Reservierungsmanagement
Interaktive Grundrisse | Zentrale Buchungen | Kostenverrechnung | Berichtswesen
Räume reservieren statt Buchungslisten abgleichen.
Räume, Geräte und Zusatzservices zentral organisieren und die zugehörigen Kosten nachvollziehen.
Ein ganztägiger Workshop steht an. Dafür werden ein Besprechungsraum, ein Beamer und Catering benötigt. Welche Ressourcen kommen infrage und wie behalten Sie Buchungen und Kosten gemeinsam im Blick? Mit dem Reservierungsmanagement von mavorest organisieren Sie Räume, Geräte und Zusatzservices in unserer CAFM-Software Axxerion. Online-Reservierungen, Kostenverwaltung und Reporting verbinden die Vorbereitung mit der späteren Auswertung – statt Raumbuchung, Technikbedarf und Catering in getrennten Nachrichten und Tabellen zu koordinieren.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Raumreservierung zur abgestimmten Servicebuchung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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In drei Schritten zur organisierten Reservierung
Für einen Workshop werden ein Besprechungsraum, Präsentationstechnik und Catering benötigt.
Raum auswählen und die Reservierung erfassen
Sie orientieren sich im interaktiven Grundriss und wählen einen Raum für den Workshop aus. Die Verbindung zum Gebäudemanagement stellt den Bezug zum richtigen Gebäude und Raum her. Anschließend erfassen Sie die Reservierung für den vorgesehenen Zeitraum. So wird die Raumbuchung zentral dokumentiert – statt nur in einer persönlichen Terminnotiz oder einer separaten Liste zu stehen. Die räumliche Darstellung erleichtert dabei die Auswahl, insbesondere in weniger vertrauten Gebäudebereichen.
Benötigte Geräte und Zusatzservices einbeziehen
Für die Präsentation reservieren Sie den benötigten Beamer und ergänzen die vorgesehenen Catering-Leistungen. Die Verwaltung von Zusatzservices führt diese Angaben mit der weiteren Vorbereitung zusammen. Über den eingerichteten Workflow können erforderliche Prüfungen und Aufgaben an die zuständigen Beteiligten weitergegeben werden. So lässt sich die Organisation von Raum, Technik und Verpflegung in einem abgestimmten Ablauf bearbeiten, statt jede Leistung unabhängig voneinander anzufragen.
Buchungen und zugehörige Kosten nachvollziehen
Für die Nachbereitung stellen Sie die hinterlegten Buchungs- und Kosteninformationen zusammen. Sie prüfen, welche Ressourcen und Zusatzservices für den Workshop erfasst wurden und welche Kosten beziehungsweise Gebühren dazugehören. Das Reporting unterstützt die weitere Auswertung. Gemeinsam legen wir fest, welche Übersichten Sie beispielsweise für die Raumorganisation oder die interne Kostenverrechnung benötigen. So bleibt nachvollziehbar, welche Leistungen im Zusammenhang mit einer Reservierung berücksichtigt wurden.
Was die Reservierungsplanung erschwert
Raumbuchungen werden in unterschiedlichen Listen geführt.
Technik und Catering werden unabhängig vom Raum organisiert.
Freigaben und Zuständigkeiten bleiben in Nachrichten hängen.
Kosten lassen sich nicht eindeutig zur Reservierung zuordnen.
Für die weitere Planung fehlt eine gemeinsame Auswertung.
So behalten Sie Ihre Reservierungen im Blick
Räume im Grundriss finden und Ressourcen online reservieren.
Catering und weitere Zusatzservices berücksichtigen.
Reservierungen mit Ihren Freigabeabläufen verbinden.
Kosten und Gebühren im Buchungszusammenhang verwalten.
Buchungsdaten auswerten und die weitere Planung unterstützen.
Für wen eignet sich die Lösung?
