Finanzen

Rechnungen | Budgets | Buchhaltung | Berichtswesen

Rechnungen prüfen statt Belege suchen.

Freigaben steuern, Budgets verfolgen, Kosten auswerten.

Die Rechnung für eine Anlagenwartung trifft ein. Passt sie zur Bestellung, wer prüft die Leistung und welchem Budget gehören die Kosten? Mit unserer CAFM-Software Axxerion verwalten Sie Rechnungen und Bestellungen zusammen mit den benötigten Finanzdaten. Eingerichtete Workflows führen durch Prüfung und Freigabe. Konten, Budgets und Auswertungen schaffen den Überblick für die kaufmännische Bearbeitung – statt Unterlagen zwischen Technik, Einkauf und Buchhaltung weiterzureichen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Rechnung zur dokumentierten Freigabe und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten von der Rechnung zur Buchhaltung

Eine Wartungsrechnung liegt vor.

Rechnung erfassen und Unterlagen zuordnen

Sie erfassen die eingegangene Wartungsrechnung und führen die zugehörige Bestellung sowie den Leistungsnachweis für die Prüfung zusammen. Dabei kontrollieren Sie, ob Lieferant, Betrag und Zuordnung zum betreffenden Vorgang stimmen. Die hinterlegten Unterlagen helfen den Verantwortlichen, die abgerechnete Leistung nachzuvollziehen. So liegt die Rechnung nicht als einzelner Anhang ohne Zusammenhang vor, sondern gemeinsam mit den Informationen, die für ihre weitere Bearbeitung benötigt werden. Die erforderlichen Verknüpfungen werden für Ihren Rechnungsprozess eingerichtet.

Prüfung zuweisen und Freigabe dokumentieren

Über den eingerichteten Workflow erhält die zuständige Person die Aufgabe, die Rechnung zu prüfen. Die technische Prüfung kann dabei von der kaufmännischen Freigabe getrennt werden. Fehlen Angaben oder bestehen Rückfragen zur abgerechneten Leistung, wird die Klärung im vorgesehenen Ablauf organisiert. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welcher Schritt erreicht wurde und wo eine Rückmeldung aussteht. Eingerichtete Erinnerungen unterstützen die Nachverfolgung. So bleibt nachvollziehbar, wer die Rechnung bearbeitet und ob die erforderlichen Prüfschritte bereits abgeschlossen sind.

Freigegebene Rechnungsdaten weitergeben

Nach der vorgesehenen Freigabe werden die Rechnungsinformationen für die weitere buchhalterische Bearbeitung bereitgestellt. Im gezeigten Beispiel erfolgt die Übergabe an ein angebundenes Buchhaltungssystem. Für DATEV ist die Übermittlung von Ein- und Ausgangsrechnungen beschrieben; eine SAP-Anbindung ermöglicht unter anderem den Austausch von Rechnungs-, Auftrags- und Kostenstelleninformationen. Welche Daten übertragen werden und welches System die anschließende Bearbeitung übernimmt, ist im eingerichteten Prozess festgelegt. Die Freigabe, die Datenübergabe und eine spätere Zahlung bleiben dabei unterschiedliche Schritte.

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Was Ihre Finanzprozesse unnötig aufwendig macht

Rechnungen und Bestellunterlagen liegen getrennt.

Budgets und erfasste Kosten werden getrennt verfolgt.

Die Budgetplanung steht in einer Tabelle, Rechnungen und Auftragskosten in anderen Übersichten. Für eine Besprechung müssen die Angaben erneut abgeglichen werden. Welcher Kostenstand dem Budget gegenübersteht, ist dabei nicht immer eindeutig.

Währungs- und Steuerangaben sind uneinheitlich.

Beträge werden ohne klar erkennbare Währung oder auf unterschiedlicher Netto- und Bruttobasis weitergegeben. Beim Zusammenführen der Daten entstehen Rückfragen. Die Verantwortlichen müssen zunächst klären, auf welcher Grundlage sie die Werte vergleichen.

