Inventarverwaltung

Kataloge | Nutzung | Verfügbarkeit | Dokumentation

Inventar zuordnen statt Ausstattung suchen.

Möbel, Geräte und weitere Assets zentral verwalten und ihre Nutzung nachvollziehen.

Eine Abteilung zieht in neue Räume. Welche Schreibtische, Bürostühle und Geräte sind bereits vorhanden, wo stehen sie und wer nutzt sie? Mit der Inventarverwaltung von mavorest führen Sie diese Informationen in unserer CAFM-Software Axxerion zusammen. Sie strukturieren Ihr Inventar in Katalogen, hinterlegen Nutzer und Eigentümer und verbinden die Ausstattung mit den zugehörigen Gebäudedaten. So prüfen Sie, was weiterverwendet werden kann, statt vor dem Umzug unterschiedliche Inventarlisten abzugleichen.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom erfassten Gegenstand zur zugeordneten Ausstattung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur klaren Inventarübersicht

Eine Abteilung zieht um und möchte vorhandene Ausstattung weiterverwenden.

Vorhandene Ausstattung prüfen und Informationen ergänzen

Sie stellen zusammen, welche Möbel und Geräte für den Umzug infrage kommen. Kategorien und Inventarkataloge helfen dabei, die Gegenstände einheitlich zu erfassen und zu gruppieren. Vorhandene Angaben zu Nutzern und Eigentümern ergänzen den Überblick. Anschließend gleichen Sie die erfassten Informationen mit der tatsächlichen Ausstattung ab und ergänzen fehlende Daten. So entsteht eine Grundlage für die Entscheidung, welche Gegenstände am neuen Arbeitsplatz weiterverwendet werden sollen.

Inventar den neuen Räumen und Nutzern zuordnen

Nach dem Umzug aktualisieren Sie die Zuordnung der betroffenen Gegenstände. Über die verknüpften Gebäude- und Raumdaten halten Sie fest, wo sich die Ausstattung befindet. Zusätzlich hinterlegen Sie, wer die jeweiligen Gegenstände nutzt und wem sie gehören. Damit bleibt beispielsweise erkennbar, welcher Monitor einer Person zugeordnet ist und in welchem Raum der gemeinsam genutzte Drucker steht. Die Änderungen werden in der gemeinsamen Datenbasis nachgeführt.

Unterlagen und Termine für die weitere Nutzung bereitstellen

Sie ergänzen die zum Inventar gehörenden Dokumente, beispielsweise Bedienungsanleitungen und Garantieunterlagen. Hinterlegte Garantieinformationen und die Wartungsplanung über Kalenderfunktionen unterstützen den weiteren Betrieb. Steht bei einem übernommenen Gerät eine Wartung an, berücksichtigen Sie diese bei der Einsatzplanung. So endet die Inventarverwaltung nicht mit dem Standortwechsel: Auch die Informationen für die anschließende Nutzung bleiben beim jeweiligen Gegenstand verfügbar.

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Was die Inventarverwaltung erschwert

Inventarlisten haben unterschiedliche Stände.

Büroausstattung und Geräte werden in verschiedenen Tabellen gepflegt. Neue Anschaffungen, Weitergaben und ausgemusterte Gegenstände sind nicht überall berücksichtigt. Welcher Bestand tatsächlich vorhanden ist, muss erst abgeglichen werden.

Standort und Nutzer sind nicht eindeutig dokumentiert.

Garantien und Wartungstermine werden getrennt nachgehalten.

Dokumente fehlen im Zusammenhang mit dem Inventar.

Für die Weiterverwendung oder Ersatzbeschaffung fehlt die Übersicht.

So behalten Sie Ihr Inventar im Blick

Gegenstände in Kategorien und Inventarkatalogen strukturieren.

Erfassen Sie physische und digitale Assets in einer zentralen Inventarverwaltung. Kategorien und Kataloge schaffen eine gemeinsame Struktur für unterschiedliche Inventararten. So lassen sich beispielsweise Büromöbel und technische Geräte getrennt organisieren, ohne sie in voneinander unabhängigen Listen zu verwalten.

Standorte, Nutzer und Eigentümer nachvollziehbar zuordnen.

Hinterlegen Sie, wer einen Gegenstand nutzt und wem er gehört. Verknüpfungen mit den Gebäude- und Raumdaten ergänzen die räumliche Zuordnung. Bei einer Weitergabe oder einem Standortwechsel aktualisieren Sie die betreffenden Angaben. So greifen die Beteiligten auf denselben dokumentierten Stand zu.

Garantien und Wartungen beim Inventar berücksichtigen.

Verwalten Sie die Garantieinformationen Ihrer Gegenstände und planen Sie Wartungen über die Kalenderfunktionen. Damit stehen diese Angaben im Zusammenhang mit dem jeweiligen Inventar bereit. Ihr Team kann anstehende Maßnahmen vorbereiten und vorhandene Garantieunterlagen bei der weiteren Bearbeitung berücksichtigen.

