung ist auf mehrjährige und szenariobasierte Planung ausgerichtet. Sie können unterschiedliche Annahmen gegenüberstellen und deren wirtschaftliche Auswirkungen über den vorgesehenen Zeitraum betrachten. Welche Varianten und Berechnungen benötigt werden, wird bei der Einrichtung abgestimmt. Die Ergebnisse sind Planungswerte auf Grundlage Ihrer Annahmen, keine garantierte Vorhersage zukünftiger Kosten oder Erlöse.

Lassen sich geplante Budgets mit tatsächlichen Kosten vergleichen?

Axxerion unterstützt Budgetüberwachung im Projektmanagement und den Vergleich geplanter mit tatsächlich erfassten Kosten bei Arbeitsaufträgen. Über die eingerichteten Verknüpfungen und Berichte führen Sie die benötigten Informationen für Ihre Auswertung zusammen. Dabei wird festgelegt, welche Kosten berücksichtigt werden und wann sie in den Vergleich einfließen. Ein Bestellwert, eine erfasste Rechnung und eine tatsächlich erfolgte Zahlung werden nicht ungeprüft als derselbe Kostenstand behandelt.

Können wir Budgetfreigaben und Zugriffsrechte selbst festlegen?

Ja. Über die Workflowsteuerung lassen sich Prüf- und Genehmigungsschritte den vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen zuweisen. Benutzer-, Objekt- und Feldberechtigungen regeln, welche Informationen sichtbar und bearbeitbar sind. So können Sie die Planung, Prüfung und Freigabe organisatorisch trennen. Welche Regeln gelten und welche Änderungen geschulte Administratoren selbst vornehmen sollen, stimmen wir bei der Einführung ab.

Müssen wir unsere bestehende Buchhaltung ersetzen?

Nein. Axxerion kann über eingerichtete Schnittstellen mit bestehenden Finanz- und ERP-Systemen verbunden werden. Zu den beschriebenen Anbindungen gehören beispielsweise SAP und DATEV. Gemeinsam legen wir fest, welches System für die jeweiligen Daten maßgeblich ist, welche Angaben übertragen werden und wie häufig die Aktualisierung erfolgt. So lässt sich die Budgetplanung mit Ihrer bestehenden Systemlandschaft verbinden, ohne automatisch sämtliche Buchhaltungsprozesse zu verlagern.

Machen Sie Investitionen nachvollziehbar planbar.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Kosten und Einnahmen planen, unterschiedliche Szenarien bewerten und die Kostenentwicklung Ihrer Maßnahmen verfolgen. Gemeinsam besprechen wir, welche Gebäude, Projekte und Planungsdaten Sie berücksichtigen möchten und wie Ihre Verantwortlichen die Budgetentscheidung vorbereiten sollen.