Projektmanagement

Team | Gantt-Diagramm | Zeiterfassung | Personal Budget

Projekte steuern statt Planungsstände abgleichen.

Termine planen, Teams koordinieren und Projektbudgets im Blick behalten.

Eine Büroetage soll modernisiert werden. Elektroarbeiten, Bodenverlegung und neue Ausstattung müssen zeitlich aufeinander abgestimmt werden. Wer ist beteiligt, welche Termine sind vorgesehen und wie entwickelt sich das Budget? Mit dem Projektmanagement von mavorest organisieren Sie Ihr Vorhaben in unserer CAFM-Software Axxerion. Zeitpläne und Gantt-Diagramme, Teamverwaltung und Budgetüberwachung führen die wesentlichen Projektinformationen zusammen – statt Terminlisten, Teamübersichten und Kostenstände getrennt zu pflegen.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom Projektplan zur dokumentierten Umsetzung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur strukturierten Projektsteuerung

Eine Büroetage wird modernisiert. Mehrere Teams stimmen Arbeiten, Termine und Budget miteinander ab.

Projekt gliedern und Termine im Gantt-Diagramm planen

Sie strukturieren die Modernisierung in die vorgesehenen Arbeitsschritte und hinterlegen den zeitlichen Ablauf. Im Gantt-Diagramm stellen Sie beispielsweise Elektroarbeiten, Bodenverlegung und die anschließende Ausstattung auf einer gemeinsamen Zeitachse dar. Anschließend prüfen Sie, ob die Reihenfolge und die vorgesehenen Zeiträume zu Ihrem Vorhaben passen. So entsteht ein nachvollziehbarer Projektplan, den Sie für die Abstimmung mit den Beteiligten nutzen und bei Änderungen aktualisieren.

Projektteam organisieren und Arbeitszeiten erfassen

Sie hinterlegen die beteiligten Teams und stimmen ab, wer welche Aufgaben übernimmt. Die Personalzeiterfassung ergänzt den Überblick um den dokumentierten Zeitaufwand. Über die Zeiterfassungsfunktionen der Plattform können Online-Stundenzettel und Genehmigungsprozesse eingebunden werden. Welche Angaben Ihre Mitarbeitenden erfassen und wie diese dem Projekt zugeordnet werden, legen wir bei der Einrichtung fest. Damit betrachten Sie nicht nur geplante Termine, sondern auch die erfassten Arbeitszeiten.

Budgetentwicklung prüfen und Umsetzung dokumentieren

Während der Modernisierung überwachen Sie das Projektbudget anhand der hinterlegten Kosteninformationen. Die Dokumentenverwaltung hält die zugehörigen Unterlagen bereit; das Baustellentagebuch ergänzt die Dokumentation des Bauverlaufs. In der Projektbesprechung betrachten Sie diese Angaben zusammen mit dem Zeitplan. Verschiebt sich beispielsweise die Bodenverlegung, stimmen Sie das weitere Vorgehen ab und führen die Planung entsprechend nach. So bleibt die Umsetzung anhand der gepflegten Projektinformationen nachvollziehbar.

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Was die Projektsteuerung erschwert

Termine werden in unterschiedlichen Plänen geführt.

Die Projektleitung arbeitet mit einem Terminplan, einzelne Teams mit eigenen Listen. Wird ein Arbeitsschritt verschoben, ist die Änderung nicht überall berücksichtigt. Vor der nächsten Abstimmung muss der gültige Stand erst geklärt werden.

Aufgaben und Zuständigkeiten sind nicht eindeutig abgestimmt.

Der tatsächliche Zeitaufwand bleibt unklar.

Arbeitszeiten stehen auf Stundenzetteln oder werden erst nachträglich gemeldet. Für die Betrachtung des Projektaufwands müssen die Angaben gesammelt und zugeordnet werden. Noch fehlende Rückmeldungen sind dabei nicht immer erkennbar.

Budget und Projektfortschritt werden getrennt betrachtet.

Unterlagen und Baustellennotizen liegen verstreut.

So behalten Sie Ihre Projekte im Blick

Zeitpläne erstellen und Abläufe im Gantt-Diagramm darstellen.

Planen Sie Ihre Projekte mit Zeitplänen und Gantt-Diagrammen. Die grafische Darstellung macht sichtbar, welche Projektabschnitte für welche Zeiträume vorgesehen sind. Sie können die zeitliche Einordnung der Arbeiten gemeinsam prüfen und Änderungen in der Planung nachführen. Damit steht für die Terminabstimmung ein zentral gepflegter Ablauf zur Verfügung.

Projektteams zentral organisieren.

Verwalten Sie die am Projekt beteiligten Teams innerhalb der Lösung. So halten Sie die Projektbesetzung an einer Stelle nach und schaffen eine Grundlage für die Zusammenarbeit. Welche Zuständigkeiten und Informationen Sie dafür benötigen, stimmen wir bei der Einrichtung ab. Ändert sich die Zusammensetzung des Teams, führen Sie die betreffenden Angaben im System nach.

Arbeitszeiten für den Projektaufwand erfassen.

Nutzen Sie die Personalzeiterfassung, um den geleisteten Zeitaufwand Ihrer Mitarbeitenden zu dokumentieren. Die Plattform bietet dafür Online-Stundenzettel und Genehmigungsprozesse. So können erfasste Arbeitszeiten im vorgesehenen Ablauf geprüft werden. Die Zuordnung zum Projekt und die benötigte Verbindung zur Budgetbetrachtung stimmen wir auf Ihre Anforderungen ab.

