Umzugsmanagement

Umzugsplanung | CAD-Flächen | Inventarverlagerung | Budget

Umzüge koordinieren statt Listen abgleichen.

Arbeitsplatzwechsel planen, Inventar verlagern und Umzugsbudgets verwalten.

Eine Abteilung zieht innerhalb des Bürogebäudes in eine andere Etage. Welche Räume werden künftig genutzt, welche Möbel und Geräte ziehen mit und welche Vorbereitungen sind erforderlich? Mit dem Umzugsmanagement von mavorest organisieren Sie das Vorhaben in unserer CAFM-Software Axxerion. Sie beziehen vorhandene CAD-Flächen ein, planen die Inventarverlagerung und verwalten das zugehörige Budget. So betrachten Sie Raumwechsel, Ausstattung und finanzielle Planung gemeinsam – statt Grundrisse, Inventarlisten und Kostenübersichten getrennt abzugleichen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Umzugsplanung zur aktualisierten Raum- und Inventarzuordnung und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zum organisierten Abteilungsumzug

Eine Abteilung wechselt die Etage und nimmt ihre vorhandenen Möbel und Geräte mit.

Ausgangs- und Zielräume für den Umzug festlegen

Sie prüfen zunächst die vorhandenen Raum- und Inventardaten: Stimmen die Raumbezeichnungen, die bisherigen Zuordnungen und die erfassten Ausstattungsgegenstände? Fehlende oder veraltete Angaben klären Sie vor der weiteren Planung. Anschließend beziehen Sie die CAD-Flächen der betroffenen Etagen ein und legen fest, welche Räume die Abteilung künftig nutzen soll. Die Verknüpfungen zu Personen und Ausstattung ergänzen den räumlichen Überblick. So entsteht eine gemeinsame Grundlage für den geplanten Wechsel.

Umzugsaufgaben verteilen und das Budget berücksichtigen

Sie stimmen die erforderlichen Arbeiten und Zuständigkeiten ab. Über die eingerichtete Workflowsteuerung können beispielsweise Aufgaben für die Arbeitsplatzvorbereitung, die IT-Abstimmung und die Kontrolle nach dem Umzug zugewiesen werden. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welche Schritte noch offen sind. Ergänzend hinterlegen Sie das vorgesehene Umzugsbudget. So betrachten Sie organisatorische Vorbereitung und finanziellen Rahmen zusammen, statt Aufgaben ausschließlich per E-Mail und Kosten in einer separaten Tabelle nachzuhalten.

Durchführung prüfen und Raum- und Inventardaten nachführen

Nach dem Umzug gleichen Sie die Planung mit dem tatsächlichen Stand ab. Stehen die Möbel und Geräte in den vorgesehenen Räumen? Gibt es Abweichungen, die noch bearbeitet werden müssen? Sie führen die betroffenen Raum-, Nutzer- und Inventarzuordnungen nach und dokumentieren ausstehende Aufgaben im vereinbarten Ablauf. Damit bleibt nicht nur die ursprüngliche Planung erhalten: Auch die Informationen für den weiteren Gebäudebetrieb werden auf den bestätigten Stand gebracht.

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Was die Umzugsplanung erschwert

Raum- und Inventarlisten passen nicht zusammen.

Einzelne Umzugsschritte verlieren den Bezug zum Gesamtvorhaben.

Zuständigkeiten bleiben in Nachrichten und Besprechungsnotizen stehen.

Budget und Umzugsplanung werden getrennt gepflegt.

Nach dem Umzug zeigt das System noch die alten Zuordnungen.

So behalten Sie Ihre Umzüge im Blick

Einzelne Arbeitsplatzwechsel und größere Umzüge strukturiert planen.

Organisieren Sie Umzüge von Mitarbeitenden und Abteilungen in einem gemeinsamen System. Größere Vorhaben lassen sich in Teilumzüge gliedern und einem übergeordneten Projekt zuordnen. So bleiben einzelne Maßnahmen überschaubar, ohne den Zusammenhang mit dem gesamten Umzug zu verlieren. Termine, Abläufe und Zuständigkeiten bilden die Grundlage für Ihre Abstimmung.

CAD-Flächen mit der Umzugsplanung verbinden.

Beziehen Sie vorhandene Grundrisse und Flächendaten in die Planung ein. Verknüpfungen zu Räumen, Personen und Ausstattungsgegenständen machen den räumlichen Zusammenhang nachvollziehbar. Damit prüfen Sie Ausgangs- und Zielbereiche anhand derselben Datengrundlage, statt Raumbezeichnungen aus Zeichnungen und Umzugslisten einzeln zusammenzusuchen.

Möbel und Geräte bei der Inventarverlagerung berücksichtigen.

Planen Sie mit der Ausstattung, die tatsächlich mitgenommen werden soll. Die Inventarverlagerung verbindet den Raumwechsel mit den betroffenen Gegenständen. Nach der Durchführung prüfen und aktualisieren Sie die zugehörigen Angaben. So bleibt nachvollziehbar, welche Ausstattung am neuen Arbeitsplatz vorgesehen ist und welche Zuordnungen noch nachgeführt werden müssen.

Beteiligte Teams über festgelegte Aufgaben koordinieren.

