Gewährleistungsmanagement
Mängel | Fristen | Workflows | Dokumentation
Mängel verfolgen, bevor Fristen verstreichen.
Gewährleistungsfälle erfassen, Zuständigkeiten klären und die Bearbeitung dokumentieren.
Wenige Monate nach der Abnahme fällt eine neu eingebaute Lüftungsanlage aus. Liegt ein Gewährleistungsfall vor, wer kümmert sich um die Prüfung und welche Fristen sind zu beachten? Mit dem Gewährleistungsmanagement von mavorest führen Sie Mängel, relevante Fristen und die zugehörige Dokumentation in unserer CAFM-Software Axxerion zusammen. Festgelegte Workflows unterstützen die Bearbeitung – statt Informationen aus Mängellisten, Postfächern und einzelnen Notizen zusammenzusuchen.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Mangelmeldung bis zum dokumentierten Abschluss und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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In drei Schritten zum dokumentierten Gewährleistungsfall
Eine neu eingebaute Lüftungsanlage fällt wenige Monate nach der Abnahme aus.
Mangel erfassen und der Anlage zuordnen
Sie erfassen den Defekt und verknüpfen die Meldung mit der betroffenen Lüftungsanlage. Eine Beschreibung, Fotos und vorhandene Anlagenunterlagen ergänzen den Vorgang. Über die verknüpften Anlagendaten bleibt nachvollziehbar, an welchem Standort das Problem aufgetreten ist und welche Informationen zum betroffenen Objekt vorliegen. So entsteht eine gemeinsame Grundlage für die anschließende Prüfung – statt einer einzelnen Nachricht, deren Zusammenhang erst recherchiert werden muss.
Prüfung zuweisen und die nächsten Schritte verfolgen
Die zuständige Person prüft anhand der Vertrags- und Abnahmeunterlagen, wie der Mangel weiterbearbeitet werden soll. Sie hinterlegen die fachlich bestätigten Fristen und legen Aufgaben für die weitere Abstimmung fest. Ein eingerichteter Workflow führt durch die vorgesehenen Bearbeitungsschritte. Statusanzeigen, Erinnerungen und bei Bedarf Eskalationen unterstützen die Nachverfolgung. So ist erkennbar, welche Prüfung bereits erfolgt ist und wo noch eine Entscheidung oder Rückmeldung aussteht.
Mängelbeseitigung prüfen und das Ergebnis festhalten
Nach der Bearbeitung wird die Rückmeldung zum Vorgang ergänzt. Über die verknüpften Auftrags- und Dokumentenfunktionen halten Sie fest, welche Arbeiten durchgeführt wurden und welche Nachweise vorliegen. Ihr Team prüft das Ergebnis und dokumentiert, ob der Mangel behoben wurde oder weitere Schritte erforderlich sind. Anschließend wird der Vorgang entsprechend dem vereinbarten Ablauf abgeschlossen. Die zugehörigen Unterlagen bleiben für berechtigte Personen zugänglich.
Was die Gewährleistungsverfolgung erschwert
Mängel sind nicht eindeutig dem betroffenen Objekt zugeordnet.
Fristen stehen in unterschiedlichen Listen und Kalendern.
Zwischen Meldung und Bearbeitung bleibt die Zuständigkeit offen.
Unterlagen und Nachweise müssen zusammengesucht werden.
Der Überblick über offene Fälle fehlt.
So behalten Sie Ihre Gewährleistungsfälle im Blick
Mängel erfassen und mit dem betroffenen Objekt verbinden.
Fristen hinterlegen und an anstehende Schritte erinnern lassen.
Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritte klar festlegen.
Dokumentation und Nachweise im Zusammenhang verwalten.
Offene Aufgaben auswerten und Handlungsbedarf erkennen.
Für wen eignet sich die Lösung?
Die Lösung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, technische Leitungen, Immobilienverantwortliche sowie Bau- und Projektteams, die Gewährleistungsfälle strukturiert bearbeiten möchten. Sie verbindet die Personen, die einen Mangel feststellen, mit den Verantwortlichen für Prüfung, Koordination und Abschlusskontrolle.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn nach Neubauten, Umbauten oder technischen Erneuerungen mehrere Gewährleistungsfälle parallel verfolgt werden. Auch bei mehreren Standorten und wechselnden Zuständigkeiten hilft eine gemeinsame Grundlage für Mängel, Fristen und Bearbeitungsstände.
„Mit ganz weitem Abstand hat Axxerion bei unserer Auswahl gewonnen. Allein schon wegen der Bedieneroberfläche und der klaren Darstellung von komplexen Daten“.
Serviceplan Group, München
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Können wir vorhandene Mängellisten und Daten übernehmen?
Axxerion bietet Importfunktionen für strukturierte Daten, beispielsweise im CSV-Format. Gemeinsam prüfen wir, wie Ihre vorhandenen Listen aufgebaut sind und welche Angaben übernommen werden sollen. Dazu gehören auch die Zuordnung zu Objekten und die benötigten Datenfelder. Vor dem Import stimmen wir die Aufbereitung und Zuordnung der Informationen ab.
Wie werden Gewährleistungsfristen überwacht?
Sie hinterlegen die für Ihren Fall fachlich geprüften Fristen und bestimmen, wer zu welchem Zeitpunkt erinnert werden soll. Eingerichtete Regeln unterstützen die Terminverfolgung. Über die Workflowsteuerung können zusätzliche Aufgaben und Eskalationen vorgesehen werden, wenn Bearbeitungsschritte ausstehen. Voraussetzung sind gepflegte Fristdaten und ein auf Ihre Anforderungen abgestimmter Ablauf.
Können externe Unternehmen in die Bearbeitung eingebunden werden?
Über die verknüpften Ticket- und Auftragsfunktionen können externe Dienstleister eigene Zugänge mit passenden Berechtigungen erhalten. Damit lassen sich Aufgaben und Rückmeldungen innerhalb des vorgesehenen Ablaufs bearbeiten. Welche Informationen ein Unternehmen einsehen oder verändern darf, wird bei der Einrichtung festgelegt.
Können wir Meldungen und Rückmeldungen direkt vor Ort erfassen?
Über die mobilen Anwendungen lassen sich Tickets und Arbeitsaufträge vor Ort bearbeiten und Angaben direkt erfassen. Mavorest Mobile unterstützt auch Offline-Arbeit mit anschließender Synchronisation. Welche Formulare, Datenfelder und Rückmeldungen für Ihren Gewährleistungsprozess mobil verfügbar sein sollen, stimmen wir im Rahmen der Einrichtung ab.
Bedeutet eine erfasste Mangelmeldung automatisch, dass ein Gewährleistungsanspruch besteht?
Eine Mangelmeldung dokumentiert zunächst den festgestellten Sachverhalt. Die Funktionen für Mängel, Fristen, Workflows und Dokumentation unterstützen dessen weitere Bearbeitung. Ob tatsächlich ein Anspruch besteht, gegen wen er sich richtet und welche Fristen maßgeblich sind, muss fachlich beziehungsweise rechtlich geprüft werden. Eine Erinnerung oder ein Bearbeitungsstatus ersetzt diese Bewertung nicht.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Gewährleistungsfälle.
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Erleben Sie, wie Sie Mängel erfassen, Fristen nachverfolgen und die Bearbeitung dokumentieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Informationen bereits vorliegen und wie Ihre Teams Gewährleistungsfälle künftig koordinieren sollen.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der ersten Mangelmeldung bis zum dokumentierten Abschluss.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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