Use Case Thelen Gruppe

„Die Vision ist, Axxerion als zentralen Dreh- und Angelpunkt für das komplette Bestellwesen von technischen Dienstleistungen und Bauleistungen innerhalb der Thelen Gruppe zu positionieren (...).“

Marc Engelmann, stellv. Leiter FM/Leitung Backoffice, Thelen Gruppe

Wer ist die Thelen Gruppe?

Branche

Immobilien-Bestandshaltung und -Vermietung

Kennzahlen

  • 33 Standorte, 58 Unternehmen
  • 600 Mitarbeiter
  • 15,4 Mio m² Grundstücksfläche im Bestand

Die Thelen Gruppe engagiert sich in vielen Geschäftsfeldern. Das Kerngeschäft ist das des Immobilien-Bestandshalters und -Vermieters verschiedener Flächenarten, primär aber die Vermietung von Gewerbeparks, Logistik- und Produktionsflächen.

Zweites Standbein sind die operativen Betriebe des Bau- und Ausbaugewerbes (HLS, Tiefbau, Elektro, etc.). Das dritte Standbein ist die Servicegesellschaft für IGM-Services (Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste, Kurierdienste, Bahndienstleistungen).

Das Facility Management ist ein Teil des Immobilien Managements der Thelen Gruppe und zusammen mit dem Property Management zuständig für das operative Objekt Management.

Die Thelen Gruppe, einschließlich ihrer Tochtergesellschaften rund um die Immobilie, mit über 5.600 Mitarbeitern, 58 Tochterunternehmen im Bereich der Bauausführung, Planung und Bewirtschaftung von Immobilien und diversen Kooperationen, hat das Ziel, mit intelligenten und innovativen Konzepten zukunftsfähige zukunftsfähige Immobilien, Gewerbeparks und Quartiere zu entwickeln und umzusetzen, zu vermieten und zu betreiben.

Zentrales Motiv ist ein aktives Immobilienmanagement unter ökonomischen, ökologischen und funktionalen Gesichtspunkten.

Die Berücksichtigung von Funktionalität und technischem Fortschritt mit einem Mix aus smarten und sozialen Aspekten, mit Integration von Nachhaltigkeit, Energieeffizienz, innovativer Mobilität, digitaler Ausstattung und Services sind die Grundlagen der Planungen.

Herausforderungen

Welche Herausforderungen gab es vor der CAFM-Einführung?

  • Warenanbindung Onlineshop
    • Angebote
    • Aufträge
    • Rechnungen
    • Schnittstelle zum Rechnungswesen
    • Lagerverwaltung
  • Montageeinteilung
    • Kalenderfunktion online
    • App-Anbindung (Stundenreport/Kalender/Serviceauftrag)
  • Service-Modul
    • Ticketsystem
    • Weitergabe von Störungen per Mail
    • Zuweisung von Ticket an Auftrag
    • Freimeldung durch Techniker (Unterschrift Kunde

Die Lösung

Welche Probleme löst Axxerion nun bei der Thelen Gruppe?

  • Axxerion CAFM Facility-Management-Software – Skalierbarkeit, die weitestgehend ohne Programmierkenntnisse auskommt
  • Umfangreiche Möglichkeiten der Anpassung
  • Gut funktionierendes Berichtswesen
  • Schnelle (technische) Einführung durch einen SaaS-Betrieb in Kombination mit einer Browser-Oberfläche
  • Wichtige, zu bearbeitende Dinge werden durch die individuellen Anpassungen übersichtlich dargestellt

Ergebnis

Was sind die Ergebnisse der CAFM-Einführung?

  • Uneingeschränkte Transparenz der in Axxerion eingepflegten Daten = Vorteil
  • Verschiedene eigene Anpassungen im System = niedrige Fehlerquote (finanziell bedeutsam!)
  • Kontinuierliche Datenpflege und Mitarbeiter-Schulung = reduzierte Bearbeitungszeiten der Tickets & höhere Service-Qualität für die Mieter
  • Verdopplung von Ticketeingaben innerhalb von 14 Monaten
  • Reduktion der durchschn. Bearbeitungszeit um 15-20 Tage
  • Vervierfachung von in die Wege geleiteten Instandsetzungsmaßnahmen
  • Steigerung des Wartungsgeschäftes (Eigenleistung) auf eine Erfüllungsquote von >80%
  • Steigerung des „In-Time-Faktors“ durch Anwendung des Projektmanagements

Erfahrung & Empfehlung

Welche Erfahrungen wurden bei der Einführung von Axxerion gesammelt?

Marc Engelmann (stellv. Leiter FM/Leitung Backoffice) gibt folgendes Feedback:

„Die Vision ist, Axxerion als zentralen Dreh- und Angelpunkt für das komplette Bestellwesen von technischen Dienstleistungen und Bauleistungen innerhalb der Thelen Gruppe zu positionieren und auch als solches wahrgenommen zu werden. Daneben sollen die eigenen bauausführenden ebenfalls in Axxerion stärker als bisher integriert werden.“

Herr Engelmann macht noch auf einige Punkte aufmerksam:

„Konzentration auf das Wesentliche ist essenziell! Die „Brot-und-Butter“-Prozesse müssen ausgereift sein und durch das Team gelebt werden. Idealerweise wurden diese hinsichtlich wertschöpfender Maßnahmen bereits vorher tiefengeprüft und angepasst. Sitzen diese Abläufe, auch aufgrund von kontinuierlichen Schulungsmaßnahmen sowie einheitlicher Bezeichnungen/Beschriftungen (z.B. Dokumententitel), kann man weitere Prozesse einfach produktiv nehmen. Den Produktivgang nach dem Prinzip „Done beats perfect“ halte ich für richtig. Auch wenn der Prozess noch nicht komplett definiert wurde und vielleicht 100% stimmig ist, würde ich ihn immer online nehmen und dann das Feedback der Mitarbeiter abwarten. Diese Vorgehensweise funktioniert nur dann, wenn auch ein Mitarbeiter als Admin für die Pflege vorgesehen ist, was ich aber auch immer empfehlen würde.“

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