Buchhaltungsdaten werden mehrfach gepflegt.

Kontenzuordnungen und Rechnungsinformationen werden im CAFM vorbereitet und anschließend erneut in einem anderen System erfasst. Änderungen müssen an mehreren Stellen nachgeführt werden. Die Abstimmung zwischen Facility Management und Buchhaltung wird dadurch aufwendiger.

Finanzielle Ergebnisse sind nur mit Zusatzaufwand erkennbar.

Einzelne Rechnungen und Kostenübersichten liegen vor, aber die gemeinsame Betrachtung von Aufwendungen und Erträgen fehlt. Für die Auswertung müssen unterschiedliche Datenbestände zusammengeführt werden. Welche Angaben bereits berücksichtigt sind, bleibt schwer nachvollziehbar.

So organisieren Sie Ihre Finanzen mit Axxerion

Rechnungen, Bestellungen und Freigaben zusammenführen.

Verwalten Sie Rechnungen und Bestellungen innerhalb derselben Plattform. Die Verbindung mit zugehörigen Unterlagen unterstützt die Prüfung der abgerechneten Leistungen. Ergänzende Workflows organisieren Zuständigkeiten, Rückfragen und Genehmigungen. So können Ihre Teams einen Rechnungsvorgang gemeinsam bearbeiten, statt Belege ohne einheitlichen Bearbeitungsstand zwischen Abteilungen weiterzureichen.

Budgets mit der Kostenentwicklung verbinden.

Verwalten Sie Budgets im Zusammenhang mit Ihren Gebäuden, Projekten und betrieblichen Aufgaben. Über die verknüpften Projekt- und Auftragsfunktionen lassen sich geplante und tatsächlich erfasste Kosten gegenüberstellen. Gemeinsam wird festgelegt, welche Werte in die jeweilige Auswertung einfließen. So erhalten Ihre Verantwortlichen eine Grundlage, um Abweichungen zu prüfen und die weitere Mittelverwendung abzustimmen.

Währungen und Steuerangaben zentral verwalten.

Berücksichtigen Sie die für Ihre Finanzprozesse benötigten Währungen und Steuerangaben im System. Bei der Einrichtung stimmen Sie ab, welche Angaben verwendet werden und wie diese in Rechnungen und Auswertungen einfließen. Damit arbeiten die Beteiligten mit einer gemeinsamen Grundlage für die kaufmännische Bearbeitung. Die fachliche Festlegung der zutreffenden steuerlichen Behandlung bleibt bei Ihren zuständigen Verantwortlichen.

Konten und Buchhaltungsprozesse abbilden.

Nutzen Sie die Funktionen für Buchhaltung und Konten, um Ihre Finanzdaten strukturiert zu verwalten. Gemeinsam legen Sie fest, welche Prozesse innerhalb von Axxerion stattfinden und welche Aufgaben Ihr vorhandenes Buchhaltungssystem übernimmt. Die zugehörigen Daten und Zuständigkeiten werden aufeinander abgestimmt. So verbinden Sie die kaufmännische Bearbeitung mit den Informationen aus Ihrem Gebäudebetrieb.

Aufwendungen und Erträge nachvollziehbar auswerten.

Die Gewinn- und Verlustrechnung gehört zum beschriebenen Finanzumfang. Sie unterstützt die Auswertung der entsprechend erfassten Aufwendungen und Erträge. Über das ergänzende Berichtswesen stellen Sie weitere Kennzahlen, Tabellen und Grafiken für Ihre Verantwortlichen zusammen. Welche Zeiträume, Konten und Daten berücksichtigt werden, wird für die jeweilige Auswertung festgelegt. So schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für Ihre finanzielle Bewertung.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Lösung unterstützt Facility-Management-Abteilungen, kaufmännische Immobilienverantwortliche, Controlling-Teams und Mitarbeitende der Buchhaltung. Sie verbindet die Personen, die Bestellungen und Leistungen dokumentieren, mit den Verantwortlichen für Rechnungsprüfung, Budgetüberwachung und finanzielle Auswertung.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Gebäude oder Projekte betreut werden und kaufmännische Informationen bisher getrennt von den operativen Vorgängen liegen. Als Teil der CAFM-Plattform Axxerion bleibt die Finanzverwaltung mit Gebäuden, Verträgen, Arbeitsaufträgen und den zugehörigen Kosten verbunden.