Nutzen Sie die Workflowsteuerung von Axxerion, um Vorbereitung, Abstimmung und Nachbereitung mit klaren Zuständigkeiten zu verbinden. Aufgaben können den vorgesehenen Personen oder Benutzergruppen zugewiesen werden. Zentrale Übersichten zeigen den Bearbeitungsstatus; eingerichtete Erinnerungen unterstützen die Nachverfolgung. Welche Schritte Ihr Umzugsprozess benötigt, legen wir gemeinsam fest.

Den finanziellen Rahmen Ihres Umzugs zentral verwalten.

Hinterlegen Sie das Umzugsbudget und halten Sie die benötigten Budgetinformationen im Zusammenhang mit Ihrem Vorhaben nach. Ändert sich der geplante Umfang, können die Verantwortlichen auch die finanzielle Planung überprüfen. Welche Kostenangaben, Zuordnungen und ergänzenden Auswertungen Sie dafür benötigen, stimmen wir bei der Einrichtung ab.

Für wen eignet sich die Lösung?

Das Umzugsmanagement eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, Immobilienverantwortliche sowie Teams der Flächen- und Arbeitsplatzplanung, die interne Arbeitsplatzwechsel und Abteilungsumzüge organisieren. Im Mittelpunkt stehen die räumliche Planung, die Verlagerung von Inventar und die Verwaltung des Umzugsbudgets. Über abgestimmte Workflows lassen sich weitere beteiligte Teams in die Bearbeitung einbeziehen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Arbeitsplätze verlagert werden, Umzüge in Abschnitten stattfinden oder die Vorbereitung bisher auf Grundrisse, Inventarlisten und persönliche Aufgabenübersichten verteilt ist. Eine gemeinsame Planung hilft, die einzelnen Maßnahmen aufeinander abzustimmen und Änderungen nachvollziehbar nachzuführen.

CAFM Plattform

„Der Riesenvorteil ist, dass wir auf der Datenbank von Axxerion unser komplettes Reporting aufbauen konnten.“

Randstad Deutschland

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So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir einzelne Arbeitsplatzwechsel und größere Abteilungsumzüge planen?

Ja. Das Umzugsmanagement unterstützt sowohl einzelne Arbeitsplatzwechsel als auch größere Umzugsvorhaben. Teilumzüge lassen sich separat organisieren und einem übergeordneten Projekt zuordnen. Damit können Sie beispielsweise den Wechsel einer Abteilung in mehreren Abschnitten planen. Die benötigte Projektstruktur und die zugehörigen Abläufe stimmen wir bei der Einrichtung ab.

Können wir unsere vorhandenen CAD-Pläne verwenden?

Ja. Die Integration von CAD-Flächen gehört zu den beschriebenen Modulfunktionen. Axxerion kann vorbereitete DWG-Zeichnungen übernehmen und mit Raum- und Ausstattungsdaten verknüpfen. Gemeinsam prüfen wir, wie Ihre Grundrisse und Referenzinformationen aufgebaut sind. Für die Umzugsplanung ist entscheidend, dass die verwendeten Raumbezeichnungen und Zuordnungen zum tatsächlichen Bestand passen.

Können wir vorhandene Excel-Listen mit Raum- und Inventardaten übernehmen?

Ja. Axxerion unterstützt strukturierte Datenimporte über CSV- und XML-Dateien. Vorhandene Excel-Listen können dafür in ein geeignetes Austauschformat überführt werden. Vor der Übernahme prüfen wir die Datenfelder und ihre Zuordnung. Doppelte Inventareinträge, uneinheitliche Raumbezeichnungen und fehlende Ausgangs- oder Zielangaben sollten dabei bereinigt werden, damit sie nicht ungeprüft in die Umzugsplanung übernommen werden.

Was passiert mit den Inventardaten nach dem Umzug?

Die Inventarverlagerung gehört zum Funktionsumfang des Umzugsmanagements. Nach der Durchführung werden die betroffenen Zuordnungen geprüft und auf den bestätigten Stand gebracht. Ein geplanter Zielraum ist dabei noch kein Nachweis, dass ein Gegenstand tatsächlich dort angekommen ist. Wie Planung, Rückmeldung und Aktualisierung in Ihrer Anwendung zusammenspielen, legen wir im vereinbarten Ablauf fest.

Was unterscheidet Umzugsmanagement und Flächenmanagement?

Das Flächenmanagement verwaltet Räume, Flächengrößen und deren organisatorische Zuordnung. Das Umzugsmanagement unterstützt die Planung einer Veränderung: Welche Arbeitsplätze wechseln, welches Inventar wird verlagert und welches Budget ist vorgesehen? Die CAD-Flächen und Raumdaten bilden dafür eine gemeinsame Grundlage. Beide Bereiche ergänzen sich, damit Umzugsplanung und laufende Flächenverwaltung zusammenpassen.

Bringen Sie Klarheit in Ihre Umzugsplanung.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie interne Umzüge planen, CAD-Flächen einbeziehen und die Verlagerung Ihrer Ausstattung organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Raum- und Inventardaten bereits vorhanden sind und wie Sie diese mit Ihrer Umzugs- und Budgetplanung verbinden möchten.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der Planung zur aktualisierten Raum- und Inventarzuordnung.

Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.