Die Lösung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen sowie Teams im Office Management, am Empfang und in der Veranstaltungsorganisation, die Räume, Geräte und ergänzende Services koordinieren. Sie verbindet die Personen, die eine Ressource reservieren, mit den Verantwortlichen für die Vorbereitung, die Serviceleistungen und die zugehörige Kostenverwaltung. Grundlage dafür sind die beschriebenen Buchungs-, Service- und Kostenfunktionen.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Teams dieselben Räume und Geräte nutzen, Veranstaltungen zusätzliche Leistungen benötigen oder Reservierungsinformationen bisher auf Kalender, Postfächer und Tabellen verteilt sind. Im Mittelpunkt steht ein gemeinsamer Überblick über Buchungen und die damit verbundenen Aufgaben.
„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“
Randstad Deutschland
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Welche Ressourcen können wir reservieren?
Das Reservierungsmanagement unterstützt die Buchung von Räumen, Geräten und weiteren Ressourcen. Dazu können beispielsweise Besprechungsräume und mobile Präsentationstechnik gehören. Zusätzlich lassen sich Serviceleistungen wie Catering verwalten. Welche Ressourcen Sie anbieten und welche Informationen für eine Buchung erforderlich sind, legen wir gemeinsam für Ihre Anwendung fest.
Können externe Cateringunternehmen in die Bearbeitung eingebunden werden?
Eine Einbindung ist möglich und wird beispielsweise im Serviceplan-Use-Case beschrieben: Dort bearbeitet das Cateringunternehmen Bestellungen in Axxerion und erstellt zugehörige Reports. Für Ihren Einsatz stimmen wir ab, welche Aufgaben der Dienstleister übernehmen soll und welche Zugänge und Berechtigungen dafür benötigt werden. Die konkrete Zusammenarbeit wird im Buchungs- und Bearbeitungsablauf eingerichtet.
Können wir vorhandene Raum- und Gerätelisten übernehmen?
Axxerion unterstützt den Import strukturierter Daten, beispielsweise über CSV- und XML-Dateien. Gemeinsam prüfen wir, welche Angaben aus Ihren vorhandenen Listen übernommen werden können und wie die Datenfelder zugeordnet werden. Doppelte Ressourcen, uneinheitliche Raumbezeichnungen und fehlende Standortangaben sollten vor dem Import bereinigt werden, damit sie nicht in die neue Buchungsgrundlage übernommen werden.
Lassen sich Kosten und Gebühren für Reservierungen verwalten?
Ja. Die Kosten- und Gebührenverwaltung gehört zum beschriebenen Funktionsumfang des Moduls. Damit lassen sich die entsprechenden Angaben zu Reservierungen und Zusatzservices zentral verwalten. Welche Verrechnungsregeln und Zuordnungen Sie benötigen, stimmen wir bei der Einrichtung ab. Auch eine gewünschte Weitergabe an andere kaufmännische Systeme muss anhand Ihrer bestehenden Umgebung geplant werden.
Zeigen die Auswertungen auch, ob ein gebuchter Raum tatsächlich genutzt wurde?
Eine Reservierung dokumentiert zunächst die geplante Nutzung. Sie belegt allein noch nicht, dass ein Raum tatsächlich genutzt wurde oder wie viele Personen anwesend waren. Für eine zusätzliche Analyse der tatsächlichen Belegung können geeignete Sensorlösungen angebunden werden. Buchungsdaten und gemessene Nutzung sollten dabei getrennt betrachtet werden, damit aus Reservierungen keine unbelegten Aussagen zur tatsächlichen Auslastung entstehen.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Raum- und Ressourcenbuchung.
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Erleben Sie, wie Sie Räume und Geräte reservieren, Catering einbeziehen und die zugehörigen Kosten verwalten. Gemeinsam besprechen wir, welche Ressourcen Sie bereitstellen und wie Ihre Teams Buchungen und Serviceleistungen künftig koordinieren möchten.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Raumreservierung zur abgestimmten Servicebuchung.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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