CAFM Plattform

„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“

Randstad Deutschland

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Müssen wir unsere bestehende Buchhaltung ersetzen?

Nein. Axxerion unterstützt die Einbindung bestehender Buchhaltungs- und ERP-Systeme. Für DATEV und SAP sind entsprechende Anbindungen beschrieben. Gemeinsam legen wir fest, welches System welche Daten maßgeblich verwaltet und wo Prüfung, Buchung und weitere Bearbeitung stattfinden. So können Sie Ihre FM-Prozesse mit der vorhandenen Buchhaltung verbinden, ohne automatisch sämtliche Finanzprozesse in ein anderes System zu verlagern.

Können wir vorhandene Stamm- und Finanzdaten übernehmen?

Ja. Strukturierte Daten lassen sich beispielsweise über CSV- oder XML-Dateien importieren. Gemeinsam bestimmen wir, welche Stammdaten, Kontenzuordnungen und Finanzinformationen übernommen werden sollen. Vor dem Import müssen Datenstruktur, Zeiträume und Zuordnungen abgeglichen werden. Die Übernahme vollständiger Buchungshistorien oder bestehender Berechnungslogiken wird gesondert geprüft; sie ergibt sich nicht automatisch aus einem Dateiimport.

Können wir Rechnungsprüfung und Freigabe unterschiedlichen Personen zuweisen?

Ja. Über eingerichtete Workflows lassen sich Prüf- und Genehmigungsschritte unterschiedlichen Personen oder Benutzergruppen zuordnen. Benutzer-, Objekt- und Feldberechtigungen regeln, welche Informationen sichtbar oder bearbeitbar sind. Damit können Sie beispielsweise die technische Leistungsprüfung von der kaufmännischen Freigabe trennen. Welche Schritte erforderlich sind und wer sie übernimmt, wird auf Ihre Organisation abgestimmt.

Können wir unterschiedliche Währungen und Steuerangaben berücksichtigen?

Ja. Währungen und Steuern gehören zum beschriebenen Funktionsumfang der Finanzverwaltung. Die benötigten Angaben und ihre Verwendung werden bei der Einrichtung festgelegt. Dazu gehört die Abstimmung, auf welcher Grundlage Beträge erfasst und ausgewertet werden. Eine automatische Aktualisierung aller Wechselkurse oder die selbstständige Ermittlung der zutreffenden steuerlichen Behandlung wird dadurch nicht pauschal zugesagt.

Bedeutet eine freigegebene Rechnung, dass sie bereits bezahlt wurde?

Nein. Die interne Freigabe bestätigt zunächst den vorgesehenen Bearbeitungsschritt. Buchung und Zahlung sind davon zu unterscheiden. Im Zusammenhang mit der DATEV-Anbindung beschreibt mavorest, dass buchhalterische Freigaben und Zahlungsläufe je nach Ablauf in Axxerion oder DATEV erfolgen können. Welche Schritte eingerichtet werden und welche Rückmeldungen den jeweiligen Status bestätigen, wird gemeinsam festgelegt. Ein Freigabestatus allein ist kein Zahlungsnachweis.

Verbinden Sie Rechnungen mit Ihrem Gebäudebetrieb.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie mit Axxerion Rechnungen und Bestellungen zusammenführen, Freigaben organisieren und Finanzdaten auswerten. Gemeinsam besprechen wir, welche Budgets, Konten und Schnittstellen Sie benötigen und wie Ihre technischen Verantwortlichen mit Controlling und Buchhaltung zusammenarbeiten sollen.