Vorratsverwaltung
Lagerbestände | Nachbestellungen | Analytisch | Integriert
Bestände kennen, bevor Material fehlt.
Vorräte zentral verwalten, Nachbestellungen automatisieren und Warenbewegungen nachvollziehen.
Ihr Haustechnikteam bereitet die nächsten Wartungen vor. Dafür werden Ersatzfilter und Dichtungen benötigt. Welche Mengen sind noch vorhanden, was wurde zuletzt entnommen und wie wird Nachschub organisiert? Mit der Vorratsverwaltung von mavorest führen Sie Lagerbestände, Lieferanteninformationen und Bestellprozesse in unserer CAFM-Software Axxerion zusammen. Transaktionsprotokolle machen erfasste Bestandsbewegungen nachvollziehbar; automatische Nachbestellungen unterstützen die Materialversorgung. So planen Sie auf einer gemeinsamen Datengrundlage – statt Lagerlisten, Entnahmenotizen und Lieferantenangaben einzeln abzugleichen.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Bestandsprüfung zur dokumentierten Nachbestellung und besprechen Ihre Anforderungen.
Bewährt im Einsatz
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In drei Schritten zur organisierten Materialversorgung
Für anstehende Wartungen benötigt das Haustechnikteam Ersatzfilter und Dichtungen aus dem Materiallager.
Vorhandene Bestände mit dem Materialbedarf abgleichen
Sie rufen die Bestandsübersicht auf und prüfen, welche Mengen der benötigten Artikel erfasst sind. Anschließend gleichen Sie diese Angaben mit dem Materialbedarf für die vorgesehenen Arbeiten ab. Stimmen Artikelbezeichnungen, Mengeneinheiten und dokumentierte Bestände? Fehlende Buchungen oder Abweichungen zum tatsächlichen Lagerbestand klären Sie vor der weiteren Planung. So entsteht eine verlässliche Grundlage für die Entscheidung, welches Material vorhanden ist und was nachbeschafft werden muss.
Nachbestellungen im vereinbarten Ablauf auslösen
Für den benötigten Nachschub nutzen Sie die hinterlegten Lieferanteninformationen und den eingerichteten Bestellprozess. Wiederkehrende Nachbestellungen lassen sich automatisieren. Welche Bedingungen dafür gelten und welche Prüfungen erforderlich sind, wird für Ihren Ablauf festgelegt. Über die Workflowsteuerung von Axxerion kann beispielsweise eine Freigabe durch den Einkauf vorgesehen werden. So wird die Nachbeschaffung als nachvollziehbarer Vorgang bearbeitet, statt ausschließlich von einer mündlichen Erinnerung abhängig zu sein.
Lieferungen und Materialentnahmen nachvollziehbar erfassen
Nach der Lieferung erfassen Sie den Wareneingang. Werden anschließend Filter oder Dichtungen für die Wartungen entnommen, dokumentieren Sie die entsprechenden Abgänge. Transaktionsprotokolle machen die erfassten Veränderungen nachvollziehbar. Werden Warenbewegungen bereits in einem anderen System geführt, kann eine eingerichtete Schnittstelle die Datenübernahme unterstützen. Entscheidend ist, tatsächliche Zugänge und Entnahmen zeitnah nachzuführen. Damit basiert die nächste Bestandsprüfung auf den dokumentierten Bewegungen – nicht auf einer unveränderten Ausgangsliste.
Was die Vorratsverwaltung erschwert
Die Bestandsliste stimmt nicht mit dem Lager überein.
Nachbestellungen beginnen erst, wenn ein Artikel fehlt.
Lieferanteninformationen liegen in einzelnen Postfächern.
Bestandsveränderungen lassen sich nicht nachvollziehen.
Für die weitere Planung müssen mehrere Listen zusammengeführt werden.
So behalten Sie Ihre Vorräte im Blick
Lagerbestände zentral verwalten.
Wiederkehrende Nachbestellungen automatisieren.
Lieferanteninformationen für die Beschaffung bereitstellen.
Warenbewegungen über Transaktionsprotokolle nachverfolgen.
Bestandsdaten für gemeinsame Auswertungen nutzen.
Für wen eignet sich die Lösung?
Die Vorratsverwaltung eignet sich für Facility-Management-Abteilungen, Haustechnik- und Instandhaltungsteams sowie Verantwortliche für Materiallager und Einkauf. Sie unterstützt Organisationen, die ihre Lagerbestände zentral überblicken und Bestellprozesse nachvollziehbar organisieren möchten. Im Mittelpunkt stehen die Zusammenarbeit bei der Materialversorgung und die Dokumentation der zugehörigen Bestandsbewegungen.
Besonders relevant ist der Einsatz, wenn mehrere Teams auf dieselben Vorräte zugreifen, regelmäßig Material nachbestellt werden muss oder Bestands- und Lieferanteninformationen bisher in getrennten Listen liegen. Eine gemeinsame Übersicht erleichtert die Abstimmung darüber, was vorhanden ist und welcher Nachschub benötigt wird.