Projektbudgets überwachen und Abweichungen prüfen.

Behalten Sie die Budgetentwicklung anhand der im Projekt hinterlegten Angaben im Blick. Zusammen mit dem dokumentierten Fortschritt prüfen Sie, ob die finanzielle Planung zum weiteren Vorhaben passt. Das unterstützt die Abstimmung über notwendige Anpassungen. Welche Kosteninformationen berücksichtigt und wie diese bereitgestellt werden, legen wir gemeinsam für Ihren Projektablauf fest.

Projektunterlagen und Bauverlauf nachvollziehbar dokumentieren.

Führen Sie die zu Ihrem Projekt gehörenden Unterlagen in der Dokumentenverwaltung zusammen. Versionierung und Zugriffsrechte unterstützen die Arbeit mit unterschiedlichen Dokumentenständen. Für Bauvorhaben ergänzt das Baustellentagebuch die Dokumentation des Verlaufs. So stehen Planungsunterlagen und Aufzeichnungen zur Umsetzung im Zusammenhang bereit, statt ausschließlich in persönlichen Ablagen zu liegen.

Für wen eignet sich die Lösung?

Das Projektmanagement eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, technische Leitungen, Immobilienverantwortliche sowie Bau- und Projektteams, die Vorhaben mit mehreren Beteiligten organisieren. Dazu kommen beispielsweise Umbauten, Modernisierungen oder technische Erneuerungen infrage. Im Mittelpunkt stehen die gemeinsame Terminplanung, die Organisation des Projektteams sowie der Überblick über Budget und Dokumentation.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn verschiedene Teams an einem Vorhaben arbeiten oder Projektinformationen bisher auf Terminpläne, Stundenzettel, Kostenlisten und Dokumentenordner verteilt sind. Eine gemeinsame Projektgrundlage erleichtert die Abstimmung darüber, was geplant ist und wie die Umsetzung voranschreitet.

CAFM Plattform

„Für uns ist Axxerion bei dem parallelen Auf- und Ausbau des Facility Managements ein hervorragendes Instrument.“

Nordsee Restaurants, Bremen

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir Projektabläufe als Gantt-Diagramm darstellen?

Ja. Das Projektmanagement unterstützt die Planung mit Zeitplänen und Gantt-Diagrammen. Damit stellen Sie die vorgesehenen Projektabschnitte zeitlich dar und nutzen die Übersicht für Ihre Abstimmungen. Änderungen am Ablauf werden in der Planung nachgeführt. Welche Gliederung und welchen Detailgrad Sie für Ihre Projekte benötigen, legen wir bei der Einrichtung fest.

Lassen sich die Arbeitszeiten unseres Projektteams erfassen?

Ja. Die Personalzeiterfassung gehört zu den auf der Modulübersicht genannten Schwerpunkten. Die Zeiterfassungsfunktionen der Plattform umfassen Online-Stundenzettel, Genehmigungsprozesse und Budgetintegration. Wie die Zeiten Ihren Projekten zugeordnet, geprüft und weiterverwendet werden, stimmen wir für Ihren konkreten Ablauf ab.

Wie unterstützt das Modul die Budgetüberwachung?

Das Projektmanagement bietet Funktionen zur Überwachung von Projektbudgets. Damit können Sie die hinterlegten Budget- und Kosteninformationen im Verlauf des Vorhabens betrachten. Welche Kostenarten und Datenquellen berücksichtigt werden, wird bei der Einrichtung festgelegt. Wichtig ist, fehlende oder noch nicht zugeordnete Kostenangaben vor einer Bewertung zu klären, damit der betrachtete Budgetstand aussagekräftig ist.

Können wir vorhandene Projektlisten aus Excel übernehmen?

Axxerion unterstützt den Import strukturierter Daten über CSV- und XML-Dateien. Vorhandene Excel-Listen können dafür in ein geeignetes Austauschformat überführt werden. Gemeinsam prüfen wir, welche Projektinformationen übernommen werden können und wie die Datenfelder zugeordnet werden. Uneinheitliche Projektbezeichnungen, doppelte Einträge und fehlende Termine sollten dabei vor der Übernahme bereinigt werden.

Können wir Projektunterlagen und ein Baustellentagebuch verwalten?

Ja. Dokumentenmanagement und Baustellentagebuch gehören zu den beschriebenen Funktionen des Projektmanagements. Damit lassen sich Unterlagen und die Dokumentation des Bauverlaufs innerhalb der Lösung organisieren. Über die Dokumentenverwaltung stehen zusätzlich Versionierung und Zugriffsrechte zur Verfügung. Welche Dokumente, Einträge und Berechtigungen Sie benötigen, stimmen wir bei der Einführung ab.

Bringen Sie Klarheit in Ihre Projektsteuerung.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie Projektabläufe planen, Teams organisieren und Budgets überwachen. Gemeinsam besprechen wir, welche Terminpläne, Kosteninformationen und Projektunterlagen bereits vorhanden sind und wie Sie diese für Ihre Vorhaben nutzen möchten.

Wir zeigen Ihnen den Weg vom Projektplan zur dokumentierten Umsetzung.

Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.