Liegenschaftsverwaltung

Gebäudedaten | Inventar & Teams | Budget | Standortübersicht

Standorte überblicken statt Gebäudedaten zusammensuchen.

Gebäude, Ausstattung und Zuständigkeiten in einer gemeinsamen Datenbasis organisieren.

Ihr Facility-Management-Team übernimmt die Betreuung eines weiteren Standorts. Welche Gebäude gehören dazu, welche Ausstattung ist vorhanden und welche Teams kümmern sich um den Betrieb? Mit der Liegenschaftsverwaltung von mavorest führen Sie die Gebäudedaten Ihres Bestands in unserer CAFM-Software Axxerion zusammen. Sie ordnen Inventar und Teams zu und behalten die zugehörigen Budgets im Blick. So schaffen Sie eine gemeinsame Grundlage für die Standortbetreuung – statt Informationen aus Gebäudelisten, Ausstattungsverzeichnissen und einzelnen Budgetübersichten zusammenzusuchen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Standortaufnahme zur verknüpften Gebäudeübersicht und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur strukturierten Standortverwaltung

Ihr Facility-Management-Team übernimmt die Betreuung eines weiteren Bürostandorts.

Gebäude und Räume des Standorts erfassen

Sie legen die Gebäude des zusätzlichen Standorts an und ordnen die dazugehörigen Räume zu. Vorhandene Gebäudedaten werden übernommen und um fehlende Angaben ergänzt. Dabei prüfen Sie, ob Bezeichnungen und Zuordnungen zum tatsächlichen Bestand passen. Eine einheitliche Struktur hilft Ihrem Team, den neuen Standort nach denselben Kriterien wie die bereits betreuten Gebäude zu verwalten. So entsteht die Datengrundlage für die weitere Betreuung.

Inventar, Anlagen und Teams zuordnen

Sie verbinden die vorhandene Ausstattung und die technischen Anlagen mit den jeweiligen Gebäuden und Räumen. Ergänzend hinterlegen Sie die zuständigen Teams und legen fest, welche Aufgaben sie im eingerichteten Ablauf übernehmen. Über die verknüpfte Dokumentenverwaltung stellen Sie relevante Unterlagen im passenden Zusammenhang bereit. Damit lässt sich beispielsweise nachvollziehen, wo eine Anlage steht, welches Team sie betreut und welche Informationen für die Bearbeitung benötigt werden.

Aufgaben planen und Budgets berücksichtigen

Für den weiteren Betrieb berücksichtigen Sie die anstehenden Wartungs- und Serviceaufgaben. Über die verknüpften Wartungs- und Auftragsfunktionen planen Sie Arbeiten und weisen sie den zuständigen Beteiligten zu. Die Budgetverwaltung ergänzt die finanzielle Planung. Erfasste Aufwände und Kosten lassen sich anschließend über Berichte auswerten. So wird der neue Standort nicht nur in einer Gebäudeliste geführt, sondern in die laufenden Aufgaben Ihres Facility Managements eingebunden.

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Was die Liegenschaftsverwaltung erschwert

Gebäudedaten liegen in unterschiedlichen Listen.

Ausstattung und Zuständigkeiten sind nicht eindeutig zugeordnet.

Unterlagen fehlen im Zusammenhang mit dem Gebäude.

Aufgaben und Budgets werden getrennt betrachtet.

Anstehende Arbeiten stehen in einer Maßnahmenliste, die Budgetplanung in einer anderen Datei. Welche Aufgaben zu welchem Gebäude gehören und welche Kosten dafür vorgesehen sind, lässt sich nur durch manuelles Zusammenführen beantworten.

Für die Abstimmung über mehrere Standorte fehlt eine gemeinsame Übersicht.

So behalten Sie Ihre Liegenschaften im Blick

Gebäude und Räume zentral strukturieren.

Verwalten Sie Ihre Gebäude und die zugehörigen Räume in einer gemeinsamen Datenbasis. Einheitliche Bezeichnungen und eindeutige Zuordnungen erleichtern die Orientierung im Bestand. Kommt ein Gebäude hinzu oder verändert sich die räumliche Struktur, führen Sie die betreffenden Angaben im System nach. Damit bleibt der dokumentierte Bestand die Grundlage für die weitere Bearbeitung.

Inventar und Teams dem Standort zuordnen.

Bringen Sie Gebäudedaten, Ausstattung und betreuende Teams in einen nachvollziehbaren Zusammenhang. So ist erkennbar, welches Inventar zu einem Standort gehört und welche Beteiligten für dessen Betreuung vorgesehen sind. Bei Veränderungen aktualisieren Sie die Zuordnungen, statt unterschiedliche Ausstattungs- und Zuständigkeitslisten parallel zu pflegen.

Dokumente mit Gebäuden und Ausstattung verbinden.

Nutzen Sie die verknüpfte Dokumentenverwaltung, um Pläne, technische Unterlagen und weitere Nachweise den passenden Objekten zuzuordnen. Versionierung und Zugriffsrechte unterstützen eine nachvollziehbare Ablage. Berechtigte Mitarbeitende können die Unterlagen im jeweiligen Zusammenhang aufrufen, ohne zunächst den Ablageort in einer separaten Ordnerstruktur ermitteln zu müssen.

