Schlüsselmanagement

Übergabe/Ausgabe | Klare Zuordnung | Planbar | Zugangskontrolle

Schlüssel zuordnen statt Übergaben recherchieren.

Schließanlagen verwalten, Schlüsselvergaben dokumentieren und Zuständigkeiten festlegen.

Eine neue Mitarbeiterin beginnt an Ihrem Standort und benötigt Zugang zu ihrem Büro und zum Archiv. Welche Schlüssel erhält sie, wer genehmigt die Ausgabe und wo wird die Übergabe dokumentiert? Mit dem Schlüsselmanagement von mavorest verwalten Sie Schließsysteme und Schlüsselvergaben in unserer CAFM-Software Axxerion. Eingerichtete Sicherheits-Workflows unterstützen die Abstimmung; die CAD-Anbindung ergänzt den räumlichen Zusammenhang. So bereiten Sie die Schlüsselausgabe auf einer gemeinsamen Datengrundlage vor – statt Schlüssellisten, Gebäudepläne und Freigaben einzeln zusammenzusuchen.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der geplanten Schlüsselvergabe zur dokumentierten Übergabe und besprechen Ihre Anforderungen.

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In drei Schritten zur dokumentierten Schlüsselvergabe

Eine neue Mitarbeiterin benötigt Schlüssel für ihr Büro und das Archiv.

Benötigte Räume und zugehörige Schließinformationen prüfen

Sie klären, zu welchen Räumen die neue Mitarbeiterin Zugang erhalten soll, und prüfen die hinterlegten Informationen zur Schließanlage. Eingebundene CAD-Pläne unterstützen die Orientierung und den Abgleich mit den betreffenden Räumen. Vor der Auswahl kontrollieren Sie, ob Schlüsselbezeichnungen und räumliche Zuordnungen vollständig und aktuell sind. Unklare Angaben werden zunächst geklärt. So beginnt die Vergabe mit einem geprüften Datenstand – nicht mit einer möglicherweise veralteten Schlüsselliste.

Schlüsselvergabe im vorgesehenen Ablauf abstimmen

Die zuständige Person prüft, welche Schlüssel ausgegeben werden dürfen. Über einen entsprechend eingerichteten Workflow bilden Sie die erforderlichen Prüfungen, Freigaben und Aufgaben ab. Beispielsweise kann die verantwortliche Abteilung den Bedarf bestätigen, bevor die Ausgabestelle die Übergabe vorbereitet. Der Bearbeitungsstatus zeigt, welcher Schritt bereits erfolgt ist. So bleibt nachvollziehbar, ob die Vergabe noch abgestimmt werden muss oder die Ausgabe vorbereitet werden kann.

Ausgegebene Schlüssel der Mitarbeiterin zuordnen

Nach der Freigabe übergeben Sie die vorgesehenen Schlüssel und dokumentieren die Vergabe mit der Zuordnung zur Mitarbeiterin. Die für Ihren Ablauf benötigten Angaben werden dabei im System erfasst. Bei späteren Rückfragen lässt sich nachvollziehen, welche Schlüssel ihr laut Dokumentation ausgegeben wurden. Entscheidend ist, die tatsächliche Übergabe zeitnah nachzuführen. So entsteht ein gemeinsamer Vergabestand, auf den berechtigte Beteiligte zurückgreifen können.

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Was die Schlüsselverwaltung erschwert

Schließanlagen und Schlüssellisten haben unterschiedliche Stände.

Es ist unklar, wer welchen Schlüssel erhalten hat.

Freigaben bleiben in E-Mail-Verläufen hängen.

Gebäudepläne und Schließinformationen werden getrennt gepflegt.

Wartungen an Schließzylindern werden unabhängig vom Bestand geplant.

So behalten Sie Ihre Schlüssel und Schließanlagen im Blick

Schließsysteme zentral verwalten.

Führen Sie die Informationen zu Ihren Schließsystemen in einer gemeinsamen Anwendung zusammen. Einheitliche Bezeichnungen und gepflegte Zuordnungen bilden die Grundlage für die weitere Verwaltung. Bei Veränderungen führen Sie die betreffenden Angaben nach. Damit arbeiten die zuständigen Teams mit einem gemeinsamen Datenstand, statt unterschiedliche Schließanlagenlisten parallel zu pflegen.

Schlüsselvergaben nachvollziehbar dokumentieren.

Halten Sie fest, welche Schlüssel an welche Personen ausgegeben wurden. Die dokumentierte Vergabe unterstützt Rückfragen zur Übergabe und schafft eine Grundlage für die Prüfung bestehender Zuordnungen. So bleibt die Information nicht ausschließlich bei der Person, die den Schlüssel ausgehändigt hat, sondern steht den berechtigten Beteiligten im System zur Verfügung.

Prüfungen und Freigaben über Sicherheits-Workflows organisieren.

Bilden Sie Ihren Vergabeprozess mit den vorgesehenen Zuständigkeiten und Bearbeitungsschritten ab. Die Workflowsteuerung von Axxerion unterstützt die Zuweisung von Aufgaben und macht den Bearbeitungsstatus sichtbar. So lassen sich beispielsweise Bedarfsprüfung, Genehmigung und Ausgabevorbereitung in einem abgestimmten Ablauf organisieren. Welche Schritte erforderlich sind, bestimmen Sie anhand Ihrer internen Vorgaben.

Schließinformationen mit CAD-Plänen verbinden.