Dokumente direkt mit den Gegenständen verbinden.

Ordnen Sie Bedienungsanleitungen, Produktunterlagen und weitere Dokumente dem jeweiligen Inventar zu. Über die Dokumentenverwaltung lassen sich die Unterlagen im passenden Zusammenhang bereitstellen. So müssen berechtigte Mitarbeitende nicht erst klären, in welchem Ordner die Informationen zu einem bestimmten Gerät liegen.

Wertentwicklung für Entscheidungen heranziehen.

Nutzen Sie die Funktionen für Abschreibung und Restwert, um die Wertentwicklung Ihres Inventars nachzuvollziehen. Zusammen mit den hinterlegten Nutzungs- und Wartungsinformationen erhalten Sie eine Grundlage für Entscheidungen über Weiterverwendung oder Ersatzbeschaffung. Die benötigten Daten und Einstellungen stimmen wir bei der Einrichtung gemeinsam ab.

Für wen eignet sich die Lösung?

Die Inventarverwaltung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, technische Verantwortliche und Teams, die Büroausstattung, Geräte und weitere Betriebsmittel betreuen. Auch IT-Verantwortliche können physische und digitale Assets in einer gemeinsamen Struktur verwalten. Im Mittelpunkt stehen die Zuordnung der Gegenstände, ihre Nutzung und die dazugehörigen Informationen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn Ausstattung auf mehrere Gebäude verteilt ist, Gegenstände regelmäßig den Nutzer wechseln oder Inventardaten bisher in getrennten Listen liegen. Eine gemeinsame Übersicht unterstützt die Abstimmung darüber, was vorhanden ist und wie es weiter eingesetzt werden soll.

CAFM Plattform

„Auch die Flexibilität von Axxerion ist sehr schön. Es ist individualisierbar und passt sich den Kundenwünschen ideal an.“

Oest Tankstellen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Welche Arten von Inventar können wir verwalten?

Mit der Inventarverwaltung lassen sich physische und digitale Assets zentral organisieren. Dazu können beispielsweise Büromöbel, Geräte und weitere Ausstattungsgegenstände gehören. Kategorien und Inventarkataloge strukturieren die unterschiedlichen Inventararten. Welche Angaben zu Nutzern, Eigentümern, Garantien und Dokumenten Sie benötigen, legen wir gemeinsam für Ihre Anwendung fest.

Können wir vorhandene Excel-Inventarlisten übernehmen?

Ja. Axxerion unterstützt den Import strukturierter Daten über CSV- und XML-Dateien. Vorhandene Excel-Listen können dafür in ein geeignetes Austauschformat überführt werden. Vor dem Import prüfen wir gemeinsam den Aufbau und die Zuordnung der Datenfelder. Uneinheitliche Bezeichnungen, doppelte Einträge und fehlende Zuordnungen sollten dabei bereinigt werden, damit sie nicht in die neue Inventarverwaltung übernommen werden.

Was passiert, wenn Inventar den Raum oder den Nutzer wechselt?

Sie aktualisieren die betreffende Zuordnung im System. Über die Verbindung zu Gebäude- und Raumdaten lässt sich der Standort nachführen; Nutzer und Eigentümer werden beim Inventar verwaltet. Entscheidend ist, tatsächliche Veränderungen zeitnah einzutragen. Die Aussagekraft der Inventarübersicht hängt davon ab, dass die hinterlegten Informationen dem aktuellen Stand entsprechen.

Lassen sich Garantien, Wartungen und Restwerte berücksichtigen?

Ja. Die Inventarverwaltung umfasst Funktionen für Garantieüberwachung, Wartungsplanung über Kalender sowie Abschreibung und Restwert. Ergänzende Dokumente können dem Inventar zugeordnet werden. Damit lassen sich Informationen für den laufenden Einsatz und die weitere Planung zusammenführen. Welche Daten und Berechnungsgrundlagen dafür benötigt werden, stimmen wir bei der Einrichtung ab.

Was unterscheidet Inventarverwaltung und Vorratsverwaltung?

Bei der Inventarverwaltung stehen Assets, ihre Nutzung, Verfügbarkeit und Dokumentation im Mittelpunkt. Die Vorratsverwaltung richtet sich auf Lagerbestände und Nachbestellungen. Benötigen Sie neben der Verwaltung Ihrer Ausstattung auch eine Übersicht über Vorräte und deren Nachbeschaffung, berücksichtigen wir diese Anforderungen bei der Auswahl und Einrichtung der passenden Anwendungen.

Bringen Sie Klarheit in Ihren Inventarbestand.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie Möbel, Geräte und weitere Assets zentral verwalten, Nutzern zuordnen und mit den passenden Unterlagen verbinden. Gemeinsam besprechen wir, welche Inventardaten bereits vorliegen und wie Sie die Verwaltung Ihrer Ausstattung organisieren möchten.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom erfassten Gegenstand zur nachvollziehbaren Nutzung.

Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.