„Konzentration auf das Wesentliche ist essenziell!“
Thelen Gruppe, Essen
So führen wir Ihre Lösung ein
Anforderungen klären
Wir besprechen, welche Aufgaben Sie digitalisieren möchten, wer mit der Lösung arbeitet und welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Daraus entwickeln wir gemeinsam die Anforderungen an Ihr Projekt.
Einführung planen
Gemeinsam legen wir den passenden Funktionsumfang, den Datenbedarf und das Vorgehen fest. Sie erhalten ein individuelles Angebot mit einer nachvollziehbaren Darstellung der kalkulierten Kosten und der vorgesehenen Implementierung.
System einrichten und Mitarbeitende schulen
Wir unterstützen Sie bei der Datenübernahme und der Einrichtung Ihrer Prozesse. In abgestimmten Schulungen lernen die unterschiedlichen Nutzergruppen, wie sie mit der Lösung arbeiten und sie verwalten.
Im Betrieb begleiten
Auch nach der Einführung bleiben wir an Ihrer Seite. Unser Support unterstützt Sie bei Fragen, Anpassungen und der Weiterentwicklung Ihrer Lösung.
Was Sie vor der Einführung wissen möchten
Welche Vorräte können wir mit der Lösung verwalten?
Die Vorratsverwaltung unterstützt die Organisation von Lagerbeständen und Bestellprozessen. Im Facility Management kommen dafür beispielsweise Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien infrage, die Ihre Teams für Wartungs- und Servicearbeiten benötigen. Welche Artikel, Mengeneinheiten und Lieferanteninformationen Sie verwalten möchten, legen wir bei der Einrichtung fest. Für einzelne Geräte mit Nutzerzuordnung oder Garantieinformationen ergänzt die Inventarverwaltung den Funktionsumfang.
Können Nachbestellungen automatisch ausgelöst werden?
Ja. Automatische Nachbestellungen gehören zu den beschriebenen Funktionen der Vorratsverwaltung. Die Auslösebedingungen und der weitere Bearbeitungsablauf werden für Ihre Anwendung eingerichtet. Benötigen Sie zusätzliche Prüfungen oder Freigaben, können diese über die Workflowsteuerung der Plattform abgebildet werden. Voraussetzung für eine sinnvolle Automatisierung sind aktuelle Bestandsdaten und klar festgelegte Bestellregeln.
Können wir unsere vorhandenen Excel-Bestandslisten übernehmen?
Ja. Axxerion unterstützt strukturierte Datenimporte über CSV- und XML-Dateien. Vorhandene Excel-Listen können dafür in ein geeignetes Austauschformat überführt werden. Gemeinsam prüfen wir die Datenfelder und ihre Zuordnung. Doppelte Artikelnummern, unterschiedliche Mengeneinheiten und veraltete Bestände sollten vor der Übernahme bereinigt werden, damit sie nicht ungeprüft in die neue Vorratsverwaltung einfließen.
Können Warenbewegungen mit einem bestehenden System abgeglichen werden?
Ja. Über eingerichtete Webservice-Schnittstellen lassen sich Daten zwischen Axxerion und anderen Anwendungen austauschen. Als Anwendungsfall ist auch der Abgleich von Warenein- und -ausgängen in der Lager- und Vorratsverwaltung beschrieben. Welche Daten übertragen werden, welches System sie führend verwaltet und wann die Aktualisierung erfolgt, wird für Ihre vorhandene Systemlandschaft festgelegt. Die automatische Übertragung setzt eine entsprechend eingerichtete Anbindung voraus.
Was unterscheidet Vorratsverwaltung und Inventarverwaltung?
Die Schwerpunkte unterscheiden sich: Die Vorratsverwaltung konzentriert sich auf Lagerbestände, Nachbestellungen, Lieferanten und Transaktionsprotokolle. Die Inventarverwaltung organisiert physische und digitale Assets mit Angaben zu Nutzern, Eigentümern, Werten, Garantien und Wartungen. Je nach Anwendung können sich die Bereiche ergänzen. Gemeinsam legen wir fest, welche Informationen Sie mengenbezogen als Vorrat und welche Sie für einzelne Inventarobjekte benötigen.
Bringen Sie Klarheit in Ihre Materialversorgung.
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Erleben Sie, wie Sie Lagerbestände überblicken, Lieferanteninformationen verwalten und Nachbestellungen organisieren. Gemeinsam besprechen wir, welche Artikel- und Bestandsdaten bereits vorhanden sind und wie Sie diese für Ihre Materialversorgung nutzen möchten.
Wir zeigen Ihnen den Weg von der Bestandsprüfung zur dokumentierten Nachbestellung.
Nutzen Sie für die Terminbuchung gerne den nebenstehenden Outlook-Kalender.
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