Gebäudebetrieb und Budgetplanung zusammenführen.

Verbinden Sie Ihre Gebäudedaten mit den benötigten Wartungs-, Auftrags- und Budgetfunktionen. Geplante Arbeiten erhalten dadurch einen konkreten Objektbezug. Über die verknüpften Arbeitsaufträge lassen sich erfasste Zeiten, Materialverbräuche und Kosten berücksichtigen und geplante mit tatsächlichen Aufwänden vergleichen. Das unterstützt die Abstimmung zwischen den operativen Teams und den Budgetverantwortlichen.

Standortdaten für gemeinsame Auswertungen nutzen.

Nutzen Sie das Berichtswesen, um Informationen nach den hinterlegten Standort- und Gebäudemerkmalen zusammenzustellen. Individuelle Berichte und Filter unterstützen beispielsweise die Übersicht über Gebäude, zugeordnete Ausstattung oder offene Arbeitsaufträge. Welche Angaben Ihre Teams für ihre Abstimmungen benötigen, legen wir bei der Einrichtung fest. Aussagekräftige Vergleiche setzen dabei einheitlich gepflegte Daten voraus.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Liegenschaftsverwaltung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, Immobilienverantwortliche und technische Leitungen, die Gebäude und die damit verbundenen Informationen zentral organisieren möchten. Sie unterstützt die Zusammenarbeit zwischen den Personen, die den Gebäudebestand verwalten, und den Teams, die Ausstattung, Wartungen und Serviceaufgaben betreuen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Standorte betreut werden, neue Gebäude hinzukommen oder Informationen bisher in getrennten Systemen und Listen liegen. Im Mittelpunkt steht eine gemeinsame Grundlage für den Überblick über den Bestand und die Organisation des laufenden Betriebs.

CAFM Plattform

„Man braucht gute Informationen um gute Entscheidungen zu treffen.“

enercity Netz, Hannover

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir mehrere Standorte in einer gemeinsamen Lösung verwalten?

Ja. Axxerion unterstützt die zentrale Verwaltung von Gebäuden und zugehörigen Informationen über mehrere Standorte hinweg. Gebäude, Räume, Inventar und weitere Daten werden in der gemeinsamen Plattform geführt. Welche Standortstruktur Sie benötigen und welche Angaben standortübergreifend ausgewertet werden sollen, legen wir bei der Einrichtung fest.

Können wir vorhandene Excel-Listen und Gebäudedaten übernehmen?

Ja. Axxerion unterstützt den Import strukturierter Daten, beispielsweise über CSV- und XML-Dateien. Vorhandene Excel-Listen können dafür in ein geeignetes Austauschformat überführt werden. Vor der Übernahme prüfen wir gemeinsam die Datenfelder und ihre Zuordnung. Doppelte Gebäude, uneinheitliche Bezeichnungen und fehlende Verknüpfungen sollten dabei bereinigt werden, damit sie nicht in die neue Verwaltung übernommen werden.

Können unterschiedliche Teams mit unterschiedlichen Berechtigungen arbeiten?

Ja. Axxerion bietet Benutzer- und Rollenrechte sowie Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. Damit lässt sich festlegen, welche Informationen die jeweiligen Nutzergruppen sehen oder bearbeiten dürfen. Gemeinsam stimmen wir ab, welche Rechte beispielsweise die zentrale Immobilienverwaltung und die operativen Teams benötigen. Die Berechtigungen werden entsprechend dem vereinbarten Konzept eingerichtet.

Lassen sich Verträge und Wartungsaufgaben mit der Standortverwaltung verbinden?

Ja. Über die verknüpften Anwendungen können Vertragsdaten, Wartungen und Arbeitsaufträge im Zusammenhang mit Gebäuden und Anlagen geführt werden. Das Vertragsmanagement ergänzt beispielsweise Unterlagen und Fristen; die Wartungs- und Auftragsfunktionen unterstützen Planung, Zuweisung und Dokumentation von Arbeiten. Welche Verknüpfungen und Abläufe Sie benötigen, wird bei der Einführung abgestimmt.

Was unterscheidet Liegenschaftsverwaltung und Flächenmanagement?

Die Liegenschaftsverwaltung stellt Gebäudedaten, Inventar, Teams, Budgets und den Überblick über Ihre Standorte in den Mittelpunkt. Das Flächenmanagement konzentriert sich auf Räume und Flächen, ihre organisatorische Nutzung und die dazugehörigen Auswertungen. Dazu gehören beispielsweise die Übernahme vorbereiteter CAD-Pläne und die Zuordnung von Räumen zu Personen oder Abteilungen. Beide Bereiche können innerhalb der Plattform miteinander verbunden werden.

Bringen Sie Klarheit in Ihren Gebäudebestand.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie Gebäude zentral verwalten, Ausstattung zuordnen und die Informationen Ihrer Standorte zusammenführen. Gemeinsam besprechen wir, welche Daten bereits vorhanden sind und wie Sie diese für die Betreuung Ihrer Liegenschaften nutzen möchten.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Standortaufnahme zur verknüpften Gebäudeübersicht.

Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.