Nutzen Sie die CAD-Integration, um die Schlüsselverwaltung im räumlichen Zusammenhang Ihrer Gebäude zu betrachten. Vorbereitete Grundrisse und verknüpfte Raumdaten unterstützen die Orientierung. Das erleichtert die Abstimmung darüber, welche Räume und Schließinformationen zusammengehören. Nach baulichen Änderungen prüfen Sie die betroffenen Verknüpfungen, damit Plan und Verwaltungsdaten weiterhin übereinstimmen.

Wartungen für Schließzylinder einplanen.

Berücksichtigen Sie neben der Schlüsselvergabe auch die Wartung Ihrer Schließzylinder. Hinterlegen Sie die vorgesehenen Arbeiten und planen Sie die erforderlichen Termine. Über die verknüpften Wartungs- und Auftragsfunktionen können Aufgaben zugewiesen und Ergebnisse dokumentiert werden. So stehen die technischen Maßnahmen im Zusammenhang mit dem verwalteten Bestand, statt nur in einem separaten Wartungskalender.

Für wen eignet sich die Lösung?

Das Schlüsselmanagement eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, Gebäudeverantwortliche und technische Teams, die Schließanlagen betreuen und Schlüsselvergaben organisieren. Auch zentrale Dienste und Ausgabestellen können in die vorgesehenen Abläufe eingebunden werden. Im Mittelpunkt steht die Zusammenarbeit zwischen den Personen, die einen Zugang genehmigen, Schlüssel ausgeben und die zugehörigen Informationen pflegen.

Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Gebäude betreut werden, unterschiedliche Stellen Schlüssel ausgeben oder Vergaben bisher in Papierformularen und getrennten Listen stehen. Eine gemeinsame Datenbasis unterstützt die Abstimmung darüber, welche Schlüssel ausgegeben wurden und welche Aufgaben noch offen sind.

CAFM Plattform

„Mit ganz weitem Abstand hat Axxerion bei unserer Auswahl gewonnen.“

Serviceplan Group, München

Zum Use Case

So führen wir Ihre Lösung ein

Anforderungen klären

Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.

Einführung planen

Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.

System einrichten und Mitarbeitende schulen

Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.

Im Betrieb begleiten

Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.

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Was Sie vor der Einführung wissen möchten

Können wir nachvollziehen, wem ein Schlüssel ausgegeben wurde?

Ja. Die Dokumentation der Schlüsselvergabe gehört zum beschriebenen Funktionsumfang. Damit können Sie nachvollziehen, welcher Person ein Schlüssel laut erfasstem Vergabestand zugeordnet ist. Voraussetzung ist, dass tatsächliche Übergaben und Änderungen zeitnah dokumentiert werden. Die Übersicht zeigt den gepflegten Verwaltungsstand – sie ist keine automatische Ortung des physischen Schlüssels.

Können wir unsere bisherigen Excel-Schlüssellisten übernehmen?

Axxerion unterstützt strukturierte Datenimporte, beispielsweise über CSV- und XML-Dateien. Gemeinsam prüfen wir, welche Informationen aus Ihren Schlüssellisten übernommen werden können und wie die Datenfelder zugeordnet werden. Doppelte Schlüsselnummern, uneinheitliche Bezeichnungen und unklare Empfängerzuordnungen sollten vor dem Import bereinigt werden. So werden bestehende Unklarheiten nicht ungeprüft in die neue Verwaltung übertragen.

Lassen sich unsere vorhandenen Gebäudepläne einbinden?

Ja. Die Schlüsselverwaltung unterstützt die Integration mit CAD-Plänen. Über die CAD-Funktionen von Axxerion lassen sich vorbereitete DWG-Zeichnungen importieren und mit Raumdaten verbinden. Gemeinsam prüfen wir, welche Pläne und Verknüpfungen für Ihre Schlüsselverwaltung benötigt werden. Die Übernahme eines Grundrisses ersetzt dabei nicht die Prüfung und Pflege der zugehörigen Schließinformationen.

Können unterschiedliche Teams unterschiedliche Zugriffsrechte erhalten?

Ja. Axxerion bietet Benutzer- und Rollenrechte sowie Berechtigungen auf Objekt- und Feldebene. Damit legen Sie fest, welche Nutzergruppen Informationen sehen oder bearbeiten dürfen. Beispielsweise können die Aufgaben der Ausgabestelle und der Systemverwaltung unterschiedlich abgebildet werden. Diese Softwareberechtigungen sind von der Berechtigung zum Betreten eines Gebäudes oder Raums zu unterscheiden.

Können wir auch Wartungen an Schließzylindern planen?

Ja. Die Wartungsplanung für Schließzylinder gehört zu den beschriebenen Modulfunktionen. Über die ergänzenden Wartungs- und Auftragsfunktionen können Arbeiten geplant, Verantwortlichen zugewiesen und Ergebnisse dokumentiert werden. Welche Maßnahmen und Intervalle für Ihre Schließsysteme erforderlich sind, geben Ihre fachlich Verantwortlichen vor. Die benötigten Abläufe werden entsprechend eingerichtet.

Bringen Sie Klarheit in Ihre Schlüsselverwaltung.

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Weitere Informationen

Erleben Sie, wie Sie Schließanlagen verwalten, Schlüsselvergaben dokumentieren und die Ausgabe über abgestimmte Abläufe organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Schlüssellisten und Gebäudeinformationen bereits vorliegen und wie Sie diese für Ihre Verwaltung nutzen möchten.

Wir zeigen Ihnen den Weg von der geplanten Schlüsselvergabe zur dokumentierten Übergabe.

Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.

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